従業員の異動について

ミチミチさんへ

労働組合があれば、労使協定で辞令交付と社内規程変更ですみますが、会社単体だと辞令等だけでは不備ですね。労働組合がなければ、労働者からの代表と会社側と協議して決める方がベストです。特に異動・転勤は命令できますが、出向は本人の同意が必要です。条件が変更になったときは、就業規則または、社内規程にしておくことが必要ですね。

総務業務を簡便化といっても、労働者の労働条件が変わるところは、最初は力仕事です。やってしまえば、あとが楽です。
どんな仕事でも、最初から楽に進められるものはありません。私も業務効率化のメンバーで業務改革しましたが、力仕事ですが、立ち上がると非常に楽です。一時期の我慢です。

うきょうさんへ

早速のお返事ありがとうございました。

返信内容についての質問なのですが、労使間での協議があれば、辞令等だけで済ますことができますか？

また、うきょうさんの会社では、個別、労働条件が変更になった者に対して通知書を紙で手渡ししていますか？あと、条件が変更になったログは、どのような形で残せばいいのでしょうか？

質問ばかりして申し訳ないのですが、業務改革をなさっていたうきょうさんに是非ともお聞きしたいのでよろしくお願いします。

ミチミチさんへ

私の会社は労働組合があり、定期的に労働条件(賃金体系・職務体系など)労使間の交渉の場を経て、組合員に労働組合から交渉項目のチラシがきて職場採決をとり、労働組合全体が可決すれば、最終の労使交渉の場で決められます。

私が組合を出したのは、組合としては組合員の労働条件が会社の勝手な判断で行うと組合員が不利になったりすると組合とトラブルになるためです。

労使合意したら、社内規程に盛り込み改定し、辞令交付にすればいいわけです。

私の会社は業務簡素化で、今まで事例交付(紙)してましたが「異動」「転勤」「出向」「昇格」「降格」については、上司から「口頭」になってます。
ただ社内規程には「口頭」とはなってませんが、辞令についての条文はあります。

また、個々、労働条件の変更も事前に上司が本人と話し合い
合意した上で、「口頭」です。
上司は会社として個人の入社からの履歴・職位・異動・出向
など人事がシステムに保存している社員履歴があり、それを紙でいったんだし、今回の労働条件の合意など記載し、人事に渡し、システムに保存する状況です。

そういうシステム化していなければ、パソコンでもワードで社員の職務履歴書を作成し、労働者の条件変更については出力し、管理職に記入してもらい人事で再入力し、出力したものはシュレッダーでいいと思います。

よく、パソコンに知識がある人は出力を簡素化してマクロなど使いますが、後任が来たときに業務の引き継ぎをしても
パソコンにたけてないとマクロの意味さえわからない、変更があったら自分で直せない。こういうのは私見として、自分勝手な業務簡素化です。

自分が異動しても、後任がわかる仕事のやり方、労働条件がかわったら社内規程をすぐ改定。

個人的情報でなく、社員全員にかかわる条件は回覧で全員に徹底。

と、組合があれば、労使合意、辞令は「口頭」で社員履歴に
残す。社員全員の共通事項は回覧にて通知。社内規程を改定
これだけでも、結構楽では?
「口頭」でトラブルならないように、管理職には辞令・労働条件変更の社員への話し方をA4一枚で渡しておけば、いいのでは?

私が書き込んだことが、ミチミチさんとこにもできる部分
はあると思います。
業務簡素化はやり始めは「力仕事です」ルーチンできれば、
相当楽になります。

うきょうさんへ

すごく詳しい説明ありがとうございます。

私の会社では労働組合がないため、過半数の代表による労使合意ということになりそうですが、辞令は「口頭」で行い、それから社員履歴に残し、社員全員の共通事項は回覧にて通知し、社内規程を改定というフローは大変参考になります。

ちなみに、社内規定の変更の中には就業規則も該当すると思いますが、就業規則を変更した場合にはそのたびごとに、労働基準監督署に提出しているのでしょうか？

あと、社内規定とありますが、総務人事においてはどのような規定を揃えておけばいいのでしょうか（一般的に）？
私の会社はできたばかりでそのような規定が整っておらずはじめから作らなければならず、私自身もそのようなかかわったことがあまりないものでして・・・・

お手数をおかけしますが回答よろしくお願いします。

ミチミチさんへ

常時雇用する従業員が10人以上の会社は就業規則を作成し、
監督署に届け、承認をもらいます。
改定があれば、(年に1度でしょう)届け出します。

10人未満はとどけでないので、社内規程として作成・改定
し、保管しておくのがいいです。

どちらにしても、作成せざる負えません。
改定してら、従業員に周知(回覧)しておくべですね。

このサポートセンターひな形があるので見てください。
http://www.onsya.jp/