外出について

> 当社は就業規則で、公私用外出の場合は事前に届出を提出･･･としています。この届出をする書式として、「公用外出届」という書面があり、外出時は（殆どが事後）時間、行先、宿泊先、用件を記入しています。経費精算はこれとは別にシステムで行うようになっています。
> 今回、従業員（特に営業社員）の方から、この外出届は本当に必要なのか？手間がかかりすぎて、業務に特化できないとの指摘があり、教えて頂きたく投稿しました。
> 就業規則には、届出との記載しかなく、書面で、とも口頭でともうたってありません。ということは今現在使用している書面は過去に何かしらあって、細かく記載するように出来たものなのではないかと推測します。
> これを取りやめる方向にしたいのですが、例えば、労働基準法で「外出」については、きちんとこのような取決めがある･･･などがあれば、取りやめることは出来ません。
> 総務初心者で困っています。
> ご享受頂きたくお願いいたします。

こんにちわ。
御社には出張申請はございますか？
出張の場合は、業務での外出ということで把握できます。

しかしながら、出張申請を伴わない外出については、その外出が業務上のものなのか、業務外のものなのかが分かりません。

万一その途中で災害にあった場合、御社で言うところの外出届があることによって、その方が業務に関連する異動途中のケガということが会社として証明してあげることが容易になります。

このような書式は、営業の方としてはどうしても文句を言いたいだけなのか分かりませんが、絶対に文句を言ってきます。

万一の災害時に、業務災害を証明するために必要なものだから、今後も記入してくださいと説明し納得してもらうしかないと思います。

直行・直帰届についても、当社では記入させています。

BFN様

こんにちは。

営業社員からのクレームは困ったものですね
リスクマネージメント、コンプライアンスの遵守が叫ばれている昨今、公用、私用の区別がつかない外出とは...時代遅れのクレームですね。

オレンジさんcubeさんのおっしゃるとおり、このような状況では、業務上の事故が起きた場合。労災認定に問題が起きるかもしれません。また、旅費、日当の妥当性を疑われる場合もあるかもしれません。

　御社の旅費(外出）規程（業務での旅行　日帰り・宿泊、出張申請、承認方法を明記したもの）を見直したほうがよいと思います。
　先ずは、営業社員は出張（外出）前に、伝票にて上司に外出（出張）申請し、上司の承認を受けた上で外出するよう指導すべきです。
また、既存の出張伝票を出張申請と精算申請伝票を兼ねるよう「出張申請・精算書」へ改訂してはいかがでしょうか？
当社もイントラネットですが、このスタイルをとっています。
　上司の承認なしで出張した場合は、伝票上に出張承認印がありませんので一目瞭然です。
　そこで、事後申請では費用の精算はみとめないと営業の管理職から指導してもらうのです。
総務が文句をいわれる筋合いのことではありません。営業の管理職の指導すべきことで、必須の教育事項です。

　ちなみに私は営業技術部署に所属しますが業務上の外出の場合、徒歩の場合でも出張申請するようにと上司から指摘がありました。実際そこまでしなくてもと思ったことがあります。しかし、もし途中交通事故にあった場合を考えると、業務上の出張であること、上司の承認（命令）の上で行なっていること、そのエビデンスが保管されていることが重要であると、BFN様の投稿で認識を新たにしました。

参考までに当社の出張伝票の記入項目を以下に記します。ご参考になさって下さい。
*****記*****************
承認者：
出張種別：例）業務
出張期間 From 2000/00/00 To 2000/00/00
出張日数 1
出発時間 08：30 帰着時間 17：15
出発地・帰着地： 例）自宅出発　自宅帰着
経費科目等：
主な出張目的：


◆承認者へのメッセージ

用務先名称：
用務内容：
面談者：

交通費：
日当：
現地での実費：

◆緊急連絡先：
◆出張者情報：例）氏名、部署名、電話等

オレンジcubeさんご回答有難うございます。

> 御社には出張申請はございますか？
公用外出届が、出張申請と外出届も兼ねています。

> 出張の場合は、業務での外出ということで把握できます。
> しかしながら、出張申請を伴わない外出については、その外出が業務上のものなのか、業務外のものなのかが分かりません。
> 万一その途中で災害にあった場合、御社で言うところの外出届があることによって、その方が業務に関連する異動途中のケガということが会社として証明してあげることが容易になります。

おっしゃる通りですね。

営業側に立って考えてしまうと、二度手間･･･というところで「忙しいのにすみません」という気持ちになってしまい、ご相談させて頂いたのですが、確かに外出先で何かあったら、という労務管理のことを考えると手間はかかるけれども、書いてもらうのは当然のことだと思いました。
書式をもう少し簡略化し、説明し納得して頂けるよう話してみます。
有難うございました。

とづか様

ご回答ありがとうございます。

> オレンジさんcubeさんのおっしゃるとおり、このような状況では、業務上の事故が起きた場合。労災認定に問題が起きるかもしれません。また、旅費、日当の妥当性を疑われる場合もあるかもしれません。

そうですね。ただめんどくさい、ということでは済まされないんですね。

> 総務が文句をいわれる筋合いのことではありません。営業の管理職の指導すべきことで、必須の教育事項です。

なるほどですね。ちなみに営業の管理職からの相談だったのですが･･･。とづかさんの書いておられる内容を話し、また弊社の書式も見直して書いて頂けるよう説明してみます。

> 　ちなみに私は営業技術部署に所属しますが業務上の外出の場合、徒歩の場合でも出張申請するようにと上司から指摘がありました。実際そこまでしなくてもと思ったことがあります。しかし、もし途中交通事故にあった場合を考えると、業務上の出張であること、上司の承認（命令）の上で行なっていること、そのエビデンスが保管されていることが重要であると、BFN様の投稿で認識を新たにしました。

そういうことですよね。
あくまでも会社命令による外出・出張なのですから、届け出ることは自分を守ることにもつながりますよね。

> 参考までに当社の出張伝票の記入項目を以下に記します。ご参考になさって下さい。

ご丁寧に有難うございました。
大変勉強になりました。