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総務の仕事(5)はじめての総務・業務 誰に相談するか

総務の仕事(5)はじめての総務・業務 誰に相談するか

日本の経済を支えているのは中小企業だ、というのは良く耳にする言葉です。
総務労務の仕事がかんたんだと考えている企業では、検討不足のまま担当者の配置を行ってしまうことがあります。

・社会人になってから店舗での販売しか経験したことがない人が、ある日突然「総務」「労務」などの部署に配属される。しかも一人担当。
・ある日突然、聞いたこともないような業務を「やっといて。」と指示されるが、手順説明が無い。

このような経験をした総務の担当者も多いのではないでしょうか。
年度末になり、4月から異動する、新しい業務が増える、という時期になりました。

はじめての総務、はじめての業務は、誰に相談すればできるのか。
このコラムでは総務の初心者むけに書いていきます。


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当事務所では企業法務のお手伝いをしています。
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総務」といってもその業務は、会社規模、事業内容、会社の性質によりさまざまです。
庶務担当もあり、株式や会社法関連の業務をする総務、給与計算や採用のような人事系を総務がする会社もあり、たくさんの施設がある企業、外国人社員の多い企業、株主が一人だけ、株主が多数いる、etc.
 このコラムで想定するのは、総務労務の担当者が1人~3人程度の会社で、今までに会社の総務の経験や、民法会社法・税法・労働基準法などの法令をもとにした仕事の経験が無い/少ない担当者です。

◆◆◆◆◆はじめて総務の担当者というものになった◆◆◆◆

======前任者が居たケース======
マニュアルがあれば、まずはそれを丁寧に確認しましょう。
他には、保管されている現在までの届出書、議事録などの書類やデータを確認します。
<このケースの注意点>
 前任者がミスをしていた、仕事が漏れていた、
 法令が改正された、定款の内容が変更された、
 などが考えられますので、そのまま踏襲しただけでは正しいとは限りません。

======前任者なし・またはマニュアル無し・資料も無しケース======
1. 社会保険労務士税理士の顧問契約があれば、それぞれ労働管理、給与・税務などはその顧問に、
 初めての業務であることを説明してから業務を開始して下さい。

2. 書籍購入の予算があれば、それぞれ専門家が最近に書いた書籍を読んで下さい。
<このケースの注意点>
 web上にさまざまな情報があふれていますが、信頼できるものだけではありません。
 専門家のサイトでも情報が古いこともあります。
 書籍もweb上の情報も、できる限り法務省、法務局、厚生労働省、労働局、国税庁、などの官庁の公式情報をさがし、参考にすることが一番良い方法です。

======共通の手順======
1. いったん、自社における自分の業務を時系列にリスト化する。
管理部門のルーティン業務は、おおよその年間スケジュールがありますので、時系列のリストにしておきます。
それを年間→月間→週間→一日、とブレイクダウンして、リストを作成していきます。
(参考になる情報)
企業実務オンライン>事務ごよみ  https://www.kigyoujitsumu.jp/legal/
総務の森>書式ダウンロードページは役立ちます。

2. 完成前のリストであっても、できた版から早めに上司に見せて確認をとる。

3. マニュアルは、後から修正して後任の担当者が見てわかるように作成していく。

◆◆◆◆◆聞いたこともない仕事の指示を受けた◆◆◆◆
社内に詳しい説明、手順の指示、趣旨を教えてくれる人がいない場合に『どうすればその仕事を履行できるのか』

1. 管轄官公庁のサイトを見る。
労務系ならば厚生労働省>労働局、登記ならば法務局、マイナンバーなら内閣府のマイナンバーサイトというように、管轄する官公庁のサイトを確認します。
具体的な記入方法などは、問い合わせると親切に教えてくれます。

2. 管轄も何も全てが不明だったら?
総務の森の「相談の広場」で質問し、ジャンルや問い合わせるべき管轄官公庁の“あたり”をつけます。
<注意点>
 相談の広場は、あくまで総務担当同士の助け合いです。
 また、自社のくわしい状況も書き込みませんので、報酬を支払って専門家に相談しているのとは異なります。
 頼りすぎない、結論に飛びつかないことも重要です。
 むろん、相談の広場で解決できる内容もありますが、ミスをするとリスクがある業務ならば、あたりをつけるまで、と思った方が良いでしょう。

3. そして、上の1.に戻って、官公庁のサイトや相談窓口で正確な知識を得ます。
もちろん、専門家である士業を利用していただくこともお勧めします。

======すべてに共通の注意ポイント======
・行政以外が発信しているさまざまなwebの情報を信じすぎるのは危険です。
・文例やサンプルのコピペだけ、というのも、自社の実態にあわずおかしな内容になってしまうことがあります。

多忙であってもいったん御自分の頭で考えることで、業務にも慣れていきます。
また、相談の広場でも役所の相談窓口でも、自分が知らない事は知らないと、はっきり告げる方が説明する側でもわかりやすく説明してくれます。
誰にでも得意分野と、初めての分野があります。

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※当事務所は、企業経験をもとにした企業法務
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