社員証の再発行費用について

> 当社では勤怠管理として、従業員にICチップの入った「社員証兼、タイムカード」を貸与しています。カード再発行時のルールが明確になっていないのでルール化しようと考えていますが、そもそも会社貸与品であるカード再発行時の費用負担の考え方は一般的にはすべて会社負担とすべきなのでしょうか。それとも状況に応じて個人負担とすべきなのでしょうか。

こんにちは。
再発行する理由にもよると思います。
例えば、紛失等であれば自己負担させてもいいでしょうが、長年使用していた結果の
劣化したとか、盗難されたかばんの中に入っていた等の理由は、いたし方かないので
自己負担させないとか、事由別で決めればよいのではないでしょうか。

ー＿－なう さん こんにちは

会社の都合で貸与した物品について、修理や弁償が必要な場合に
・会社が費用を負担する
・貸与を受けた社員が負担する
どちらについても法律には記載がありません。
なんでも法律が規定することが良いことではないとの説も存在します。

従って、状況に応じた負担をする様に会社がルールを定める必要があります
（従業員がルールを定める権利はないです）。
故意・過失・自然損耗等様々な状況があります。
「経年劣化にどう対応するのか」も決めてもらう必要があります。
従業員はルールがあればそれに従い、ルールがなければそれを会社に作るように要求する権利があります。

最近、社員カードにもＩＣ，バーコードなど添付し、入出庫　出退勤、昼食料金支払い等管理すために添付することもあります。その際には　再発行に関する規則を定めておくことが必要でしょう。

早速の回答ありがとうございました。
カードに外傷（割れ・曲がりなど）があれば個人負担、カードにまったく外傷が無ければ会社負担と考えています。
１点確認したい事象がありまして、現在使用していますカードはICチップが入っており、落下程度ではなんともなく、机や物の角などで強くぶつけたりすとカード内ICチップが破損し、検知できなくなるというものです。このケースでは外傷がまったく見当たらない為、本人からの過失の申し出が無い限り、会社負担となりますがどう思われますか。また、カード交換後の１週間後にまた、同一の者から外傷の無い交換の申し出が出た場合などにはどのような対処が適切でしょうか。よろしければ、ご回答お願いいたします。

ご質問のケースでは、使用者責任が問われますね・
カードは、使用者に対して安全かつ適正に管理する義務が生じると思います。

カード使用規則　抜粋
（責任事項等）
第9条　カードの使用、精算及び決済は、原則として当該カード利用者の責任において行うものとする。
2　本達及び旅費を規定する規程等に定める範囲を逸脱してカードを使用した場合、若しくは私用経費にカードを使用した場合、又は必要な手続きを怠った場合の損害等については、甲はその責に任じない。
3　決済の遅延による遅滞金利は、当該カード利用者の負担とする。
4　紛失又は盗難によるカードの免責金額が発生したときは、当該金額はカード利用者の負担とする。

こういうケースはこう、こういうケースでもこの場合はこう、などとあまり厳密に規定するのはどうかな、という気がします。
カード再発行後１週間で外傷がないのに不具合が発生した場合でも、本人の過失（落としたなど）の場合もあれば、チップの不具合の場合もあるかもしれません。本人が”落としてもいない”、会社”そんなはずはない”などの議論になっても無意味な気がします。
「使用者の過失、管理不備など本人に責任がある場合は本人負担とし、それ以外は会社負担とする」とし、個別にチェックするのでいいのではと思います。

Ａ：例としてご参考にして下さい。
社員証貸与 規程
第１条 （目的）社員証を貸与することにより愛社心を養い社員であることの誇りを持って社務に努力することを目的としてその運営管理をここに定める。
第２条 （懲戒審査委員会への付託）社員は任務に就くときは社員証を身につけること。
第３条 （貸与用件）社員証を貸与するときは次の通りとする。
（１）正社員になった時
（２）現業社員で所属長が必要と認め統括部長が許可したとき
第４条 （返却紛失）
（１）社員証を貸与された社員は、退職するときは直ちに返却しなければならない。
（２）社員証を紛失したときは、直ちに紛失届を提出しなければならない。
（３）前項の場合再貸与に際し実費を徴収する。
第５条 （附則）この規定は平成〇〇年〇月〇日から施行する。

藤田行政書士総合事務所
行政書士　藤田　茂
http://www.fujita-kaishahoumu.com/

皆さん、ご回答大変ありがとうございました。
皆さんから頂いたアドバイスを参考に整備していきたいと思います。
今後共、ご指導お願いいたします。