引越しした従業員の交通費について

　こんにちは　masa029さん

　うちでは住民票の転入届日を基準としています。また、何らかの事情で住民票を移さない、移せない場合は、交通費は変更しません。質問でも記入されていたように悪意のある届け出がないとは言えないので住民票のコピーを提出させています。
　移さない場合でも何らかの証明できるものがあれば変更しています。実家から通うことにして、実は近くに住んでいた、なんてことがありましたので。
　住民票で統一しては如何でしょうか？反論もあると思いますが、居住実態を証明するのは本人ですから。会社側が証明するものではないので。

masa029 さん　　　お疲れさんです

　労働基準法での「賃金とは、賃金、給料、手当、賞与その他名称の如何を問わず、労働の対償として使用者が労働者に支払うすべてのもの」と規定されています。
支給基準が定められている通勤手当または定期券などの通勤費は、労働基準法上の賃金にあたります。

　通勤手当の支払い方法や支給額は、労働基準法では制限や義務の規定がないので、支給するかしないかは会社の自由裁量です。支給する場合の額の上限は、所得税法上で非課税の範囲で2～5万円を上限とする会社が多いでしょう。

　就業規則や給与規定などでは、通勤手当の支給要件として「公共交通機関を利用する者に、自宅から会社まで運賃・時間・距離からみて、最も合理的で経済的な経路による定期乗車券購入実費を支給するとしているケースがほとんどでしょう。

　バス利用については、実際は利用していないのに通勤手当として申請をされるケースもあるため、通勤手当の規定の中に「バス利用は、自宅と最寄駅の直線距離が2キロ以上である場合のみ認める」といった支給基準を設けることもあります。

　また、運賃・時間・距離からみて、最も合理的で経済的な経路かどうかを判定するためには、社員から入社時および住所変更時に「通勤手当支給申請書」を提出してもらって判断をします。この申請書には、通勤経路と通勤定期代、変更日を記入してもらいます。インターネットで所要時間や通勤定期代の検索は簡単に可能ですので、人事総務担当者がチェックを行います。これにより、不正な遠回りの申請は防止することも可能です。

　なお、通勤経路が2つあり、通勤所要時間が大して変わらない場合、通勤定期代の安い方の経路を会社が指定する、ということも可能です。
不正請求を防止する意図で、マンションアパート契約書のコピーの提出、住民票、免許証のju住所変更に伴うコピー等提出してもらうケースも多々あります。
これには通勤手当支給規則内での藷要な条件を定めておくことが不正請求の防止にもつながります