労務管理

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マイナンバー　追加できません

マイナンバー、ここのみなさんはお詳しそうなので教えてください。民間事業者として従業員のマイナンバーを事前収集するためには、利用目的を明示せねばならないのはわかるのですが、事業者むけＱ＆Ａ http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq4.html Ｑ4-2-3-1にある「後から追加することはできません」とあります。Ｑ4-2-4を読んでも、追加するにはどうしたらいいのか不明です。例示にもありますように、仮に利用目的「源泉徴収事務」とだけしてあって、１年遅れで開始されるであろう「社会保険事務」を追加するにはどうしたらいいのでしょう。利用目的追加しただけでは手元のデータは利用できなく、あらためて全員から収集するのは不経済なのですが。今のところ事業主がやる事務は限られているのでいいのですが、法整備が整い利用範囲が広がれば、あれもこれも利用目的に追加していくことは、目に見えるのに、この「追加できません」がよくわかりません。以下、Q&Aから引用します。Ｑ4－2－3－1　従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。番号法のどこに規定されていますか？Ａ4－2－3－1　［Ｑ5－7］にあるとおり、番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第１８条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。なお、『複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、［Ｑ4－2－4］のとおり、利用目的を後から追加することはできません。』（2014年7月回答）Ｑ4－2－3－2　(略）Ｑ4－2－4　源泉徴収のために取得した従業員のマイナンバー（個人番号）を社会保険の手続で利用するなど、ある個人番号関係事務のために取得した特定個人情報（マイナンバーを含む個人情報）を別の個人番号関係事務に利用することはできますか？Ａ4－2－4　マイナンバーを含む特定個人情報（［Ｑ5－4］参照）については、番号法第２９条第３項により読み替えられた個人情報保護法第１６条が適用されるため、本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。このため、源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能です。なお、［Ｑ4－2－3］のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。（2014年7月更新）

著者トドのまつりさん

最終更新日:2015年12月31日 12:31

マイナンバー、ここのみなさんはお詳しそうなので教えてください。

民間事業者として従業員のマイナンバーを事前収集するためには、利用目的を明示せねばならないのはわかるのですが、

事業者むけＱ＆Ａ
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq4.html

Ｑ4-2-3-1にある「後から追加することはできません」とあります。Ｑ4-2-4を読んでも、追加するにはどうしたらいいのか不明です。例示にもありますように、仮に利用目的「源泉徴収事務」とだけしてあって、１年遅れで開始されるであろう「社会保険事務」を追加するにはどうしたらいいのでしょう。

利用目的追加しただけでは手元のデータは利用できなく、あらためて全員から収集するのは不経済なのですが。今のところ事業主がやる事務は限られているのでいいのですが、法整備が整い利用範囲が広がれば、あれもこれも利用目的に追加していくことは、目に見えるのに、この「追加できません」がよくわかりません。

以下、Q&Aから引用します。

Ｑ4－2－3－1　従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。番号法のどこに規定されていますか？

Ａ4－2－3－1　［Ｑ5－7］にあるとおり、番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第１８条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。なお、『複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、［Ｑ4－2－4］のとおり、利用目的を後から追加することはできません。』（2014年7月回答）

Ｑ4－2－3－2　(略）

Ｑ4－2－4　源泉徴収のために取得した従業員のマイナンバー（個人番号）を社会保険の手続で利用するなど、ある個人番号関係事務のために取得した特定個人情報（マイナンバーを含む個人情報）を別の個人番号関係事務に利用することはできますか？

Ａ4－2－4　マイナンバーを含む特定個人情報（［Ｑ5－4］参照）については、番号法第２９条第３項により読み替えられた個人情報保護法第１６条が適用されるため、本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。このため、源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能です。なお、［Ｑ4－2－3］のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。（2014年7月更新）

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Re: マイナンバー　追加できません

［Ｑ4－2－4］のとおり、利用目的を後から追加することはできません。

この文章でいう「［Ｑ4－2－4］のとおり」というのは、
「本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。このため、源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能です。」
という部分を指していると思われます。

つまり「後から追加できません」とは、
「後から（提供者への明示もなく勝手に）追加できません」
という意味ではないかと思います。上記の例でいうと、個人番号を収集した際に利用目的として源泉徴収事務のみを明示し、取得したにも関わらず、本人への利用目的の明示をせずに、別の利用目的である社会保険事務の手続きに個人番号を用いるという行為等が該当すると思われます。

なので、Q&Aにも書かれているように、個人番号を収集する際に最初から企業が行うであろう個人番号関係事務を包括的に明示しておけばいいかと思います。
（例：源泉徴収事務、支払調書・法定調書事務、住民税に関する事務、社会保険事務、労働保険事務など）

質問者様の仰るように社会保険事務のような、後に利用が開始される分野であっても、あらかじめ利用目的として明示することは問題ないと思われます。

また、利用目的を追加する際には、改めて個人番号を収集しなくとも、新たな利用目的を通達等により明示すれば問題ないと思われます。
下記の抜粋部分の通り、必要なのはあくまで「明示」であり、提供者の「同意」は必要ありません。（法令で認められている用途に限ります）

ー特定個人情報保護委員会HPより抜粋ー

Ｑ１－４本人から個人番号の提供を受けるに当たり、利用目的について本人の同意を得る必要がありますか。
Ａ１－４個人番号の利用目的については、本人の同意を得る必要はありません。

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Re: マイナンバー　追加できません

著者トドのまつりさん

2016年01月03日 08:00

AkAs さん　詳しく言及いただきありがとうございます。

「後から追加」という意味を「明示を後から追加してできない」でなく、Ｑ4－2－4の質問にあげてある事柄「他の目的に流用」に限定してとらえるなら、何ができないかといえば「流用できない」ととれなくもないです。それでもしっくりきませんが。それなら、「（法整備がととのった利用目的をその都度）後から追加して明示してください。明示後は従業員の同意を得ることなく、追加の利用目的に供せます。」と否定でなく肯定で明瞭にＱ＆Ａに開示いただければ、変な邪推に苦しむことはなかったのにと思います。

ありがとうございました。追加の質問もありますのでよろしければ、またのちほどお願いいたします。

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