相談の広場
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社内監査上からも 社長印をはじめとして捺印管理規程で実務管理を適正に行うことが求めらています。
社長印をはじめ不正使用により企業への被害防止上からもチェックが必要です。
ご質問の社長印をはじめ、注意したい印鑑の取扱いです。
≪会社で使う印鑑の種類と使い方≫
①代表者印(実印)・・・・・会社を代表する代表取締役の印鑑で会社の実印です。実務上は、代表取締役選任の決議を行った際の取締役会決議の議事録や契約書、官公庁への届出など、重要度の高い書類に押印します。取扱いには細心の注意が必要です。
②銀行印・・・・・銀行など金融機関に口座を開くときに使用するものです。預金の引出しや手形・小切手の振出など、会社の現金を直接動かす印鑑です。管理は厳重にする必要があります。
③社印(会社角印)・・・・・「○○株式会社の印」というような社判、角印、会社印などと呼ばれる四角い印です。請求書や納品書、領収書などに使用される印で、日常頻繁に用いられます。認印としての役割を果たし、重要度の高い書類では一般的に使用しません。
④代表者の常用印・・・・・代表取締役が日常の取引文書や事務文書に使う印鑑です。実印ではなく認印ですが、管理は慎重にする必要があります。
⑤役職者の印鑑・・・・・担当取締役、○○部長、△△課長などの役職名入りの印鑑です。主に注文書や社内の決議などの押印に使用されます。責任を明らかにする狙いで使われます。
代表者印や銀行印の管理と押印記録簿の活用
◎印鑑を保管するポイント・・・・・印鑑が不正使用されないための対策は以下のとおりです。
*偽造印鑑が使用されれる場合―作成段階で工夫を凝らし、偽造されにくい印鑑を作ることが必要です。また、一定の場所に厳重に印鑑を管理して不正持ち出しをチェックします。
*盗難防止―鍵のかかるキャビネットなどに厳重に保管します。その際には、担当の管理者を決め、押印の必要があるときには「押印記録簿」などを作成し、記入したうえで使用するようにします。
以前、印鑑等に捺印管理についてお問い合わせがあります。
<押印台帳の作成について>
著者 aiaiai さん
最終更新日:2008年12月25日 17:41
http://www.soumunomori.com/forum/thread/trd-64474/?xfm=rss
akijin様
有難うございました。
当社の印鑑管理の方法としましては、全て社長が管理しており、社長に押印してもらうようにしています。
実印については認印(丸)を用意してからは金庫へ保管し特に厳重に管理をするようにしました。
肝心な印鑑の使い分けについてですが、
実印の押印は重要度の高い書類へとのことですが、この重要度の高い書類というものがどの程度までをさすものなのかが判別しにくいところで悩んでしまいます。
とりあえず契約書関係、官公庁への提出書類関係には実印を押印すべきなんですね。
ということは今、処理真っ最中の年度更新の書類についても
実印の押印ということですよね?
今後、ちゃんと印鑑の使い分けについて社長と共通の認識を持つように打合せをしようと思います。
> akijin様
>
> 有難うございました。
>
> 当社の印鑑管理の方法としましては、全て社長が管理しており、社長に押印してもらうようにしています。
> 実印については認印(丸)を用意してからは金庫へ保管し特に厳重に管理をするようにしました。
>
> 肝心な印鑑の使い分けについてですが、
> 実印の押印は重要度の高い書類へとのことですが、この重要度の高い書類というものがどの程度までをさすものなのかが判別しにくいところで悩んでしまいます。
> とりあえず契約書関係、官公庁への提出書類関係には実印を押印すべきなんですね。
> ということは今、処理真っ最中の年度更新の書類についても
> 実印の押印ということですよね?
>
> 今後、ちゃんと印鑑の使い分けについて社長と共通の認識を持つように打合せをしようと思います。
ももすけさん こんにちは
長文お読みいただき ありがとうございます
>実印の押印は重要度の高い書類へとのことですが、この重要度の高い書類というものがどの程度までをさすものなのかが判別しにくいところで悩んでしまいます。
確かにそうのようですね。
基本的には、会社が、主要業務として求める契約書の締結、土地等含める資産譲渡、譲受書。手形等の決済等がありますが、つまり、資金移動、資産移動等に関するものとして考えればいいでしょう。
会社の業務上 必要不可欠な申請、届出書類等もそれにあたります。
会社の代表者としての責任捺印とでも理解してください。
金融関係届出でも、主は社長印が必要となりますが、出金等の場合には経理部長印等も届けて管理す場合もあります。
社長が不在時には、社長印を、捺印する際には二重チェック等(取締役、経理部長、総務部長等で)もおこないます
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