総務の仕事の範囲について

> はじめまして
> 愚痴のような内容になってしまいましたが、感想など書いていただけたらありがたいです。
>
> 個人経営、社員２０名ほどの会社で経理・雑用もろもろを担当しております。
> 社会保険業務や雇用保険関係などは冊子を読みつつわからないことは役所に尋ねるというやり方で、なんとかこなしている状態です。
> 先日、結婚したばかりの３０代男子社員から、総務からのアプローチが足りない旨の苦情を言われました。彼は扶養に入った奥様が社保料を払わなくていいことを知らなかったようなのです。
> 扶養手続きの前に扶養条件の説明などはしましたし、質問があれば調べて答えますからと言ったのですが、結婚の報告をした時点で手続きのあれこれ、扶養のメリットデメリット等々、全部予め説明してくれるのが総務だろうというのです。うちは受け身すぎると言われました。
> きめの細やかな労務管理ができればそれに越したことはないでしょう。でも…ある程度は自分で調べろよっていうのは禁句ですか？一からすべて教えてあげるのが総務なのですか？
> 少し割りきれなかったので、投稿させていただきました。
> 失礼いたしました。

あまり気にしてはいけません。

総務だろうが、営業だろうが、生産だろうが、開発だろうが
同じことがおきています。

同時に、相手（お客様）が社員というだけで、仕事ですから研鑽を重ねてより要望に効率よくお応えできるようにするのは当然のことです。

その方だって、何をなさっているか知りませんが、次の工程の方や最終のお客様から「もっとこうしてほしい」と言われているはずです。
きっと「自分で調べろ」とか「自分でやってみろ」と言いたい日々だと思いますよ！

担当というか専門家というかプロですから、努力はあきらめず、かといって出来ることに限りもある！　だからコツコツと改善してゆくから待っててね！ということだと思います。

自分にも言い聞かせる意味でも
お互いに頑張りましょう。

回答ではありませんが･･･
私も知りたいところです。
私は扶養手続きの際の説明で十分だと思います。
扶養のメリットデメリット等々、知りたければ聞いてこればいいし、知ったところで、扶養になれない人はなれないし、扶養の範囲内で働いて下さい。などと会社が言う立場でもないような気がします。そんなことまでいちいち説明する必要はないと思います。
社保料を多めに払った分は返してもらえるのではないでしょうか？
違ったらすみません。

こんにちは～

総務・人事の仕事は色々と大変ですよね

私の会社では、「結婚される方へ(扶養手続きについても含む)」というもの作成し配布しています。そこで保険料についても触れています。
(紙で渡すことにより「聞いた・聞いていない」をの防止にもなりますし、無駄な説明の時間も省けます)

扶養するのがメリットなのかデメリットなのかは、結局はその人の考え方によって変わりますし・・・。
こちらも判る限りの資料を提示して、最終、本人さんに判断していただいています。

こちらは仕事で判っていることですが、本人さんたちは一生に何度も手続きしないような事ですので、できる限りサポートはしたいと日々頑張っています。
(がしかし、説明をしていて腹が立つこともしばしば・・・私も心のなかで「なんやねん!!なんでやねん!!」と怒っています)

ｓａｍｕｉｎｏｋｉｒａｉさんも頑張ってくださいね

○ある日の総務

社員「総務からのアプローチが足りない」
総務「質問があれば調べて答えますから」
社員「全部予め説明してくれるのが総務だろう。受け身すぎる」
総務「どうもすみませんでした」



○別の日の総務

総務「こういう場合はあれこれで、ああいう場合はどれそれで・・・・・」
社員「総務の説明がくどい。必要になった段階で説明してくれればいいんだ」
総務「ですからあらかじめ、こうやって・・・」
社員「タイムリーに説明するのが総務だろう。今聞いても覚えられないって」
総務「どうもすみませんでした」



○後日の総務

総務「この書類をご覧ください。疑問点はお問い合わせください」
社員「はい」
総務「どうもすみませんでした」
社員「え？」
総務「え？」

何をどうしたって文句は言われますね。

説明しなかったら『説明不足』
説明したら『くどい』
紙に書いて渡したら『見難い』
etc.........

でも結局は自分でどんな総務の人間になりたいのかが重要だと思うので、肥やしにされたらよいと思いますよ。









まぁ、腹立ちますけどね・・・。

ＨＯＦ様

温かいお言葉ありがとうございます。
そうですね。総務ばかりでなくどの部署も、いろいろ神経すり減らしてがんばっているんですよね。
確かに説明不足かなという点もあることはあるので
このことを教訓に頑張っていこうと思います

ありがとうございました。

くもりのちはれ様

どうやらこの彼は、扶養に入った奥様がうちの会社の社会保険に安く入れると思っていたらしいんです。
余分な保険料の支払いはないのでその点は心配なしです。
何年仕事をしていてもわからないこと上手くいかないことばかりです。
今回も含めていい勉強になりました。
お返事ありがとうございました。

ハニハニ様

最近私も連絡事は文書にして渡すことが多くなりました。
(紙で渡すことにより「聞いた・聞いていない」をの防止にもなりますし、無駄な説明の時間も省けます)本当にその通りですよね。
小さい会社で、この先いつ結婚する社員が現れるかわかりませんが(笑)、次回は一覧表のようなものを作成しようと思っています。
扶養とか年金とか、一般知識として誰でもがある程度は理解していると実は思っていたのかもしれません。
反省してまた頑張っていこうと思います。

アドバイス、励ましありがとうございました。

ひであき３３様

あはは　　笑ってしまいました。
何となくそんな感じです。
今回いろいろと勉強させていただきました。
お返事ありがとうございました。

胸焼け様

やはり何をどうしても文句言われますよね。
できるだけ文句が少なくなるよう頑張るのが仕事であり
自分の肥やしですね。
できる人間になるよう、がんばります。

こんな愚痴の文章にアドバイスいただきまして、ありがとうございました。

皆さんの投稿のとおりです。

総務の仕事は大変です。
特に社内のもろもろについては、いわゆる「お客様」は仲間の従業員ですから余計に沈み込みます。私も同じような体験を山ほどしていますので、小ウツ状態になるのはよく分かります。

翻って、総務の大事な仕事に「経営の補佐」というものがあります。
これは雑用ではありません。とても重要なことです。
社員20人ということですから、経営者の顔は見えるはずですし、何を考えているのかもおおよそ検討がつくはずです。

経営者を補佐して会社を良くするために自分は何をしたらいいのかと考えるとだいぶ視点が上がってつまらない考え方はなくなってきます。

試してみたらどうでしょうか。

ｓａｍｕｉｎｏｋｉｒａｉ様

はじめまして。
同じく総務を行っている者です。社員からの苦情はうちでもあります。
書類1つとっても、時間の無駄だの紙がもったいないから口頭で了解したんだから必要ないだろ？などなど。
役職ありの人間でも理解されてないのが悲しくなります。

それに加えて現場の人たちは総務って楽な仕事だよね～と思われてたりします。

そりゃないだろーーーって思うこともありますが、すべての人に理解してもらうのは無理なことなんでしょうね？

経営者と社員との板挟みはしんどいですね。
すいません、感想ではなく愚痴ってしまいました。

samuinokiraiさま
こんにちは。

昨日は、怒りと対応に追われ、こちらをのぞく時間がありませんでした。

同様の、「事務が馬鹿なんじゃないの？」という事例に出くわしたので・・・

うちの社員の奥さんが、もうじき出産するのは分かっていました。が、正社員だったから、扶養にも入っていないし、社員からの相談もなかったので、こちらから何もアクションしませんでした。

昨日、当該社員から電話があり、9/20に奥さんが退職し、9/21に市役所で「国保・国民年金」加入手続きをした、との事。で、うちの会社には、「子ども手当申請のための証明書」を下さい。と・・・

私（心の声）「なぬ？？退職した？来月の出産を前にして、産前産後休業も、育児休業もせず？？出産手当金は？育児休業給付金は？」

電話の私「では、申請書は役所のＨＰからダウンロード出来るから、必要事項を記載して郵送しますね。それから、出産の為に退職したら、失業保険も貰えないから、あなたの扶養に入れるはずだからね、健保に聞いてみるね」

結局、健保に問い合わせして扶養に入れる、という手続きをするため、あれこれ書類を書いて、本人と、第３号被保険者届のための押印をしてもらう準備したり、と。

しかし、奥さんの会社では、出産のために大きいおなかで通勤し、産前休業間近になって退職、って・・・？？

せめて出産手当金貰ってから退職、というご案内出来たんじゃないんでしょうかねぇ？
しかも、国保に入れ、って！
旦那さんの扶養に入れる事、知らなかったのかしら？
うちの健保は、出産の付加金もあるから、こっちに入っておけば、ずいぶん経済的に楽になります。

私も、まさか、臨月になってから退職する、とも思わず、これが「案内が足りない」という事なら仕方ないけど、私は奥さんの会社の担当の「案内が足りない」って思うんですがねぇ。１歳になるまで在籍させておいたら、会社の懐って、痛みますか（法定福利費）？

退職前に、一言相談して頂けたら、と悔やまれてなりません。相談に足る総務と思って貰えなかった事も残念です。

健康「保険」雇用「保険」として、労働者が「保険」かけているんだから、「保険事故」に対しての給付の案内するのが、非生産部門の事務屋の「仕事」だと思います。

投稿内容に合っているかな、と思い、返信させて頂きました。

ところで、このレス、割り込みしてないかな？

小規模の事業所の事務職は、備品購入、お茶出し、書類お届けの使い走り、電話応対、営繕修繕、清掃などなどに追われる中で、会計資料も労務書類も作成します。
「総務のくせに案内が足りない、もっと勉強しろ」と言う人に限って、事務を小間使い扱いすると感じます。もっと勉強しろと言うのなら、みなさん自分のお茶くらい自分で淹れてください、納期ぎりぎりまで放置しておいたくせに「今すぐ届けに行ってこい」って言い出すのもやめてください、って言えたらどんなに良いでしょう。と、愚痴はこの辺にして。

そもそも健保の制度が複雑すぎると感じます。税務も労務も、いびつな制度改革を繰り返し、一介の事務職が他の業務と掛け持ちでこなせる範疇を超えています。各お役所から、事務代行手数料でも払ってもらわないと割に合わないんじゃないかとすら思うほどです。
税務・労務の事務に何の資格も必要ないのなら、何の資格もない事務員でもこなせるよう、制度を単純化すべきだと思います。

それが出来ないのなら、税務･労務について一定の実務経験のある人や研修･試験等を受けた人が、大規模事業所には何人以上必要、中小企業は税理士・社労士が代理を務めても可、といったような制度的に専門職を配置する必要性を感じます。

経営者は、たかが事務手続きだろう、社労士くんだりに顧問料なんて払う金はない、という考え。そこに何も分からない新人さんが、退職間際の前任者から１週間程度の引継ぎで総務全てを任されて困ってます、なんて話がざらに転がってますが、総務経験者なら、これがどんなにおそろしい事かわかりますよね。

とはいえ、今はネットで他業種の総務担当のみなさんからもアドバイスをもらえるのですから、良い時代になったものだとつくづく思います。これからもお互い助け合って、一緒にプロの総務屋をめざしましょう。

質問者「総務のお仕事って何ですか？」
回答者「一言で言い表せる、簡単なお仕事です」

質問者「その一言を教えてください」
回答者「『その他一切の業務』という一言です」
質問者「ぎゃふん」

職務文章で、総務の仕事を上げてみたらきりがなくて
わらっちゃいました。

めちゃくちゃ種類が多いくせに、日常めったに出てこない種類のものが多い。

なんだかなあっていう感じです。

総務でもそれ以外の部門に居ても、自分の業務、処遇や生活の補助金などの社会制度についても、その中身について勉強や仕事の効率を上げる努力をした人がメリットを受け、しない人が損をするというのは、正常な状況だと思います。そうならないことが問題です。

学んだり努力する人が「割の合わない状況や不利益を被る状況を作らないようにするのが総務の仕事」で、当人の不勉強をカバーすることではないと思っています。

総務担当の工夫で、結果的に不勉強の人が助かる場合は沢山あると思いますが、それは目的ではありません。

なんて一度言ってみたいものです。（笑）

みなさん、こんにちは。

　久しぶりにすごい盛り上がりですね。ちょっと給湯室っぽくなっていますが（笑）

　当社の職務権限明細には、総務の事項として「社内他の部門に属さない事項」というものがあります。どこの部署が担当か、わからないもの、新しく発生してきたものなどは、とりあえず総務に回ってくるということです。

　もともと、人事も経理も企画も総務から派生したものだと聞いていますし、管理部門すべての仕事をこなすのが総務だと思うしかないですね。

daigo-wish様

お返事が遅くなり申し訳ありません。
あまりにも皆様にいろんなご意見をいただき(なんせ初投稿なものですから・・）喜び半面、戸惑っている次第です。

いろんな事例がありますよね。もう少し信用して相談してくれればという思いもあるでしょうが
今の世の中、ネットでもなんでも多少のことは調べられますよね。
この方の場合も、なぜ退職する前に少しでも疑問を持って調べるなり､ご主人からｄａｉｇｏ-ｗｉｓｈ様に聞くなりする気がないんだろうって思ってしまうのは、少しばかりその関係の知識があるもののおごりなんでしょうか。

著者経営支援総合事務所様

経営補佐ですか(笑)なんだか急に偉くなれたみたいです。
いろいろ考えてみます。
ありがとうございました。