履歴書の管理方法について

> いつもお世話になります。
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> タイトルの件ですが、皆さまの職場では履歴書、採用時の健康診断書等、採用時に係る書類をどの様に管理されていますか？（ファイルの閉じ方等）
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> 当社ではパンチで穴を空けて、入社順に直接リングファイルにとじているのですが、やはり直接穴を空けているからか、そこからボロボロになっていきます。
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> 退職された方から引き継いで、その通りにしてきたのですが、やはり長期保存をしようと思うと別の方法が良いと思い、A4のファイリングホルダーに入れて、ファイルに閉じようと思います。
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> お忙しいとは思いますが、参考までに皆さまの職場での管理方法を教えていただけると幸いです。

こんにちは。
当社では、直接書類に穴はあけません。クリアファイルに個別にいれ、それをファイリング（もともとファイルと同じ穴があいているもの）でかんりしております。

ビギナー労務担当さん　　こんにちは

人事担当者としては、新卒者をはじめ雇用契約時に提出された、履歴書、職務経歴書等の保管を為すことは保管場所、スペースなどとも絡み難儀の問題です。

人事情報に限らず、経営、庶務、経理、輸出入、病院医療などの情報が、法律によって保管期間が定められていますが、その目的は、将来発生しうる係争等に備え、過去に遡った事実関係歴の確認手段の確保にあると思います。
特に、労基法や同施行規則にも明文は見当たりません。履歴書は、雇入れ・解雇・退職に関する書類として、退職、または死亡の日から３年が法定期間です。

国税関係の帳簿や書類に就いては、電子データとして保存することを認めた法律として、電子帳簿保存法といったものがありますが、人事（雇用）情報は、電子的媒体による方法は認められておらず、保存すべき対象は、履歴書原本ということになります。

但し、殆ど、コストがかからないこと、劣化なしに永久保存が可能なことに鑑み、折角ＤＢ化された情報を電磁保管されるのは、きっと実務的に役立つこと局面があると思います。
これには、個人情報保管義務の承諾を得れば、先のDB等への保管を為せばよいと思います。

akijin様

ありがとうございます。
DB化をするとういう事は思いつかなかったです。
やはり基本は原本保存なのですね、当社の文書管理規定には
永年保存することとあるので、実際問題保管スペースに限りがある以上はDB化することも検討したいとおもいます。


> ビギナー労務担当さん　　こんにちは
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> 人事担当者としては、新卒者をはじめ雇用契約時に提出された、履歴書、職務経歴書等の保管を為すことは保管場所、スペースなどとも絡み難儀の問題です。
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> 人事情報に限らず、経営、庶務、経理、輸出入、病院医療などの情報が、法律によって保管期間が定められていますが、その目的は、将来発生しうる係争等に備え、過去に遡った事実関係歴の確認手段の確保にあると思います。
> 特に、労基法や同施行規則にも明文は見当たりません。履歴書は、雇入れ・解雇・退職に関する書類として、退職、または死亡の日から３年が法定期間です。
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> 国税関係の帳簿や書類に就いては、電子データとして保存することを認めた法律として、電子帳簿保存法といったものがありますが、人事（雇用）情報は、電子的媒体による方法は認められておらず、保存すべき対象は、履歴書原本ということになります。
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> 但し、殆ど、コストがかからないこと、劣化なしに永久保存が可能なことに鑑み、折角ＤＢ化された情報を電磁保管されるのは、きっと実務的に役立つこと局面があると思います。
> これには、個人情報保管義務の承諾を得れば、先のDB等への保管を為せばよいと思います。

オレンジｃｕｂｅ様
有難うございます。やっはり直接穴を空けるのはよくないですよね。

> こんにちは。
> 当社では、直接書類に穴はあけません。クリアファイルに個別にいれ、それをファイリング（もともとファイルと同じ穴があいているもの）でかんりしております。

ビギナー労務担当 さん

おはようございます。

やはり、パンチでの保存は不向きですね。

弊社では、個人別にパンチせずに五十音ラベルを付け保存してます。更に、退職者、現職者、当年度採用者別に区分けしております。

個人別の綴り順は、履歴書⇒スキルシート⇒健康診療録⇒・・・です。尚、余計なことかも知れませんが、勤怠報告（有休状況含め）は別管理し台帳と明細としております。

　さて、他ご回答者に電子物での保存の記述がありましたことに少々触れておきます。

　弊社でも電子物で管理しております書がございます。この保存については社内で議論を重ねての決定でありますが、論点は使用する媒体、使用するソフトのバージョン、対応ｏｓ等であります。
　情報を抽出しようとしたとき、ソフトまたはハードの陳腐化で抽出できないでは保存にならないではないか
　そこで年１回、追加情報を含め更新することに致しました。

初めてコメントさせていただきます。
当方も原本をパンチで空け、リングファイル保管しています。（現従業員、退職者、採用辞退者等のファイルを分けています）
DB化というのはどのようにすればいいのでしょうか？
段々とファイルが増えているので置場にも困っています。
初歩的な質問ですみませんが、宜しくお願いします。

とここば様

返信がおそくなりまして申し訳ないです。

綴り順番もその会社によってそれぞれあるんですね。どれが正解というわけではなさそうなので、どの整理の仕方が一番弊社にあっているのか、よく考えたいと思います。

電子化ですが、媒体、使用するソフトのバージョンや対応OSのからみも考えなくてはいけないのですね。

年一回の更新というのは個人情報の更新ということでよろしいのでしょうか？それとも、ソフトの更新ということでしょうか？

> ビギナー労務担当 さん
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> おはようございます。
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> やはり、パンチでの保存は不向きですね。
>
> 弊社では、個人別にパンチせずに五十音ラベルを付け保存してます。更に、退職者、現職者、当年度採用者別に区分けしております。
>
> 個人別の綴り順は、履歴書⇒スキルシート⇒健康診療録⇒・・・です。尚、余計なことかも知れませんが、勤怠報告（有休状況含め）は別管理し台帳と明細としております。
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> 　さて、他ご回答者に電子物での保存の記述がありましたことに少々触れておきます。
>
> 　弊社でも電子物で管理しております書がございます。この保存については社内で議論を重ねての決定でありますが、論点は使用する媒体、使用するソフトのバージョン、対応ｏｓ等であります。
> 　情報を抽出しようとしたとき、ソフトまたはハードの陳腐化で抽出できないでは保存にならないではないか
> 　そこで年１回、追加情報を含め更新することに致しました。

ビギナー労務担当 さん

今日も暑いです。


「年一回の更新というのは・・」にお答えします。
・ソフトではありません、ソフトは時々、バージョンアップ情報やサービス停止情報等入手して対応策を練ってください
。
・年１回の更新は係る個人情報の外部媒体への保存の事です。
尚、保存方法には更新方法と上書き方法があり弊社では更新方法で保存してます。従いまして、年々そのデータ量は増えております。

ご参考までに。

当社では、2つ穴パンチで穴を開けて、
ガバットファイルに、
所属部署別の、五十音字でファイリングしています。
年に１度、部署の変動があった場合には書類も異動させています。
退職者が出た場合は、最後尾に移しています。
ファイル自体は、人事関係の書類を収納した鍵つきの棚にしまっており、
鍵は総務部長の管理です。

社員数は50人程度の中小企業です。

ちなみに、履歴書の内容は大概、給与関係のシステムに打ち込んでいるので、綴ってしまえはほとんど見る事はありません。
最近は、スキャンしてＰＤＦ化して、会社のサーバーに入れてしまおうか、という話も出ております。
書庫的な部屋もないし、書類の保管は本当、後々面倒になってきますね。