社員への貸付でトラブル

企業内における、社員との金銭貸借はその履行について適切に行うことが必要ですね。
まずは、企業としての管理体制の不適切が認められますので、状況からすれば「喧嘩両成敗」とすべきかも知れません。

就業者に対しての住居手当等の管理が不十分、資金手当時の承認および両者の証明がとれない点ですね。
企業としての管理体制が十分と認められませんから私個人の考えとしては先に述べたご意見といえます。
念のため、借入に至った経緯、借入への資金供与、返済に係る証明などを求め、経緯を被害届及び訴訟とも考える必要があるかもしれません。
弁護士のかたを間に入れることも必要かもしれませんね
労働基準監督署は、賃金　就業時間等の労基法違法とみなされる行為には管理監督責任を追及はしますが、現状の行為は両者間で話し合ってくださいとしか言えないでしょう。

まず、改めて経緯を明確にすることと思います。

賃貸契約の主体は誰でしょうか？
書き込みから“社員名義”とありますので、社員が契約の主体と思います。　だとすれば、社員は、そのことを納得して賃貸契約を結んでいるはずです。
賃貸契約では、重要事項説明も実施されていますので、当人が知らなかったということは通りにくいでしょう。
ですから、もし会社が借りたものならば、まずこの賃貸契約が無効であることを、社員自身が立証する必要があります。

注意深く対応する必要はありますが、賃貸契約を社員が結んでいるならば、会社の社宅でもなく、敷金等の初期費用と、原状回復は契約当事者である元社員の責任であり、会社の立場は明白と思います。

訴訟ならば重要な切り札を教えてあげる必要もありませんが、基準局との話し合いならば理解を得やすいと思います。本人の賃貸契約ならば、会社が書類を持っていないのも当然ですので、労基局との話合いならばそのように話せば良いと思います。

もし会社名義で、賃貸契約を結んでいまっていたら、抗弁は難しいですね。

akijinさん、外資社員さん、回答ありがとうございます

部屋の契約は社員が自ら結んでおり、会社としては一切関与していません。あくまでも知り合いの不動産業者を紹介しただけです。
家賃も社員が自分で振り込んでおりました。

まずは経緯を時系列でまとめて、話し合いのベースとなる資料を作成して準備をしておきます

ありがとうございました。

> 部屋の契約は社員が自ら結んでおり、会社としては一切関与していません。あくまでも知り合いの不動産業者を紹介しただけです。

賃貸契約者が、初期費用や原状回復費用を負担するのは当然です。　宅建業法の定めにより、契約者には仲介の有資格者が重要事項として、費用負担が必要なことを説明しているはずです。

私がお立場ならば、多少　仲介業者にお金を払ってでも、紛争となっている経緯を説明し、契約経緯が正統だったのか、契約書の内容などを見せて貰います。
基本的には契約の事実があれば、相手の言い分は不当ですが、できるだけ重要な資料や情報があったほうが、労基局への説明もできると思います。

争点は、賃貸借契約の成立の可否というよりも、保証金の返還についてかと思います。

保証金は、礼金、敷金いかなる名義であっても、賃料の不払い等損害が出ていない場合は、全額返還しなければならないとの神戸地裁の裁判例があります。
しかし、いわゆる解約引き等の「慣習」に従う意思を明確に示していた場合は、慣習が優先されます。
不動産賃貸契約は、主に業者があらかじめ印刷した書面でしますが、これは契約書とは呼べず、「約款」です。
もちろん約款であっても、署名捺印がされていれば”一応は”有効ですが、業者（家主）と消費者では明らかに強者と弱者ですから、十分に了解の意志を示していないと無効となる可能性があります。
ここで問題なのが、消費者契約なのか事業契約なのかです。
名義が社員とありますから、それだけをとれば消費者契約ですが、会社が社員寮としての何らかの契約をしていれば、事業契約となる可能性があります。
事業契約の場合、消費者契約とは違い、保護が薄くなります。

つまり、消費者契約の場合は、保証金を返還する必要がありますが、事業契約の場合はその必要はないということです。

本件の場合、不動産業者が仲介なのか賃貸人なのか明確ではありませんが、会社が不動産業者から還してもらうことになるでしょう。しかし、知り合いの不動産屋ということなのでそれも難しいかと思われます。

そこで、事実内容をまとめると、会社は不動産業者をあっせんし、資本を立て替えただけなので、実際の契約は賃貸人と賃借人の２者間契約となっているはずです。
ですから、当該会社員が会社に対して返還を求めるのはお門違いで、当該会社員は、直接仲介業者ないし賃貸人に対して返還を求めるべきです。

また、労働基準監督署は、労使間の雇用契約や労働災害に関しての監督を行います。
その賃貸物件に住むことが雇用の要件になっていた等特別の事情がない限り申立は却下されることになるでしょう。