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コラムの泉

【 働き方改革 】会社の固定電話や電話当番は必要か?

こんにちは。社会保険労務士の田中です。

「働き方改革」は労働法関連の遵守だけではなく、
いかに日々の仕事の効率化を高めるか、という事も重要です。

仕事の効率を高める時は、今までの「当たり前」も
全て0から見直すことがポイントでしょう。
具体的な例として今回は、「オフィスの固定電話」を考えます。


☆☆☆ 固定電話がフレックスタイム導入を阻む  ☆☆☆

フレックスタイム制度を導入する時によく生じる問題があります。

それは、取引先からの電話に誰が対応するのか?ということです。

仮に全員がフレックスタイムで勤務するにしても、
就業規則では、始業・終業時刻は定めなければいけません。
また、対外的に「営業時間」をお知らせする必要もあります。

そこで、例えば9:00から18:00が就業時間になったりします。
当然、取引先はこの時間帯の会社の電話にかければ
担当者を呼び出して対応をしてもらえると考えます。

しかし、従業員全員がフレックスタイム制度を利用して、
10:00までオフィスに誰もいない、という可能性もあります。
ここで「外部からの電話は誰が対応するのか?」となります。

多くの場合、次の様な決着をみます。
総務部はフレックスではなく通常勤務として朝から電話対応をしよう」

しかし、これでは総務の負担が大きいです。
とは言え、電話専任の従業員を置くのもナンセンスです。

それではどうするのが良いのでしょうか?
今まではこのあたりで思考停止してしまうのですが、
「働き方改革」なのだからもう少し、先を考えてみます。

そこで、今までオフィスに当たり前のように存在した、
「固定電話」は本当に必要なのだろうか?という事になります。

もちろん、今すぐに撤廃する必要はないでしょう。
最低限でも当面は1本の固定電話はあった方が良いでしょう。
(既に固定電話が無い、新しい感覚の会社もあるでしょうが…)

しかし、ビジネスでも従業員1人1人が携帯電話を持ち、
電子メールやチャット、SNSも活用する中、
取引先からわざわざ会社の代表電話などの
固定電話にかけてもらう必要はあるのでしょうか?

会社の固定電話のベルが鳴ると、従業員の誰かが取ります。
そして指名のあった担当者に取り次ぎます。
この取り次ぎも時間の無駄。相手を待たす事にもなります。
さらには「あの人はいつも電話に出ない」
「うちの部署ばかり電話に出ている」と考える
不毛な事態につながることも少なくありません。

それならば、取引先からは原則として
直接、担当者の携帯電話やアカウントに連絡してもらう。
また取引先などには、フレックスタイムを導入しているので、
固定電話は時間帯によっては誰も出ない可能性がある、
とあらかじめ伝えておく事も一つの方法でしょう。

しばらくこれを続ければこの状態が当たり前となります。
たとえ、当初はこの方法に難色を示していた取引先も
時間が経過すれば、たいていは慣れます。
違和感を覚えたり、不満が出るのは最初のうちだけです。

人はやり方を変えることを極度に嫌がりますが、
変えてしばらくすれば、必ず慣れます。
そして、新しい方法に移行してしまえば、「前はどうやっていた?」
などと以前の方法を忘れてしまうものです。
(前のやり方に固執していてもその程度のものです。)

「働き方改革」と世間で声高に言われています。
固定電話を無くしてしまうのも一つの方法かも知れません。

そして、これは固定電話の事だけではありません。
今までの慣習、ルール全てに当てはまります。

しかし、中には前の方法に固執する人が多い慣習・ルールもあります。
それを変えようとする時は、反対の声に気圧されない事が大切です。

「それでは仕事が回らない!」というお定まりの言葉が飛び出します。
この台詞、反対勢力として声高に発すると、気持ちが良いものです。

慣れないうちは多かれ少なかれ混乱します。効率も悪くなります。
「ほら、だから反対したのに!」ここでも定番の言葉が飛び出します。
これも反対勢力側として、大きな声で言うと気持ちが良いです。
代替案を出さず、無責任に反対しているととても楽です。

こういう声は必ず出ます。でもそれだけです。
「そういうものだ」と割り切って気にしないことです。

しかし、こういう人達の事も理解すべきでしょう。
なぜなら状況次第では「働き方改革」を進める側が、
反対側の勢力に立っていた可能性もあるのですから。

同じ会社にいる以上、改革への考え方に大きな違いはなく、
たまたま、「どちら側に立った」だけの事なのでしょう。

「働き方改革」・・・聖域を設けず、大胆に進めていきたいものです。

今回も最後までお読み頂き、ありがとうございました。


☆ 貴社の「働き方改革」を田中事務所が支援します。☆

http://www.tanakajimusho.biz/page28


【働き方改革】での業務見直しシリーズ

「消費者」の私が、「労働者」の私に残業させる。https://www.soumunomori.com/column/article/atc-174079/


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田中事務所  特定社会保険労務士 田中理文
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