退職者のマイナンバー確認方法について

こんにちは
想像するに、管理部門系の総務・経理・労務・人事・法務などの業務に詳しい上司がいらっしゃらない社内で、未経験のまま担当に就いてしまった、ということでしょうか。

（１）＞2020年1月に退職した社員の「給与所得者異動届」を作成せねばならないのですが、退職者のマイナンバーを入社時に確認できていなかったようなのです。
＞退職者と連絡が取れないのですが、給与所得者異動届内のマイナンバー記載欄は空欄でも受け付けていただけるのでしょうか？

⇒　住民税の控除・納付のための届出ですね。
届出る先である区役所（市役所）の担当部署に事情を説明して、お聞きになって下さい。

（２）＞もし、退職者のマイナンバーを確認していたとして、何か法的な書類に記載されているなどで確認できる方法はあるのでしょうか？

⇒　例えば、雇用保険被保険者資格取得届でもマイナンバー（正式には「個人番号」）の記入欄がありますので、書類を確認してみて下さい。

（３）＞また、この退職者の社会保険の加入日（資格取得日）についても情報がなく（どこかにあるのかもしれませんが、、整理整頓できていないので確認できず）、こちらについても資格取得日について確認する方法はあるのでしょうか？

⇒　資格取得届等の社会保険関連の書類を保管なさっていないのでしょうか。
社会保険関連の保管書類、労務データベース、などが何も無いのでしたら、給与台帳でいつから保険料控除を始めたか確認し、管轄のハローワークに問い合わせて下さい。

（参考）下記は内閣府のマイナンバーのサイトです。
https://www.cao.go.jp/bangouseido/　
マイナンバー（個人番号）制度は、米国の社会保障番号の成りすまし等のトラブルを起こさないように慎重に設計した制度です。
最初に、個人番号の守秘の重要さを担当部署と経営層で認識なさらないとトラブルの元になり、損害賠償請求等のリスクも高いでしょう。
取得・利用・管理・保管の各フェーズで法定の手続きや要件がありますので御留意ください。

■社内に管理部門業務に詳しい人員がいらっしゃらないならば、担当者の研修制度、社労士などの顧問契約などの対応を検討なさるべきと思います。
税理士の先生は顧問契約をしていますか。
士業でもそれぞれ専門分野があります。
例えば同じ行政書士でも当事務所は企業法務がメインですが、風営専門の行政書士、自動車専門の行政書士など、メイン業務はいろいろです。
税理士も“町の税理士さん”から、巨大企業の税務を専門とする税理士まで様々です。そのような点も理解して、『何を誰に相談するか』が適切にできるようになりましょう。

■今回のような確認・質問は必ず“管轄の役所に直接”することをお勧めします。
誤った情報を避け、法令改正にも対応できます。
１年後のubukataさんが、管理部門業務のプロに向けてステップアップなさっていることを期待しております。

以上、御参考まで。

専門家様からの回答が有りますが。。。。

事務経験者から、、、

マイナンバーを記載しなくても届け出は可能です。。。受付もしてくれます。

社会保険資格取得日においては、
雇用保険被保険者証（資格喪失確認通知書など）で雇用保険の資格取得日が確認取れます。
また、現在在職中およびすべての退職者を含んだ一覧表の提出を依頼することもできます。
ハローワークで確認してください。（請求フォーマットが有ります）
資格取得届出漏れや喪失手続き漏れの確認ができます。

健康保険、厚生年金については、手元に届け出関係の決定通知書等がないのであれば、届出関係の再発行請求ができます。
ホームページから書類のダウンロードができますので、年金事務所に確認しながら手続きをしていただければと思います。
書類名「健康保険厚生年金適用関係通知書等再交付依頼」

マイナンバーの取扱には、重大な責任がのしかかってきます。誰でも簡単に徴収して利用して良いものではありません。また、マイナンバーの利用は制限されています。（税関係、社会保障関係、災害支援関係の３つのみ）
そのため、権限の無い従業員が勝手に動き回るのは危険です（情報漏えいには罰金刑も有りますので、、）
よって、上司等に確認され、どのように管理していくか、誰が確認し取り扱っていくか（事務取扱者など）を決めて、厳重に管理、取扱いできる環境づくりからが必要となります。。。

顧問税理士、顧問社労士、顧問弁護士などがいらっしゃるのであれば、そちらに確認していただくことでわかることも有りますし、指導管理もしてくれるでしょう。
契約状況を確認してみてください。

有難うございました。
社内に確認できる責任者がおらず、、大変助かりました！

有難うございました。
社内に確認できる責任者がおらず、、大変助かりました！