慶弔情報として利用の個人情報

kerry様へ

お疲れ様です。

未回答の中で自分でも足しになればと思い参考程度にお書きします。
弊社では、毎年４月１日付けで親族調書を提出して頂いてます。毎年なので文句もありますが。
　あまり変化のない家庭は良いのですが、扶養家族で変動があった場合特に年末調整時に困ります。
　「４月から高校卒業して就職してました～」って事が時々あります。

まぁ扶養家族じゃなきゃあまり影響は無いんですけど。

で、話しを戻しまして親族調書も扶養家族→同居家族→頼りとなる者から順に記載してもらってますが、本人の意思に任せています、そこに書いてないからって別に何もないです。
ただ、慶弔事に根掘り葉掘り聞くだけです。「そんな家族いないじゃないか～って。」

　なので【慶弔の範囲内】位は記載して頂ける様に、定期的に親族調書のようなものを提出して頂くのはどうでしょうか？

弊社での親族調書の項目は
・氏名・フリガナ・生年月日・職業・住所・連絡先。です、コレがイイのか分かりませんが…。
　勿論、個人情報云々ありますので情報管理は充分に気を付けて下さい。
ではでは、失礼します。

早速のご回答ありがとうございます。

親族調書等を社員に書いてもらうことは、問題ないのですね。
さっそく提案してみます。
ありがとうございました。

kerry様

おはようございます。当社の場合、家族調査+個人情報取得・利用同意書をとっています。
家族関係（家族調査/家族異動届/結婚届/出生届）
①個人情報の範囲
氏名、生年月日、現住所、三親等以内の親族
②利用目的
雇用保険、社会保険の手続きで必要なため。
慶弔休暇、祝い金、香典等で就業規則の規定にそった手続きをするため。

2.保存期間
在職中。ただし、法律で保存が義務つけられているものは法律に従う。

【事業者】
遵守事項を守り個人情報を、責任をもって管理保管いたします。
　会社住所・会社名・代表社名

同意書にサインをしてもらい、書類に記入をお願いいたしています。

口頭だと、聞いた、聞いてないの話になったりするのを防ぐ為です。

kinako様

返信が遅くなり申し訳ございません。
個人情報の範囲など大変参考になりました。
ありがとうございました。