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コラムの泉

総務の仕事はどこまで?(1)

総務の仕事はどこまで?(1)

管理部門の中でも特に守備範囲の広い「総務
会社の規模や特徴によって、その業務はさまざまです。
今回は、一般的な総務の役割について御説明します。

======総務の仕事と役割をわかりやすく======
【管理部門とは】
総務
・法務
人事
・経理
・財務
・情報システム
企業によって差はありますが、一般には等の部門をまとめて管理部門とし、
規模が大きくなれば「管理本部」を設置する企業もあります。
管理部門は営業系の人員から「稼いでこない部門」と思われることが多いのですが、
実際の管理部門の苦労をぜひ全社に理解してほしいものです。

また、上記の部門の中でもそれぞれ細分化した分野があります。
例えば人事部>人事制度、新卒採用、中途採用、グローバル人事労務管理、衛生管理、研修、etc.
人事以外に管理部門の中でも守備範囲が広く、カテゴライズできない業務の窓口になるのが総務部門です。

総務の役割】
総務の仕事は企業の規模や人員によって総務の役割は大きく変わっていきます。
詳細はそれぞれとして、おおよそ下記のような役割を担っているのが総務です。
1. 社内外向けの文書管理
2. 施設管理
3. 消耗品、事務機器や車両の管理
4. 会社行事の運営
5. 印章の作成と管理
6. 受付、慶弔対応
7. 社内規程の整備
8. 契約(書)の管理
9. 株主総会取締役会などの会議運営
10. 議事録作成と備置

企業によっては、上記の役割に加えて経理や採用などの業務も
一人で担当することも珍しくありません。

総務の仕事の特徴】
①年間業務がある
②突然に生まれる業務が多い
③行政機関の手続き等、期限が決まった業務がある
④意外な法規制(例えば著作権)が関連する業務も多い


======突然に未知の業務 何を誰に相談すればいいか======

「顧客からの支払いが遅れている」
「社員の個人番号(マイナンバー)を書類に記入しなくては」
「新しいブランド名称が第三者の権利を侵害?!」

警告や通知書がいきなり会社に届く、同業者に注意される、
いろいろな発端はありますが、
要するに、困ったときに「何を誰に相談するか」が正しく判断できれば
だいたいは乗り越えられるものです。
官公庁に出す書類ならば、その官公庁に尋ねる、
税ならば税理士
訴訟ならば弁護士に
相談先を間違えず、正しい相談先をみつけましょう。

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※当事務所は、企業経験をもとした企業法務
<社内規程・契約・リーガルリスクの洗い出し・株主総会定款作成・外国人の採用ルールetc.>サービスを承っています。
アドバイスを言って去っていくコンサルティングとは異なり、
現実的に、帳票等も一式にし、やり過ぎないサービスを提供しています。
https://www.office-ek.com/service01/

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電子化の進んだ2020年現在でも重要な「会社のハンコ」
次回は印章管理について書く予定です。

KAJIYA Legal Service Office
行政書士かじや法務事務所
http://www.office-ek.com

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