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総務の仕事(3)総務も在宅勤務できる?感染予防のテレワーク

総務の仕事(3)総務も在宅勤務できる? 感染予防のテレワーク

新型コロナウイルスの拡大がとまりません。
本日は 「総務(管理部門)も在宅勤務できる?」 について、
今回の非常事態にかぎった例として、総務と、労務管理兼任を想定して
コラムを書きます。

当事務所のコラムでコロナウイルスと事業継続計画について書いています。
 ↓
https://www.office-ek.com/topics/

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「在宅勤務」とはテレワークの中の1つの形態です。
本来は、就業規則労働条件通知書テレワークに関する規定や記載があり、
テレワークの間の労働時間の取り扱い、セキュリティ整備など、
さまざまな準備を要するものです。

しかし
2020年2月のいま
コロナウイルスによる非常事態です。

======総務労務 在宅勤務できる仕事は======
総務労務の仕事のうち、在宅勤務の可能性のあるものは、
ITを利用して行うことができる仕事でしょう。
他には“郵便で提出書類を送る”ということも意外に便利です。
※在宅でICT利用による仕事をするには、パソコン等のデバイス、通信回線、
IDとパスによるアクセス権限、などの基本的なものは必須です。

【オンラインでできる行政手続き】
現在の主な電子申請は次のとおりです。
登記登記供託オンライン申請
国税:電子申告・納税システム(e-Tax)
社会保険労働保険
 社会保険労働保険関係手続、概算・増加概算・確定保険料申告書の提出
●自動車登録:自動車の新車新規登録等手続 etc.

社会保険手続きについて、資本金1億円以上の法人などは
本年4月から電子申請が義務付けられます。

上記から考えると、今回、緊急で在宅勤務が発生しても
総務労務の仕事のうち、社会保険関連、税申告、登記申請は
オンラインで可能そうです。
社内の業務で、書類作成、データとりまとめも元の資料があれば可能でしょう。

======在宅では難しい総務労務の仕事======

1.事業所施設(建物や室)の管理
 ・・・防犯、防災
 ・・・新入社員のためのデスクなどの設置

2.紙資料が必要な仕事
 → 今後はペーパーレスをめざす
 → 順番に出社するならばスキャンまたは撮影してデータ化して送る

3.会社の代表電話への対応
 → 転送サービスを利用

4.郵便物の受取り
 → 局留め、転送サービスなどを利用

5.慶弔対応
 ・・・不祝儀の場合、花・香奠・電報はICT及び郵便で手配することが
  可能だが、参列が必要なときもある。

======非常時の取り組み======

【非常事態の応急対応】
1. 打合せ、会議 → web会議
 このようなときこそ、情報共有やモチベーション持続のために
 web上で顔を合わせて打合せをすることが重要です。

2. 人数分のノートパソコンが無い → 社員本人の機器を利用してもらう(BYOD)
セキュリティや回線費用などの課題はありますが、非常事態の工夫です。

3. 会社行事など → これはweb会議で、延期や中止を検討します。
  決定は速やかに社内外の関係者に通知。
  社内はグループウェアがある企業がほとんどですが、
  対社外については失礼の無いように、そして確実に通知します。

4. どうしても出社する部員が必要 → 時差出勤しましょう。
 今回のような感染症では、満員電車での感染リスクは高いものです。
 また、情報共有を徹底しておき、出勤した部員が紙書類をスキャンする、
 データを部員が使えるクラウドにあげておく、などの工夫をしましょう。

======今後のために、最低でも整備しておきたいこと======

今後のために、そして全社のために整備しておきたいことが
自然とわかってきます。
1. 可能なかぎりペーパーレス化
2. 必要な数のデバイスをそろえる
3. リモートデスクトップなど整備
4. 時間をかけて正しく整備するならば
  ┗ 就業規則
  ┗ テレワークに関する具体的な規程
5. 必ず予行演習をしておく

製造現場、医療従事者、店舗スタッフなどの職種はテレワークは難しい職です。
この状況で、いかに社員の身をまもり、会社を継続するか、
総務テレワークにかぎらず情報収集していきましょう。
(参考)
総務省 テレワークのための各種ガイドブック
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/furusato-telework/guidebook/index.html

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※当事務所は、企業経験をもとにした企業法務
<社内規程・契約・リーガルリスクの洗い出し・株主総会
定款作成・外国人の採用ルールetc.>サービスを承っています。
アドバイスを言って去っていくコンサルティングとは異なり、
現実的に、帳票等も一式で、やり過ぎないサービスを提供しています。
https://www.office-ek.com/service01/

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KAJIYA Legal Service Office
行政書士かじや法務事務所
http://www.office-ek.com

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