メンタルヘルスでの休職者

こんにちは。

就業規則で休職制度を設けていらっしゃるようですが、休職期間を満了しても復職できない場合の規程はしていないのでしょうか？
制度を設ける以上、当然想定しておかなければならないことです。
最悪でも、休職の申し出又は命令があった時点で、
◎復職できずに休職期間を満了した時はどうなるのか
◎ご本人が復職を希望していても、会社が対応できないため、復職を認められない時もあること（＝復職の可否は本人の意思ではなく、会社が決定する）
を説明しておく必要があります。

私の勤め先では、
「休職期間を満了しても休職事由が消滅せず、就業が困難なとき又は復職できないときは、休職期間満了をもって退職とする。」
と規程しています。
解雇ではなく退職なので、解雇予告手当は無関係です。

また、就業規則にはざっくりとしたことしか書いていないため、無用のトラブルを防止する観点から、
「その他、休職を命じられたときの処遇は、文書により個別に通知する。」
という就業規則の条文に則り、本人から休職の申し出があった時点で、休職中の待遇等を明記した「休職命令書」を発行し、本人と会社で１部ずつ保管しています。
命令書の内容には、復職を認める条件も明記しています。
心身の状態が休職前と遜色なく勤務できる状態あるいはそれに等しい状態まで回復していることが主治医によって証明されることが条件です。
ただし、単に復職可能と書かれた診断書で不十分なので、「復職可能チェックリスト」という独自様式を作成し、それを主治医に記載してもらった上で、本人を通じてではなく、会社に直接返送してもらい、その内容を考慮したうえで会社が復職の可否を判断するようにしています。（記載にあたって、患者本人の意思・希望を反映することなく、診断に基づく事実を記載してもらうことは注意書きとして明記しています。）
一定の要件を満たせば復職できるという場合は、当該措置が必要な期間の長さや、その措置を勤め先が講じられるか否か、復職によって傷病が悪化する可能性の有無などを総合的に判断して決定します。
休職期間を満了しても復職できないときは自己都合退職となることも明記されていて、最後にそれらを了承の上で休職することを本人が承諾した証として、記名捺印をもらっています。
まずは、就業規則にどのように規定しているかを確認してください。

それと、休職中は無給なのでしょうか？
だとしたら、休職中の健康保険・年金保険料や、住民税等の支払い方法（会社が立て替えておき、復職時に一括で支払ってもらうのか？毎月一定の期日までに振り込んでもらうのか？など）は取り決めていらっしゃいますか？
もし決めていないなら、こちらもきちんと文書を交わしておいたほうがいいと思います。
口頭での取り決めの場合は、トラブルが生じた時に証拠となるものがないために水掛け論になりますから、必ず文書で、記載した年月日と互いの記名捺印がされたものを取り交わす方法を取ってください。

ご参考になる点があれば幸いです。

まゆり　様

早速のご返信ありがとうございます。
幾つか説明不足があり申し訳ないです。

①復職できずに休職期間満了した場合の規定

当然ながら退職と明記されております。本人にも説明済です。

②復職の可否は会社が決める

こちらも明記されております。システムとしても本人に説明済です。

③休職の通知に関して

休職辞令を発行しています。ただし復職要件等はそこに明記してありません。

④休職中の給与関係

こちらも規定に明記されているので問題ありません。

ただ、
＞後にそれらを了承の上で休職することを本人が承諾した証として、記名捺印をもらっています。

これはなかったです。説明は口頭でしてありますが、そこまででした。これはしておいた方が良さそうですね。

復職までのプロセスとしては、

復職意欲が涌いてきたら、毎日の生活リズムを記載する独自のチェックシートを記載してもらう
↓
ある程度リズムが整っていることを会社で確認した後に、主治医（本人が選んで通っているクリニック）に診断書を提出してもらう、診断書は会社様式
↓
それを元に会社の契約指定医（心療内科専門医）に面談してもらい、復職の可否を判断してもらう
↓
3ヶ月を目処に短時間勤務等リハビリ出勤

というような流れです。

ここまでしてあれば、休職期間満了後に本人が不服申し立てをした際問題にはなりませんでしょうか？

再び失礼します。

「本人は問題なく働けると言っているのに、会社が復職を認めてくれなかった」というケースをご心配されているのでしょうか？
であれば、復職の可否は医師に判断をゆだねるのではなく、医師の診断に基づき「会社が」決めるということが大切だと思います。
恐らく、会社の契約指定医とのことであまり心配されていないのだと思うのですが、例えば、医師の言っている「通常通り」と、会社の求める「通常通り」が食い違う可能性があります。
この場合、医師に判断を委ねてしまうと、医師の考える「通常通り」が判断基準となってしまいます。
ですので、会社が考える「通常通り」がどの程度なのか、リハビリ出勤として考えている中身はどのようなものなのかを、医師に具体的に事前に説明しておいたほうがいいです。
そうすれば、医師がご本人と面談される際の質問事項もより具体的なものになるはずです。

それから、医師との面談時には、ご本人の了解を得て、その方の上司にも同席してもらったほうがよいのでは？
と、いいますのも、ご本人は復職を前提としてその場に臨んでいるわけですから、恐らく難しいこともできるというでしょう。
その時に、身近でその方の仕事を見ている方が、
「休職前、こんなことがあったのですが、大丈夫でしょうか？」
「本人にこういうことをさせたいと思っているのですが、問題ないでしょうか？」
など、ご本人について心配に感じたこと、実際に勤務するにあたっての懸念事項を医師に尋ねるなどして進めたほうが、よりご本人に合った復職プランが立てられてよいのではないかと思うのです。

不服申し立て自体は、どんなに会社が尽力しても、発生する可能性をゼロにはできません。
大切なのは、万が一そういった事態になった時に、会社がきちんと説明できるかどうかです。
言い方は悪いですが、証拠集めですよね。
会社としては、ご本人に復職してもらうためにここまでの措置を講じました。
しかし、残念ながら、医師の診断結果やリハビリ中の勤務状況などを総合的に判断した結果、ご本人の回復具合がそこまでに至っていないという結論に達し、会社としては復職可能とは認められなかったので、退職していただくことになりました。
という筋書きが、誰が見てもきちんと成り立っている状態であれば、心配はないのでは？

ご質問文を拝見しますと、チェックシートの記載⇒診断書提出⇒面談⇒リハビリ出勤というように段階を踏んでいらっしゃいますし、心配はいらないように感じます。
あとは、実際の細かなこと（先に書き込みました面談時の上司の同席ですとか、医師に対してリハビリ出勤の具体的な内容の事前説明をするなどのことです）でしょう。

それから、リハビリ出勤時にも、その間の処遇をきちんと文書で交わしたほうがいいですよ。（記載された年月日と双方の記名捺印もお忘れなく）
その時には、リハビリ出勤を終えても通常勤務ができない場合のことも明記しておいたほうがいいです。
◎更に同程度のリハビリ出勤をさせるのか？
だとしたら期間はどのくらいか。
再度のリハビリ出勤を経ても通常勤務ができない時はどうするのか？
◎通常勤務に戻った後、どの程度経過観察をするのか？
たとえば、通常勤務に戻った後半年以内に再度休職を要する状態になった時はどうするのか？
というようなことは、事前に決めておいたほうがいいと思います。

思います、ばかりで申し訳ありません。
ご参考になる点がありましたら幸いです。

まゆり　様

ご丁寧な回答、ありがとうございました。

＞不服申し立て自体は、どんなに会社が尽力しても、発生する可能性をゼロにはできません。

確かにその通りですね。

最近流行の「新型うつ」傾向が見られる若い社員で、お金の執着が強い（奨学金返済）ため、少しナーバスになっているのかもしれません。
復職意欲もあると言うものの、実際には全くそういう動きもないですし。

ありがとうございました。参考になりました。