通勤定期の返金

会社都合の異動なのですから、会社が負担すべき筋合いのものです。従業員に負担させるいわれはまったくありません。従業員の不満は当然です。民法も会社の移転にさいして、増加額（差額）となるのは会社負担としています。

従来の措置が通るのは、従業員都合の転居でしょう。うちはそれでも会社が負担してますが。

（弁済の費用）
第４８５条 　弁済の費用について別段の意思表示がないときは、その費用は、債務者の負担とする。ただし、債権者が住所の移転その他の行為によって弁済の費用を増加させたときは、その増加額は、債権者の負担とする。

うちの会社のやり方は
もし異動になって、全然違う経路になった場合
一回解約して、次の6か月定期の支給に合うように、1か月ごと3か月等を組み合わせて支給しています。

もし解約金で定期が購入できない場合には、差額を支給
あまる場合には、返金してもらっています。

払戻額を調べたりするのは、払戻日等いろいろ面倒なことがおおいので
従業員にやってもらい、定期を解約した証明書をもってきてもらうことにしています。
そのほうが事務作業は少しはへるとおもいますよ。

しかも提示されている払戻の金額式はJRなどの払い戻し計算式とちがいますので
実際解約してもらって、買い直し、差額支給が一番問題ないと思います。

ご検討ください

はじめまして。

120人規模の企業で人事総務をしております。

通勤定期券の取扱いについてですが、ご質問、及び回答を見ましたが処理方法について

抜け落ちがある様でしたのでコメントいたします。


異動等による勤務場所の変更に伴う定期券の処理については
①解約
②区間変更

の2種類があります。

解約に関しては未使用分について月単位での返金になります。

それに対して区間変更は以下の手順で処理されます。

定期代を1ヶ月30日として購入単位で割り1日単位の金額を計算する。(端数は切り上げ)
1旬(10日)単位の金額を計算する。
使用日数を10日で割り、使用旬数を計算する。(端数は切り上げ)
使用日数と1旬単位の金額を掛けて使用金額を計算する。
6ヶ月定期代から使用定期代と払戻手数料(220円)を引いて、払戻金額を計算する。

従って返ってくる金額は当然差が出ます。

鉄道に詳しい方はご存知だと思いますが知らない方だと損していることもあります。
また、窓口の係員が気を利かせて区間変更できますよと言ってくれるケースもあり
これにより差が出ることになります。


当社では通勤定期の取り扱いに関しては変更事由発生日付で上記の処理を行いますが
解約は退職時、区間変更は勤務場所変更時に給与上で計算しその金額を清算しています。

窓口と同じ計算をするので差が発生したりすることはこれまで1度もありません。

退職時には退職日付で窓口清算する様指導しているので解約時にも差が出ることはありません。

基本は鉄道会社の窓口で清算する計算式を適用すること、計算式を規定内に記載しオープンにすること、この2点をすれば社員の不満は出ないと思います。

参考にしていただければと思います。