契約書を保管する期間について

> 教えてください。
>
> 法人・個人間の業務の契約書を保管する期間というのは決まっているのでしょうか？
> 契約解除になった先の契約書がたくさんあるのですが、処分して良いものかどうかわかりません。
>
> ご回答よろしくお願い致します。

ＣＯＤＥさん、こんにちは。

基本的には、決まりはないと思いました。
しかし、契約終了後にその履行について、問題となることがあります。

また、契約の秘密保持条項は、契約終了後も無期限に有効なものもありますので、破棄する際は確認をした方が良いです。

契約書の全条項が完全に無効になってから、
数年間は保管することをお勧めします。
（もちろん一部でも有効であれば保管したほうが良いです）

この際、運用ルールを作った方が良いと思います。

簡単ですが、参考まで。

> > 教えてください。
> >
> > 法人・個人間の業務の契約書を保管する期間というのは決まっているのでしょうか？
> > 契約解除になった先の契約書がたくさんあるのですが、処分して良いものかどうかわかりません。
> >
> > ご回答よろしくお願い致します。
>
> ＣＯＤＥさん、こんにちは。
>
> 基本的には、決まりはないと思いました。
> しかし、契約終了後にその履行について、問題となることがあります。
>
> また、契約の秘密保持条項は、契約終了後も無期限に有効なものもありますので、破棄する際は確認をした方が良いです。
>
> 契約書の全条項が完全に無効になってから、
> 数年間は保管することをお勧めします。
> （もちろん一部でも有効であれば保管したほうが良いです）
>
> この際、運用ルールを作った方が良いと思います。
>
> 簡単ですが、参考まで。




しろてんさんへ。


早速のご回答ありがとうございました。

契約条項によって無期限になるものもあるなんて全く知りませんでしたし、考えてもみませんでした！

運用ルールの作成についてのアドバイスもありがとうございました。
上司に相談しようと思います。

> > > 教えてください。
> > >
> > > 法人・個人間の業務の契約書を保管する期間というのは決まっているのでしょうか？
> > > 契約解除になった先の契約書がたくさんあるのですが、処分して良いものかどうかわかりません。
> > >
> > > ご回答よろしくお願い致します。
> >
> > ＣＯＤＥさん、こんにちは。
> >
> > 基本的には、決まりはないと思いました。
> > しかし、契約終了後にその履行について、問題となることがあります。
> >
> > また、契約の秘密保持条項は、契約終了後も無期限に有効なものもありますので、破棄する際は確認をした方が良いです。
> >
> > 契約書の全条項が完全に無効になってから、
> > 数年間は保管することをお勧めします。
> > （もちろん一部でも有効であれば保管したほうが良いです）
> >
> > この際、運用ルールを作った方が良いと思います。
> >
> > 簡単ですが、参考まで。
>
>
>
>
> しろてんさんへ。
>
>
> 早速のご回答ありがとうございました。
>
> 契約条項によって無期限になるものもあるなんて全く知りませんでしたし、考えてもみませんでした！
>
> 運用ルールの作成についてのアドバイスもありがとうございました。
> 上司に相談しようと思います。



追加の質問です。

『運用ルール』は、総務部が決めても良いのでしょうか？
それとも、もっと上の組織（役員など）が決めることでしょうか？

ご回答よろしくお願い致します。

ＣＯＤＥさん、こんにちは。

> 『運用ルール』は、総務部が決めても良いのでしょうか？
> それとも、もっと上の組織（役員など）が決めることでしょうか？

廃棄ルールは、文書取扱規程の中で記述されるべき事項です。
廃棄する判断の責任を考えると
代表取締役か取締役会の決裁が良いと思います。
（総務部で決定しちゃうと、後で万一訴訟になったときに社内で問題になりそうですね）

永久保管というものありですけどね^^;。

参考まで

PS
ヨット さんへ
横レスありがとうございます。
債権時効のことをすっかり忘れていました。

> > > > 教えてください。
> > > >
> > > > 法人・個人間の業務の契約書を保管する期間というのは決まっているのでしょうか？
> > > > 契約解除になった先の契約書がたくさんあるのですが、処分して良いものかどうかわかりません。
> > > >
横スレ・横レス失礼します
確かに決まりはありませんが
保管期間の一つの目安としては、一般債権の消滅時効期間10年を基本に考えるのが安全です。
もちろん債権のからまない契約や契約終了後に絶対に問題
が発生しない場合は別です。
契約期間が満了したり、取引が終了したからといって、すぐに契約書類を破棄はしないほうが良いです。
通常の契約に基づく履行義務は一般的な債権として消滅時効が10年になりますので、万が一のことを考えれば、一般論として契約書は10年間は保管するのがベストです

> ＣＯＤＥさん、こんにちは。
>
> > 『運用ルール』は、総務部が決めても良いのでしょうか？
> > それとも、もっと上の組織（役員など）が決めることでしょうか？
>
> 廃棄ルールは、文書取扱規程の中で記述されるべき事項です。
> 廃棄する判断の責任を考えると
> 代表取締役か取締役会の決裁が良いと思います。
> （総務部で決定しちゃうと、後で万一訴訟になったときに社内で問題になりそうですね）
>
> 永久保管というものありですけどね^^;。
>
> 参考まで
>
> PS
> ヨット さんへ
> 横レスありがとうございます。
> 債権時効のことをすっかり忘れていました。


ヨットさん、ご回答ありがとうございました。
しろてんさん、再度のご回答ありがとうございました。

社内規定を確認しましたが、契約書に関する記述は、印紙貼付に関するものだけでした。
新たに、契約書保管についても作成した方が良いと言うことでしょうか。

また、当社には、社内規定を作成・管理する委員会を設けています。（そんなに大げさな組織という訳ではありません、係みたいなものです。）
最終承認は代表取締役が行うと思いますが、社内規定の作成をする場合、その委員会に依頼をします。
問題はないでしょうか？

ちなみに、10年というのは、契約解除になってから10年ということでよいでしょうか？

何度も申し訳ありません。
ご回答よろしくお願い致します。

ＣＯＤＥさん、こんにちは。

> 新たに、契約書保管についても作成した方が良いと言うことでしょうか。

作成したほうが良いです。
また、契約締結の記述（承認者等）がなければ、それも書いたほうが良いです。
（普通は稟議規定で記述しているはずです）


> 最終承認は代表取締役が行うと思いますが、社内規定の作成をする場合、その委員会に依頼をします。

問題はないですよ。
これに限らず、承認者が適切な人であれば、立案は誰がやっても良いです。

> ちなみに、10年というのは、契約解除になってから10年ということでよいでしょうか？

契約解除だけでなく、契約終了というケースもあります。
解除、終了等によりその契約の有効期限が切れてから、～年と言う書き方にしないと、
継続契約のケースに困りますよ。
（期限を規定するのは、訴訟リスク等への対策ですから、
契約終了時からカウントします。）

また、秘密保持などで、契約終了後も一部が継続する場合は、
保管しておいたほうが良いので、その旨も規定に記載したほうが良いです。

簡単ですが、回答まで。

社内規定に記載する内容を、まとめてみました。

①契約締結に関するもの（承認者等）
　　⇒これには他にどんなものがあるのでしょうか？
　　　「契約書作成の条件」などでしょうか？

②契約解除・契約終了後の契約書保管期間

③秘密保持などで契約終了後も一部契約が継続する場合の
　保管方法・期間

その他ありましたらご指導ください。

なお、①に関して、双方どちらかの社名・代表者が変更になった場合は、新たに契約書を作成する必要はないのでしょうか？
現在社内には、「最低、社名と契約金額が変更になった時は契約書を再作成」と告知しています。

また、以前は随分といい加減で、長年の継続契約の顧客との契約書がないところも結構ありそうです。
このような場合は、契約日が最近の日付でもいいから、現在の契約内容で契約書を作成しておいた方が良いですよね？

スポット契約の場合は、契約書がない場合も多々あるのですが、これも問題でしょうか？

また色々と質問して申し訳ありませんが、
ご回答よろしくお願い致します。

ＣＯＤＥ　Ｍさん、こんにちは。

インラインにて回答します。

> ①契約締結に関するもの（承認者等）
> 　　⇒これには他にどんなものがあるのでしょうか？

承認者（＝決裁者）
手続きの方法（リーガルチェックなど）
締結後の保管方法
などです。

> ②契約解除・契約終了後の契約書保管期間

契約終了後の処理についても記載するほうがよいでしょう。
（処理の記述がないと事実上無期限になります）

> ③秘密保持などで契約終了後も一部契約が継続する場合の
> 　保管方法・期間

これは②の但し書き程度になるはずです。

> なお、①に関して、双方どちらかの社名・代表者が変更になった場合は、新たに契約書を作成する必要はないのでしょうか？

社名、代表者、住所の変更であれば（契約の主体が変わっていないので）契約書を変更する必要はありません。

ただし、会社合併等により契約者と存続会社が違う場合は必要となります。
ちなみに、契約変更（金額、期間、内容）になるときは覚書で処理するのが一般的です。

> また、以前は随分といい加減で、長年の継続契約の顧客との契約書がないところも結構ありそうです。
> このような場合は、契約日が最近の日付でもいいから、現在の契約内容で契約書を作成しておいた方が良いですよね？

古い顧客で、契約書を紛失している場合は、相手方にもう１通あるので、そのコピーをもらうほうがよいです。
また、そもそも契約書を締結していない場合は、再締結したほうがよいです。

> スポット契約の場合は、契約書がない場合も多々あるのですが、これも問題でしょうか？

口頭でも契約は成立しますが、トラブル防止のためにも契約書を締結することを押し示します。

契約書に明記し、可視化することで、契約範囲を明確にし、トラブルを防止すると言うのが、大きな目的のひとつです。



ご参考まで。

> ＣＯＤＥ　Ｍさん、こんにちは。
>
> インラインにて回答します。
>
> > ①契約締結に関するもの（承認者等）
> > 　　⇒これには他にどんなものがあるのでしょうか？
>
> 承認者（＝決裁者）
> 手続きの方法（リーガルチェックなど）
> 締結後の保管方法
> などです。
>
> > ②契約解除・契約終了後の契約書保管期間
>
> 契約終了後の処理についても記載するほうがよいでしょう。
> （処理の記述がないと事実上無期限になります）
>
> > ③秘密保持などで契約終了後も一部契約が継続する場合の
> > 　保管方法・期間
>
> これは②の但し書き程度になるはずです。
>
> > なお、①に関して、双方どちらかの社名・代表者が変更になった場合は、新たに契約書を作成する必要はないのでしょうか？
>
> 社名、代表者、住所の変更であれば（契約の主体が変わっていないので）契約書を変更する必要はありません。
>
> ただし、会社合併等により契約者と存続会社が違う場合は必要となります。
> ちなみに、契約変更（金額、期間、内容）になるときは覚書で処理するのが一般的です。
>
> > また、以前は随分といい加減で、長年の継続契約の顧客との契約書がないところも結構ありそうです。
> > このような場合は、契約日が最近の日付でもいいから、現在の契約内容で契約書を作成しておいた方が良いですよね？
>
> 古い顧客で、契約書を紛失している場合は、相手方にもう１通あるので、そのコピーをもらうほうがよいです。
> また、そもそも契約書を締結していない場合は、再締結したほうがよいです。
>
> > スポット契約の場合は、契約書がない場合も多々あるのですが、これも問題でしょうか？
>
> 口頭でも契約は成立しますが、トラブル防止のためにも契約書を締結することを押し示します。
>
> 契約書に明記し、可視化することで、契約範囲を明確にし、トラブルを防止すると言うのが、大きな目的のひとつです。
>
>
>
> ご参考まで。


しろてんさんへ。


いつもご回答ありがとうございます。
とても参考になります。

契約書の締結については、現在は口酸っぱく（担当者に嫌がられながら？）言っていますので、どんなに時間がかかろうとも作成していますが、中にはスポット契約で、時々口頭受注のままの場合もあります。
また、長年おつきあいのある顧客との契約書は、おそらく作成すらしていないケースがほとんどです。
一応、契約書がないとわかった顧客の担当者には報告はしています。

契約内容が変更になった時には、覚書で処理することは知りませんでした。契約内容が変更になるたびに契約書を作成するのが、担当者にとってはとても負担のようで、悩んでいた問題でした。検討してみます。

ありがとうございました。