不採用者への電話連絡は違法？

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tu-ru-ru様

こんにちは。

すべては、書面により通知していないことに原因があるように思います。
電話連絡は違法ではありませんが、後からトラブルが発生した場合に備えて、記録の残る文書で通知するのが望ましいです。

文書がないのを良いことに言いがかりをつけられるのが、最も警戒すべき事例ですが、そのような悪意によるものでなくても、単なる思い違い、記憶違いが起こる可能性もあります。
それらを防ぐ意味からも、文書通知が有効です。

また、採用の場合のみ通知し、不採用時には通知しないやり方も適切とはいえません。
どちらの場合でも通知すべきです。
（連絡が来なければ不採用と考えて良いとの意図でしょうが、採用したい方に連絡がとれないような万一の場合も考えなければなりません。　連絡担当者が急病になった、忘れていた等、様々なリスクが考えられます。　何らかの連絡が来る＝それが会社の意思、連絡が来ない＝何かのトラブルのため連絡が届いていない、とわかる仕組みにすべきでしょう）

履歴書不返却、個人情報の扱いについても、文書で明記していれば、ある程度のトラブルは回避できます。
「応募書類は返却致しませんので、ご了承ください」
「お預かりした個人情報は、募集・応募についての管理・分析についてのみ使用し、他の目的には一切転用致しません」
等の文言があるだけで、企業への信頼感が増します。

以上、参考になれば幸いです。

> > 『不採用者』から履歴書を受け取ったのは面接の日（１日目とします）です。
> > 履歴書は返却しない事と採用時のみ明日（２日目）電話連絡ということを伝えました。
> >
> > 結果、その場は不採用となりましたが…別で採用した方が勤務３日目で連絡が取れなくなりました。（７日目）
> >
> > その為、勝手な都合・ムシがイイ話だとは重々承知の上で…人員に空きが出た事を伝え勝手な言い分を詫び、もし良ければ働いて頂けないかと『不採用者』に相談の電話連絡をしました。（７日目）
> >
> > その場では、他が決まったのでという事でありがとうございました・失礼しましたと電話を終えたのですが…その３０分後、『不採用者の同居人』から電話があり
> > なんでまだ履歴書持っとんねん・個人情報保護法知らんのか・説明せんかい・出るとこ出たろか・５分待ったるから今から家に履歴書持って来い…と終始繰り返し怒鳴りつけるお電話を頂きました。
> >
> > 個人事業（２年目）の人事担当を任されておりますが、恥ずかしながら個人情報保護法を理解しておらず…私の勉強不足と不快な思いをさせた事をただただ謝ることしか出来ませんでした。
> >
> > 電話は１０分後切られてしまい…すぐに最高責任者に連絡＆対応してもらい履歴書を家まで返しに行ったことで結果、お許しを頂けました。
> >
> > その後、履歴書の取り扱いについて少し調べ…不採用となり次第返却するのが一番望ましい事・一定期間の保存は特に違法ではない事は分かりました。
> >
> > しかし採用者が数日で辞めてしまう近年の現状と、何度も求人をかける余裕や余分に採用する余裕がない事から…１カ月は保管し、状況により再度雇用の相談をさせて頂けると有難いのです。
> >
> > 面接時に履歴書は１ヶ月間保管する・二次採用があると言っていれば問題ないのでしょうか？
> >
> > そして今後の参考に…今回のケースは違法だったのかドウかも、教えて頂けると幸いです。


良かったですね、そんな同居人がいる人を採用しなくて！（ご本人のことは何申し上げておりません）

採用行事は、相互に選択権があるなかで、一定数の人材を確保するのが目的ですから、一次採用では決まり切れない場合（内定辞退や繰り上げ採用）もありうる訳です。
内定取り消しが違法でないのはこれが理由です。

ただし、あんまり明確に説明すると、採用予定者の流出に歯止めが利かなくなり、いつまでたっても決まらなくなるので、説明の塩梅が難しい部分です。

個人情報に関しては、その都度返却するのが望ましいですが、補欠登録（表現は工夫していただく）の意向確認などはしておき、希望した人の連絡先は確保しておくのも手です。

tu-ru-ru さん、こんばんは。

･･･大変でしたねぇ。私からは蛇足とは思いますが、「個人情報保護法」関連でのコメントをさせていただきます。

よく「個人情報保護法」(まず、この略称がマズイ！！)の内容を良くご存じないのに、なんでもかんでも「個人情報保護法」が云々と仰る方がいます。この法の「適用対象となるのは個人情報データベース等に含まれる個人の数が5000以上の事業者である」、という事をまず理解する必要があります。

⇒http://www.secomtrust.net/infomeasure/taisakuml/column1.html

詳しい事は割愛しますが、なんでもかんでも法の適用になるわけではないのです(聞くところによると自治会の名簿やPTAの名簿もまともに作れないらしい。)。法の略称が一人歩きし、内容を理解していない方々が拡大解釈？をしているのが昨今の状況です。非常に憂うべき状況で、この法の略称を変えるべきであると常々私は思っています。

･･･そうはいっても個人情報の取り扱いに留意しなければならない事は一般的にも、また、雇用管理上、所属労働者の個人情報を取り扱う雇用主なども同じですね。
　個人情報保護法の規定を受けて、厚生労働省から「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」が公表されています。ご参照されては如何でしょうか？

･･･「雇用管理情報」というのは、
企業等が労働者等の雇用管理のために収集、保管、利用等する個人情報のこと。これには、パートタイマーや契約社員などの個人情報が含まれるほか、退職者や採用応募者の個人情報も対象となります。
例として、労働者等の氏名・生年月目・連絡先(住所・電話番号・メールアドレスなど〕、病歴、収入、家族関係、人事考課情報等のうち特定の労働者等が識別できるもの…などを言います。

･･･「雇用管理情報」の取り扱い関する留意点としては、大まかに書くと、
1.利用を特定する
2.本人の同意を得る
3.情報の安全管理の措置をとる
4.情報を取り扱う従業員を監督する
5.第三者へ提供するときの取り扱いに注意する
6.保有個人データの開示について決めておく
7.苦情を適切に処理する
･･･がポイントになります。

今回の事案を教訓にされていろいろお調べになるのも如何でしょうか？

以上、蛇足の上にダラダラとコメントしてしまい、スミマセン。

ご参考になれば幸いです。

お気遣いありがとぅござぃます。
本音は本当に面倒で大変な事になったと（汗）でも今回の事がなければ知らないままだったので、勉強になったと思っています。
法律が独り歩きする世の中とゆうことは、今回の『不採用者』のように個人情報に対して過敏な方が沢山いらっしゃるんですね。
うちでは5000以上ものデータはまず集まりませんが、今後も勉強させて頂きたいと思います。
厚生労働省のページ、頂いたご意見を参照・参考にさせて頂きます。
ご丁寧なコメント、大変ありがたく思っています。
本当にありがとぅござぃました！

お気遣いありがとぅござぃます。
採用してなくて、それだけで済んで良かった、勉強になったんだからと最高責任者からも同じように言って頂け…私も少し落ち着くことができました。

内定辞退や繰り上げ採用…そういえばそんな事も実際ありますし、違法ではないんですね。
提示や説明ができ、お互い理解や同意が出来ていれば問題なかったのかもしれません。
新たに空きが出た場合、連絡してもイイものか…今後は事前に確認したいと思います。

親身なご意見、ありがたく思っています。
本当にありがとぅござぃました！

言いがかりをつけられることがあるんですね…そんな世の中と、私の無知さが恐ろしいです（汗）
確かに、言った言わないは一番やっかいな問題だと思います。

うちでは不採用者と連絡を取るという発想はなく、全て面接の最後に口頭で確認するだけだったので…こちら側も相手側も安心できるように心掛けるシステムが必要なのだと感じました。

ご意見ありがたく頂戴し、さっそく文書の作成に取りかかりたいと思います。
本当にありがとぅござぃました！

まず、６ヶ月以内に５０００人の個人情報を取り扱っていなければ個人情報保護保護法の対象となる事業者には外としません。また個人情報保護法違反の対象となる前提として保有個人データ等に該当すること（データベース化している、ファイリングしている等）も必要です。
また個人情報取得後に違法であるとされるのは
・無断で第三者に提供すること
・同意なしに目的外で利用すること
などです。今回は違法でないと考えられますが、個人情報が流出してしまった場合には損害賠償が発生しますのでお気をつけ下さい。また、個人情報保護の名称しか知らず内容を知らないで因縁をつけてくる方もいますのでお気をつけ下さい。

お返事が大変遅くなり申し訳ありません。その節はご意見、誠にありがとうございました。
お名前そのまま、行政書士の方でしょうか…心強く思います。
改めて自店は『個人情報保護保護法の対象となる事業者』には該当しないと確信が持てました。
また、無断で第三者に提供したり目的外で利用する等の行為も行っておらず
今回のケースも違法ではなかったこと、とても安心できました。（流出には今後も気をつけます）
私も名称しか知らない者の一人なので（汗）因縁をつけられない為にも誤解を招かない為にも
自店に関わる範囲の法知識は持っていなければならなかったと反省しています。

このサイトの存在を７年間、忘れてしまっており
ご意見頂いたことにも気づかず、お返事も遅れ、大変失礼しました。
また機会がありましたら、ご指導よろしくお願い致します。