社員入社時の書類について

mimiken　さん
こんにちは

中途採用者の入社時には誓約書を提出してもらっています

あと入社前の応募（選考）時に以下のものを提出してもらっています
・履歴書（写真付き）
・住民票
・卒業証明書・成績証明書
・健康診断書

こんにちは。
私の勤め先は、以下のような感じです。

◎誓約書
就業規則並びに服務に関する諸規定に従い、誠実に勤務することから始まり、採用選考にあたって提出した書類の記載事項・答弁内容等に、事実との相違が判明した場合は、採用取消となっても異存ないこと、業務上で知り得た機密事項並びに会社に損害を与える事項は、在職・退職を問わず、一切漏洩しないことなど、ごく一般的な遵守事項が書いてあります。

◎身元保証書
・当社以外の事業所で一定の職業に従事し、独立の生計を営む成年者であること
・有事の際の連絡に応じることが可能な者であり、かつ、本人が連絡に応じない場合、本人の権利に属する金品等を代わりに授受し、本人が受け取るまでの間、誠実にこれを管理できる者
などの条件を付けて、２名届け出てもらっています。
届出の際は、保証人の方が自らの意思で引き受けた証として、この身元保証書に印鑑登録を行っている印鑑を捺印の上、印鑑証明（原本）を添付してもらっています。

◎通勤届及び経路図
ほぼ１００％マイカー通勤なものですから、併せて
・運転免許証のコピー（帯の色がわかるようカラーコピー）
・車検証のコピー
・任意保険証券のコピー
などについても提出してもらっています。
ちなみに任意保険は対人・対物無制限でないと、マイカー通勤の許可は出しません。
無許可でのマイカー通勤は、懲戒処分の対象です。

◎その他
・最終学歴の成績証明書及び卒業証明書
・資格証明書のコピー
・入社日前３ヶ月以内に行った健康診断書
・年金手帳
・（加入歴のある時のみ）雇用保険の被保険者番号がわかるもの
・（被扶養親族がいる場合のみ）扶養親族届
・住民票（原本）
・認印

ご参考になれば幸いです。

ふじやま様
ご教示を頂き、ありがとうございます。
これから社員採用時の書類の提出には参考させて頂きます。

まゆり様
詳しく説明して頂き、ありがとうございます。
これからの社員採用を参考させていただきたいですが、今まで採用した社員はこのような書類を提出していませんが、やはり、会社が把握ため、全員同じ書類を提出してもらった方がいいでしょうか？

再び失礼します。

既に入社されている方に対しても提出を要請したほうがいいものと、そうでないものがあると思いますが、何にせよ、まずは就業規則ありきです。

私が先の回答に書き込んだ書類については、全て就業規則に規定しています。
このような規定がない場合、まずは規定を設けることから始めたほうがいいですよ。
既存社員にも提出してもらうか否かを決めるのは、規定を設けてからの話です。
また、規定を設ける際、会社が不要と認めた書類は省略できるという但し書きもつけておいたほうがいいです。
そうしないと、会社でこれはこの人の場合必要ないな・・・という書類が含まれていても、一律に提出を要請しなければならなくなりますので。

ご参考になれば幸いです。

まゆり様
再度のご教示をありがとうございます。
とても勉強になります。
少人数の会社で、就業規則はありませんが、やはり作らないといろいろ困惑を感じます。
就業規則は簡単に作れるものではないと思って、やはり専門の人を頼んだ方がいいか、ずっと悩んでいます。できれば、経費をかからず作ればいいですが。ちなみに、こちらが建築設計事務所です、もし参考できるものがあれば、助かりますね、、業界が違って、内容は違いますね。

度々失礼します。

確かに、専門の社労士さんに依頼して、面談しながら進めると、最初は素晴らしいものができると思いますが、対価もそれなりにかかります。
それよりは、監督署で貰える雛形や、ＷＥＢで公開されている雛形をベースにして、法に抵触しない範囲で自社に副った内容に作り変えたほうが、手間はかかりますが、対価がかからずに作成できますし、その後のメンテナンス作業を考慮しても、お得です。

ここで注意が１点。
労働基準監督署もしくは労働局が作成しているモデル就業規則は、
「こう書いてあれば法律上問題ない」
というレベルの条文で構成されています。
更に、本来書かなくても良い項目についても
「労働者にとって有利になる」
ということで、わざわざ書いてあったりもします。
そっくりそのまま使うのではなく、必ず加除訂正を行ったほうがいいですよ。

また、単に作成しただけではだめで、何かしらの法改正があれば、その都度それに合った内容に訂正し、維持していかなければなりません。
その都度、組合あるいは労働者代表の意見聴取も必要です。
「一度立派なものができたから、それで終わり」ではないのです。
専門家に依頼した場合、作成まではやってくれますが、訂正事項については別料金になる場合が殆どです。

ちなみに私は、ほぼ独学で勤め先の就業規則の改訂案を作成した後、経営陣にお伺いを立て、労働者代表の意見を聞き、全社員に周知した後、所定の方法で労基署に届け出るところまでをしています。
改定案を作製するにあたり、ＷＥＢで法改正情報をチェックしたり、官公庁で資料を頂いてきたりするのは勿論ですが、外部のセミナー・講習会（無料のもの）に参加させてもらったりもしています。

ご参考になれば幸いです。

まゆり様
何度もご返答頂き、詳しく説明頂き、感謝の気持ちがいっぱいです。
10人未満の会社で、就業規則は労働基準監督署に提出しなくてもいいそうですので、モデル就業規則を基づいて、作成していきたいと思います、随時気になるところ、そして法改正により、内容訂正等、まゆり様のように頑張ります。
勉強機会（講習会）など、積極的に参加し、仕事を役に立つように知識を吸収して行きます。アドバイスをありがとうございます。
またの機会、宜しくお願いします。