Web給与明細の閲覧期間について

> Web給与明細の閲覧期間について質問があります。
>
> 弊社は今年度分を見られるようにしているのですが、従業員より「今年度＋過去2年分を閲覧できるようにしなければならないのでは？」と質問されました。
> 会社の自由な設定かと思っていたのですが、法的なルールがあるのでしょうか。
> また、給与の電子化をされている方の会社は現在どの程度の期間まで閲覧できているのでしょうか？世間知らずですみません。
> ご教示いただきたくよろしくお願いいたします。


こんにちは。
下記情報を見つけました。

☆給与明細は最低でも2年間、保管しておいた方が良いでしょう。

最低2年間保管するべき理由は？
「2年」という数字の根拠は、未払い賃金の請求権の時効を2年と定めている労働基準法に基づきます。万一、勤務先に未払いの給与や残業代があった場合、2年前までさかのぼって請求する際に、給与明細は重要な証拠になります。

ほかにも、（あってはならないことですが）年金の支給ミスが発覚した場合、社会保険料の支払い履歴を証明するために必要となることもあります。

上記が言われている２年の理由だと思います。
後はご判断ください。
とりあえず。

こんにちは。

給与明細については、法律上、保管しておかなければならない期間、というものはありません。

サーバの容量などで会社側で保管できる期間を決めることでよいかと思います。
ただ、訂正や修正をおこなう可能性のある期間は、いつでも閲覧できる方がよいかとは思いますが、会社側に必要があればいつでも再発行できる体制が整っているのであれば、また閲覧期間中にダウンロードや印字ができる体制が整っているのであれば、従業員が閲覧できる期間は月単位の短期間ということでもよいかと思います。

Web運用はしていませんが、紙ベースでもそうそう過去の給与明細が必要になることは乏しいです。



> Web給与明細の閲覧期間について質問があります。
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> 弊社は今年度分を見られるようにしているのですが、従業員より「今年度＋過去2年分を閲覧できるようにしなければならないのでは？」と質問されました。
> 会社の自由な設定かと思っていたのですが、法的なルールがあるのでしょうか。
> また、給与の電子化をされている方の会社は現在どの程度の期間まで閲覧できているのでしょうか？世間知らずですみません。
> ご教示いただきたくよろしくお願いいたします。

ton 様

ご返信ありがとうございます。
「2年」という数字の根拠は、未払い賃金の請求権の時効を2年と定めている労働基準法に基づくとのこと、ご教示ありがとうございます。
その基準と閲覧期間を同期するかは会議で話し合ってみます。
いつもありがとうございます。


> > Web給与明細の閲覧期間について質問があります。
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> > 弊社は今年度分を見られるようにしているのですが、従業員より「今年度＋過去2年分を閲覧できるようにしなければならないのでは？」と質問されました。
> > 会社の自由な設定かと思っていたのですが、法的なルールがあるのでしょうか。
> > また、給与の電子化をされている方の会社は現在どの程度の期間まで閲覧できているのでしょうか？世間知らずですみません。
> > ご教示いただきたくよろしくお願いいたします。
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> こんにちは。
> 下記情報を見つけました。
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> ☆給与明細は最低でも2年間、保管しておいた方が良いでしょう。
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> 最低2年間保管するべき理由は？
> 「2年」という数字の根拠は、未払い賃金の請求権の時効を2年と定めている労働基準法に基づきます。万一、勤務先に未払いの給与や残業代があった場合、2年前までさかのぼって請求する際に、給与明細は重要な証拠になります。
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> ほかにも、（あってはならないことですが）年金の支給ミスが発覚した場合、社会保険料の支払い履歴を証明するために必要となることもあります。
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> 上記が言われている２年の理由だと思います。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。

労働基準法１０７条、１０８条には”給与明細”とは記述されておりませんが、給与台帳や労働に関する重要な書類とあります。そこでは保存が３年とも記されております。
　給与台帳はご存知の通り、どちらが先に書かれるかは別として紐づくTONさんご回答のとおり重要な書類であります。
　そのものでの記述が無いから記載がないと言うのは何か釈然としないものを感じます。

ぴぃちん 様

ご連絡ありがとうございます。
明細のダウンロードや印刷もいつでも可能にしている環境ですが、ぴぃちん様のおっしゃる通り「 ただ、訂正や修正をおこなう可能性のある期間は、いつでも閲覧できる方がよいかとは思います」に同意です。
社内で協議しておきます。

いつもありがとうございます。

> こんにちは。
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> 給与明細については、法律上、保管しておかなければならない期間、というものはありません。
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> サーバの容量などで会社側で保管できる期間を決めることでよいかと思います。
> ただ、訂正や修正をおこなう可能性のある期間は、いつでも閲覧できる方がよいかとは思いますが、会社側に必要があればいつでも再発行できる体制が整っているのであれば、また閲覧期間中にダウンロードや印字ができる体制が整っているのであれば、従業員が閲覧できる期間は月単位の短期間ということでもよいかと思います。
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> Web運用はしていませんが、紙ベースでもそうそう過去の給与明細が必要になることは乏しいです。
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> > Web給与明細の閲覧期間について質問があります。
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> > 弊社は今年度分を見られるようにしているのですが、従業員より「今年度＋過去2年分を閲覧できるようにしなければならないのでは？」と質問されました。
> > 会社の自由な設定かと思っていたのですが、法的なルールがあるのでしょうか。
> > また、給与の電子化をされている方の会社は現在どの程度の期間まで閲覧できているのでしょうか？世間知らずですみません。
> > ご教示いただきたくよろしくお願いいたします。

お疲れさんです。

給与明細など含めて、「法定三帳簿」のことご理解になればお分かりになると思います。
結論から言ますと、賃金台帳は保存期間が定められており、従業員の賃金について最後に記載した日から起算して3年になります。

ただし、同じ法定三帳簿でも、労働者名簿は退職や解雇・死亡から3年、出勤簿などは最後の出勤日から3年となっており、それぞれ保存期間の起算日は別になっています。誤って、保存しておかなければならなかった賃金台帳を廃棄してしまわないためにも、賃金台帳を更新した日付を記載しておくとより安心でしょう。

念のため、ご専門のHp内には詳しく解説されていますよ。

バックオフィス基礎知識 人事労務の基礎知識 賃金台帳とは？書式や保存期間に注意点までまとめて解説
https://www.freee.co.jp/kb/kb-payroll/what-payroll-ledger-is/

質問が、閲覧期間、なので。

自身も”保管”とはお返事しましたが。

賃金台帳は会社での保管が労働基準法で定められていますが、給与明細は所得税法で発行義務はありますが、紙ベーズでも一度発行したらそれで問題になることはないと思います。

なので、閲覧期間中に従業員が印字したりPDFでダウンロードできたり、後日になっても会社側で再発行できる環境であれば、何年も過去に遡って閲覧できるようにしておかなければならない、ということはないと思います。

賃金台帳とは違い、個人個人に発行される給与明細は必要があれば個人で保管しておく方法があればよいかと思います。

会社で３年とか５年とか閲覧できるようにしておく、ということは方法の１つであるかと思いますが、そうしなければならない、ということではないと思います。