退職に伴う定期代支給、精算についての相談

御社の交通費の支給規定によります、となりますね。

逆に、なぜ３か月ごとに支給しているのか、がご質問からは読み取れないです。

さて、実際に会社に出勤する、ということになれば、

> ・3ヶ月定期代を3で割った金額を支給

については、ちょっとないかな～と思います。
１か月定期と３か月定期では、金額が異なります。
これまでの勤務において定期券としてすべて非課税であったのであれば、３で按分すれば、それを超える分は従業員の給与から負担になりますので、賃金の不利益変更に該当すると思います。

よって、現実的には、
> ・1ヶ月定期代を支給
> ・土日祝日を除いて、出勤日の実費支給
> ・３カ月定期を支給して、払い戻してもらう

の中で、手間と金額が安いものが実際におこなう方法になるかと思います。
交通費の支給規定が、３か月定期と明記されているのであれば、３番目しかないのですが、１番目と２番目が従業員にとって不利益にはならないので、そのように支給してもよいかと思います。

会社によっては、１か月単位に後から支給するという方法もあります。現物支給をする場合には、選択はできませんけどね。



> はじめて質問をさせていただきます。
> 中小企業で総務をしておりますが、現在一から会社の各種ルール作りをしております。
> 今回は退職に伴う定期代支給、精算についてご相談させてください。
>
> 弊社では現在、以下のように定期代を支給しております。
>
> ・入社月の翌月10日に3ヶ月分を支給
> 　(例：3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月〜5月分を4月10日に支給)
> ・退職時には、定期代を払い戻ししてもらい、払戻証明書を会社へ提出してもらう
>
> この度、4月末日を持って退職をする予定の社員がいるのですが、
> この者は「5月10日」に「4月〜6月分」の定期代を支給する予定でした。
> 従来の運用で行くと、「5月10日」に一旦3ヶ月分の支給をして、その後定期代を払戻してしまうことになってしまうので、4月分の定期代のみ5月10日に支給しようと考えています。
> このような場合ですが、以下のどの方法で支給するのがベストでしょうか。
>
> ・3ヶ月定期代を3で割った金額を支給
> ・1ヶ月定期代を支給
> ・土日祝日を除いて、出勤日の実費支給
>
> 交通費支給については各会社毎の決め事になると思いますが、参考のために皆さまの会社がどのような運用をされているのか、ご教授いただければと思います。
> よろしくお願いいたします。

> はじめて質問をさせていただきます。
> 中小企業で総務をしておりますが、現在一から会社の各種ルール作りをしております。
> 今回は退職に伴う定期代支給、精算についてご相談させてください。
>
> 弊社では現在、以下のように定期代を支給しております。
>
> ・入社月の翌月10日に3ヶ月分を支給
> 　(例：3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月〜5月分を4月10日に支給)
> ・退職時には、定期代を払い戻ししてもらい、払戻証明書を会社へ提出してもらう
>
> この度、4月末日を持って退職をする予定の社員がいるのですが、
> この者は「5月10日」に「4月〜6月分」の定期代を支給する予定でした。
> 従来の運用で行くと、「5月10日」に一旦3ヶ月分の支給をして、その後定期代を払戻してしまうことになってしまうので、4月分の定期代のみ5月10日に支給しようと考えています。
> このような場合ですが、以下のどの方法で支給するのがベストでしょうか。
>
> ・3ヶ月定期代を3で割った金額を支給
> ・1ヶ月定期代を支給
> ・土日祝日を除いて、出勤日の実費支給
>
> 交通費支給については各会社毎の決め事になると思いますが、参考のために皆さまの会社がどのような運用をされているのか、ご教授いただければと思います。
> よろしくお願いいたします。


こんばんは。
定期代の事業者…交通機関･･･の設定は１か月、３か月、６か月とありますが６か月の設定はJRだけでしょうね。
バス、地下鉄は１か月、３か月の２種類でしょう。
その上で御社の規定が３か月分額を支給するとなっていると思われます。
１か月支給の規定がなければ３か月の1/3の支給になろうかと思います。
他の方は

これまでの勤務において定期券としてすべて非課税であったのであれば、３で按分すれば、それを超える分は従業員の給与から負担になりますので、賃金の不利益変更に該当すると思います。

上記のように言われていますが規定に１か月支給が無い場合は３か月の1/3支給でも問題ないものと思います。
定期代自体事業所の判断ですから会社の規定がそうであれば不利益変更にはならないと思います。
小生の経験では規定３か月の場合は1/3支給でした。
基本３か月、３か月に満たない場合は１か月と規定に記載してある場合は１か月を支給していました。
あとは御社での判断でしょう。
またこれを機会に規定文言の見直しをされるのもいいかもしれませんね。
とりあえず。

私鉄や地下鉄でも６か月定期は普通にあるので、なぜに、３か月なのかと思いましたが、地域によって異なるのですね。

tonさんが、
規定に１か月支給が無い場合は３か月の1/3支給でも問題ないものと思います。

と記載されていますが、御社の場合の支給規定が、

> 弊社では現在、以下のように定期代を支給しております。
>
> ・入社月の翌月10日に3ヶ月分を支給
> 　(例：3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月〜5月分を4月10日に支給)
> ・退職時には、定期代を払い戻ししてもらい、払戻証明書を会社へ提出してもらう

となっているので、「退職時には、定期代を払い戻ししてもらい、払戻証明書を会社へ提出してもらう」ことを考えれば退職日までの交通費を非課税の範囲で全額支給していると考えます。
つまり、１か月の規定はないが、３か月未満の場合には３か月分の定期代を支給し、そのうえで退職日以降を払い戻す、と記載されています。

なので、今回の場合、そもそもの規定が「退職時には、定期代を払い戻ししてもらい、払戻証明書を会社へ提出してもらう」ことを考えれば、「3ヶ月定期代を3で割った金額を支給」は実際にかかる交通費の金額を下回る可能性がありますので、少なくとも実際に交通費としてかかる分は、支給するべきであると考えます。支給額が上回っているのであれば、問題はないと思います。

規定がないのであればtonさんのいわれるように、３で按分してもよいかもしれませんが、支給したうえで「払戻証明書を会社へ提出してもらう」となっているのですから、1/3支給では御社の場合には、実情に合っていないと考えられるかと思います。

こんばんは。

> > 弊社では現在、以下のように定期代を支給しております。
> >
> > ・入社月の翌月10日に3ヶ月分を支給
> > 　(例：3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月〜5月分を4月10日に支給)
> > ・退職時には、定期代を払い戻ししてもらい、払戻証明書を会社へ提出してもらう
>
書かれている内容は規定ではなく現状の取り扱い状況ですね。
定期代の払い戻し。。。。状況によるのでないかと思います。
既に支払っている場合は払い戻しの精算でしょう。
ですが今回はこれからの支払ですから退職が判っている相手に３か月支給する必要があるのかどうかというのが発端かと思われます。
支給済みの場合。。。過去。。。とこれからの支給。。。未来。。。を同率に考えるのかどうかは、規定になく今回が初回であればこれが前例になりますので上司ともよく相談されたほうがいいと思われます。
その上で規定改訂等も合わせてご検討ください。
とりあえず。

既に回答があるように、全ては会社規定により処理すべきと考えます。逆にそれに従わず処理することは問題となります。公平性をは持てなくなるからです。よって、前例もなかったものとして考えます。

規定上の話としては理解できますが、３ヶ月分毎に支給するとのことですか、実際には月の１日から末日を１ヶ月としているわけではないでしょう。入社時や退職時にはこの原則から外れた端数が発生することもあるはずです。つまり10日入社とか20日退職とか。この端数処理は過去にもあったはずですから、これによることとなるのでは、と考えます。一般には３月分までは既に支給されているのですから、４月分のみ支給することになると思います。また最終月に年休処理があるのなら、会社規定により、年休時の交通費は支給しない会社もありますから、そうであればその日を除いた、実際に通勤分のみの通勤費、つまり１日分☓実労働日数もありうると思いますが。

最初に戻り、もちろん全ては会社規定に基づいた処理でなければなりません。

> ・入社月の翌月10日に3ヶ月分を支給
> 　(例：3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月〜5月分を4月10日に支給)
> ・退職時には、定期代を払い戻ししてもらい、払戻証明書を会社へ提出してもらう

この場合、極端な話、
３月１日に入社しても、３月３１日に入社しても３月分の定期券代として４月１０日には、交通費をもらえるのですよね。。
でも、定期券の期間は全員違うかもしれない。。。
>
> この度、4月末日を持って退職をする予定の社員がいるのですが、

この従業員も同じで、
４月１日入社であれば、定期券は４月１日~３か月。
だけど、４月２０日入社なら、、４月２０日~３か月の定期券。。


４月末で精算するなら、１日入社は１か月分の定期券分になりますが、
２０日入社なら、１０日分のみの精算となりますよね。。。
それに対して、御社は、１か月分の定期券代を支給しようか、日割りにしようか、
単純に１／３にしようか、検討されているということでしょうか？

実費精算と考えるのであれば、定期購入時の代金－払い戻し分の代金
という考え方もできますよ。。。


他の方の回答にもありましたが、
既に支給してしまっている従業員の精算方法と、まだ支給していない期間の支給方法と両方を検討しておかなければいけないでしょう。
同じく、同月に入社して退職してしまった社員にも同様の対策が必要となるでしょう。
給与は日払いなのに、定期券代だけ１か月分？というのもおかしなものですしね。
１か月に満たない給与支払の方法と一緒に検討してみるとよいかもしれません。

> この者は「5月10日」に「4月〜6月分」の定期代を支給する予定でした。
> 従来の運用で行くと、「5月10日」に一旦3ヶ月分の支給をして、その後定期代を払戻してしまうことになってしまうので、4月分の定期代のみ5月10日に支給しようと考えています。
> このような場合ですが、以下のどの方法で支給するのがベストでしょうか。

村の長老さん、ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞさん

こんにちは。

> 入社時や退職時にはこの原則から外れた端数が発生することもあるはずです。

> ４月末で精算するなら、１日入社は１か月分の定期券分になりますが、
>２０日入社なら、１０日分のみの精算となりますよね。。。
>それに対して、御社は、１か月分の定期券代を支給しようか、日割りにしようか、
>単純に１／３にしようか、検討されているということでしょうか？

上記についてですが
個人的な考えもはいるのですが、

みーこみーこさんの会社では、「3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月～5月分を4月10日に支給」とありますので、１日に入社しようが、２５日に入社しようが、その月１か月分を含めた３か月分を支給すると読めます。
なので、その月に１日以上勤務していると１か月分の定期券代が支給されるとも読めるかと思います。

入社時にそのように取り扱っているのであれば、退職時にも同様に取り扱うことが望ましいといえると思います。
ゆえに、４月に出勤しているのであれば、１か月分の相当する交通費は支給されることになるのかと思いますので、実際にかかる交通費は支給されるものと考えますので、下回る可能性のある、
> ・3ヶ月定期代を3で割った金額を支給
は実情にあっていないと思われるので、ちょっとないかな、と思います。ということで、最初にお返事させていただきました。
なので、退社後の５月分６月分をどうするのかが、実際のところになるかと思います。

いかがでしょうか。

現実的には、みーこみーこさんの会社の交通費の規程によるのでしょうけど。。

> 村の長老さん、ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞさん
>
> こんにちは。
>
> > 入社時や退職時にはこの原則から外れた端数が発生することもあるはずです。
>
> > ４月末で精算するなら、１日入社は１か月分の定期券分になりますが、
> >２０日入社なら、１０日分のみの精算となりますよね。。。
> >それに対して、御社は、１か月分の定期券代を支給しようか、日割りにしようか、
> >単純に１／３にしようか、検討されているということでしょうか？
>
> 上記についてですが
> 個人的な考えもはいるのですが、
>
> みーこみーこさんの会社では、「3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月～5月分を4月10日に支給」とありますので、１日に入社しようが、２５日に入社しようが、その月１か月分を含めた３か月分を支給すると読めます。
> なので、その月に１日以上勤務していると１か月分の定期券代が支給されるとも読めるかと思います。
>
> 入社時にそのように取り扱っているのであれば、退職時にも同様に取り扱うことが望ましいといえると思います。
> ゆえに、４月に出勤しているのであれば、１か月分の相当する交通費は支給されることになるのかと思いますので、実際にかかる交通費は支給されるものと考えますので、下回る可能性のある、
> > ・3ヶ月定期代を3で割った金額を支給
> は実情にあっていないと思われるので、ちょっとないかな、と思います。ということで、最初にお返事させていただきました。
> なので、退社後の５月分６月分をどうするのかが、実際のところになるかと思います。
>
> いかがでしょうか。
>
> 現実的には、みーこみーこさんの会社の交通費の規程によるのでしょうけど。。
>

こんばんは。
今までは書かれたように運用していたところ今回は既に退職が判っているので精算ではなく４月分だけの支給を検討したいとありますね。

> 従来の運用で行くと、「5月10日」に一旦3ヶ月分の支給をして、その後定期代を払戻してしまうことになってしまうので、4月分の定期代のみ5月10日に支給しようと考えています。
> このような場合ですが、以下のどの方法で支給するのがベストでしょうか。

今まで支給前に退職が判っている事が無かったものと思われます。なのでどうしようかということではないでしょうか。
その選択種が　
・3ヶ月定期代を3で割った金額を支給
・1ヶ月定期代を支給
・土日祝日を除いて、出勤日の実費支給
この３種を考えたと言う事でしょう。
なので支給後の退職と退職が判っている職員への支給とそれぞれの対応を検討する必要があると思うのですが･･･
規定になければ規定改訂も必要になる案件ですから上司とよく相談されることをお勧めしますね。
とりあえず。

なるほど。この質問文からはいろんな解釈ができるということですね。

質問者さん、実際のところはどうなんでしょう。

> 村の長老さん、ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞさん
>
> こんにちは。
>
> > 入社時や退職時にはこの原則から外れた端数が発生することもあるはずです。
>
> > ４月末で精算するなら、１日入社は１か月分の定期券分になりますが、
> >２０日入社なら、１０日分のみの精算となりますよね。。。
> >それに対して、御社は、１か月分の定期券代を支給しようか、日割りにしようか、
> >単純に１／３にしようか、検討されているということでしょうか？
>
> 上記についてですが
> 個人的な考えもはいるのですが、
>
> みーこみーこさんの会社では、「3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月～5月分を4月10日に支給」とありますので、１日に入社しようが、２５日に入社しようが、その月１か月分を含めた３か月分を支給すると読めます。

これだけの文面では、３か月という対象期間が不明です。
入社日からの３か月なのか、単に１か月としているか、、、

> なので、その月に１日以上勤務していると１か月分の定期券代が支給されるとも読めるかと思います。

よって、その月の１日からの通勤費を支給しているとは読み取ることはできません。
事務処理上の効率化かもしれません。
>
> 入社時にそのように取り扱っているのであれば、退職時にも同様に取り扱うことが望ましいといえると思います。
> ゆえに、４月に出勤しているのであれば、１か月分の相当する交通費は支給されることになるのかと思いますので、実際にかかる交通費は支給されるものと考えますので、下回る可能性のある、
> > ・3ヶ月定期代を3で割った金額を支給
> は実情にあっていないと思われるので、ちょっとないかな、と思います。ということで、最初にお返事させていただきました。

既に支給されている方に対しては、退職時に払い戻し精算をさせているということから、実際に経過した期間に対する通勤費を支給していると判断できます。
そのため、これから支給する方に対しても、同様の対応として、実際に定期券を購入してから経過した期間に対する通勤手当の支給が必要と思いました。。

> なので、退社後の５月分６月分をどうするのかが、実際のところになるかと思います。
>
> いかがでしょうか。

１か月分の定期券代のほうが割高になるかと思います。３か月定期券を購入済みならなおさら、１か月の定期券代を支給するとなると、他の方との支給基準が違ってしまい通勤手当をもらう前に退職したほうが有利という考え方も。
１／３にするのであれば、既に退職されている方々に対して払い戻し精算する必要もないのかな。。とか
出勤日だけ支給というのも、現に暦日単位の定期券代として通勤費を支給している以上、退職という理由に対する不利益扱いなのかな。。。とも思いました。

退職月がいつであっても、支給前でも支給後でも同じ対応ができる方法として、案をあげさせていただきました。

質問者のみーこみーこです。
ご返信が遅くなってしまい、申し訳ありません。
また、弊社の規程を記載しておらず、質問内容が不明瞭になっておりましたことも、重ねてお詫び申し上げます。

弊社はつい先日就業規則を作成したばかりで、その実運用に関して一から手探り状態で作っていっている状態です。
弊社の就業規則には、通勤手当は、以下のように記載されています。

・3ヶ月の定期券代を3ヶ月毎に支給する
(非課税扱いです)
・本手当の趣旨は実費弁償であるため、賃金計算期間内に実際に出勤しない日(欠勤＋年次有給休暇取得日)が4日以上ある場合は、実際に出勤した日に対して日割り計算で支給する

就業規則作成前に入社した社員に対しては、月の途中に入社した場合もその入社日に関わらず翌月10日の給与支払日に3ヶ月の定期代を支給しておりました。
そのため、tonさんから以下ご指摘をいただいた、

> みーこみーこさんの会社では、「3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月～5月分を4月10日に支給」とありますので、１日に入社しようが、２５日に入社しようが、その月１か月分を含めた３か月分を支給すると読めます。
> なので、その月に１日以上勤務していると１か月分の定期券代が支給されるとも読めるかと思います。

こちらが、お恥ずかしながら現在の運用状態になっております。
退職時の精算についてもつい先日導入をしたばかりで、皆さまよりご指摘をいただいた「退職時」と「入社時」はセットで考えなければならないということにも、考えが及んでおりませんでした。
また、「支給後の退職と退職が判っている職員への支給」も合わせて対応を検討し、規定改訂も検討いたします。

現状としては就業規則通りに運用するとなると、

・定期代の支給は「3ヶ月の定期代を3ヶ月毎に支給」
・「本手当の趣旨は実費弁償である」と記載がある

上記2点から、「３カ月定期を支給して、払い戻してもらう」がベストな気がしています。
これを機に、入社時と退職時の交通費支給についての規程改訂を、上長に提案してみます。

皆さま、ご意見をいただき本当にありがとうございます！

> 現状としては就業規則通りに運用するとなると、
>
> ・定期代の支給は「3ヶ月の定期代を3ヶ月毎に支給」
> ・「本手当の趣旨は実費弁償である」と記載がある


みーこみーこさん、おはようございます。

「本手当の趣旨は実費弁償である」を守ることが従業員のためかと思いますので、現在の運用を実際にするのであれば、自分が最初にお返事させていただきました、

１． ・1ヶ月定期代を支給
２． ・土日祝日を除いて、出勤日の実費支給
３． ・３カ月定期を支給して、払い戻してもらう

の中で、手間と金額が安いものが実際におこなう方法であれば、実費はまかなえなすので、「３カ月定期を支給して、払い戻してもらう」にこだわらなくてもよいかとも思います。
「３カ月定期を支給して、払い戻してもらう」とすると払い戻しの手間が生じること、から、その作業を軽減する意味で、１．や２．でもよいかと思いますが、かかる費用や手間を考慮してもよいかと思います。

但し、tonさんがこだわってた、
４．３か月分の1/3支給
は、現状のみーこみーこさんの会社の支給規定では、実費弁済の立場からすれば、それで十分な場合もあれば、支給額が不足する可能性もある方法なので、今後方針が"実費弁済"でかわらないのであれば、選択肢から省いておくことがよろしいかと思います。

逆に、「趣旨は実費弁償である」のであれば、３か月定期にこだわらず、入社時に２．も選択できるようにすると、会社としての費用負担は減るかと思いますし、退職時については、１．～３．が選択できれば、会社の費用負担を減らすことができるかと思いますので、見直す場合には、選択肢として会社側が選べる方法としておくとよいかもしれません。

また、「実費弁償」をしないと考えるのであれば、”４．３か月分の1/3支給”も方法になります。

交通費の支給の考え方はいろいろですが、個人的にはかかる費用の実費弁済をお考えであるのであれば、従業員のためにそうしてあげることがよいとおもいます。

ちなみにうちも実費支給の立場ですが、１ヶ月の定期券代か、出勤日数×(１往復にかかる交通費)での支給ですので、交通費を３か月定期や６か月定期で精算されている会社からみれば、ありえない、といわれそうです…。

こんばんは。


> 但し、tonさんがこだわってた、
> ４．３か月分の1/3支給

ぴぃちん　さん　
こだわっていた　とは随分と失礼なもの言いですね。
こだわっていたわけではありませんけど。
選択肢の一つに問者様も1/3と最初に書かれていましたよね。
それに対してぴぃちんさんが1/3はあり得ないというような返答でしたね。
ですが実際に1/3支給をしている企業もある訳ですよ。
なので今までのような回答をしてきたわけです。
運用状況だけしか情報がない中での回答ですから他の方も書かれたように
色々と判断できる内容でしたよね。
しかも問者様はルール作りをしている最中とも書かれています。
もう少し状況判断をしていただきたく思います。
ぴぃちんさんが今まで経験されてきたことだけが全てではありませんので
配慮は必要と思います。
とりあえず。
PS･･･なおこの返答についての返信は不要です。
問者様には不快な思いをさせてしまい申し訳ありません。

> ・3ヶ月の定期券代を3ヶ月毎に支給する
> (非課税扱いです)
> ・本手当の趣旨は実費弁償であるため、賃金計算期間内に実際に出勤しない日(欠勤＋年次有給休暇取得日)が4日以上ある場合は、実際に出勤した日に対して日割り計算で支給するに関わらず翌月10日の給与支払日に3ヶ月の定期代を支給しておりました。

> > みーこみーこさんの会社では、「3月に入社した場合は、入社日に関わらず3月～5月分を4月10日に支給」とありますので、１日に入社しようが、２５日に入社しようが、その月１か月分を含めた３か月分を支給すると読めます。
> > なので、その月に１日以上勤務していると１か月分の定期券代が支給されるとも読めるかと思います。
>
> こちらが、お恥ずかしながら現在の運用状態になっております。

とのことですから、会社規定に従った運用ではなかったということですね。

１日入社であろうが25日入社であろうが、ひと月分の通勤費を支給していたとのこと。実費弁済ではありませんから所得税の課税対象になる可能性もありですね。

であるなら、間違っていたとはいえ運用面での前例ができてしまっています。全員に「これまではこれこれこういう規定と違った運用をしていたが、本来の規定通りの運用に戻すので了解していただきたい」との説明を行ない、正常化すべきと思います。説明せずして勝手に運用を変えれば、会社への不信感にもつながりかねません。上司に相談して早急に対処すべき案件と思います。