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労務管理

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随時改定の実務処理はどうしてますか?

著者 たまりん さん

最終更新日:2008年02月13日 10:34

こんにちは、たまりんです。
いつもお世話になります。

 さて、標題の件、正直、今までずーっと誤認識していたのですが、ある方のお言葉を借りると、随時改定とは『固定的賃金が変更されたたとき(=きっかけ)、非固定的賃金を含め2等級以上の変動がある(=判断)人が“随時改定”の対象となる』ということが判明しました。
 私は今まで、例外事例を除き「固定給が2等級以上変動した場合のみに随時改定」と誤認識していたのです。

 よって、当然、過去も含めて今後の業務手法自体を見直さなくてはいけないと考えているわけですが、そこで皆さんに以下の質問です。
※念のため申しますが、『手抜き』をしたいが為の質問ではありません。

Q1.ぶっちゃけた話、金額の大小にかかわらず固定給に変更がある人がいる場合(例えば資格手当が1,000円プラスされた)、随時改定に該当するか否かの確認を随時されていますか?

Q2.Q1に関連し、それは定型業務として毎月行っていますか?

Q3.実務において、(社員数や給与ソフトにもよるでしょうが)ソフト上で従前より非固定給を含めて2等級以上変動がある人を先にピックアップし、そこから判断(=固定給に変更があったか否か)を加える方法を採用していますか?。逆に、固定給の変動から判断を加える方法を採用していますか?

以上、お恥ずかしながら、アドバイスをお願いします。

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Re: 随時改定の実務処理はどうしてますか?

著者ファインファインさん

2008年02月13日 12:43

たまりんさん こんにちは。

私も随時改定の条件は「固定給部分の変動があった場合のみ」と理解していましたし、社会保険事務所でもそう言われました。

さて、たまりんさんの質問ですが、私はエクセルで作った個人別の「社会保険算定基礎資料」というファイルで毎月の個人別支給額を入力して3ヶ月の平均で2等級以上の差が出ていないかをチェックしています。当然そのデータは定時改定にも使用できますので重宝しています。

もし2等級以上の差が固定給部分の改定によるものであれば随時改定の手続きを行っていました。

でも私の場合は社員数が少ない(10名程度)のでできますが、30人以上なら結構大変な作業だと思いますよ。市販の給与ソフトなら管理できるのでしょうか?

Re: 随時改定の実務処理はどうしてますか?

著者向日葵さん

2008年02月14日 09:49

たまりんさん、こんにちは。

アドバイス出来ない…というのも全く同じ誤認をしておりました;;

先日からのやり取りを拝見し、心臓に悪い思いをしておりましたが、イヤな予感が的中しました。(前任者が間違っていたと思いこんでいたので)
少なくとも2回は随時改定をすっぽかし、定時決定で済ませてしまっていたので、1ヶ月ずれますよね。。。てことは、年金額等にも微妙に少額にはなるでしょうけど影響しますよね。。。頭を抱えております。

実務処理はファインファインさんと同様にエクセルで処理をしておりまして、定時決定に使用していたように随時改定で応用することになると思います。

A1.一応エクセルで作っていたので、毎月の給与計算後自動的にわかるようになっておりました。4月以外の昇給等のときは使っていました。

A2.勿論やっておりませんでしたが、今後は今まで通り固定賃金に変更(扶養家族の増減や通勤手段の変更)等あった場合に加えて、4月の昇給の時も見ることにします。。。

A3.給与ソフトを使ったことがないので、ソフト使用においての実務についてはわかりませんが、自作エクセル表にて固定給の変動があった分から見ています。

上がり下がりの法則はわかっていたハズなのに、上がり上がり・下がり下がりを誤認していたなんて。。。
気付かせて頂きありがとうございましたm_ _m

Re: 随時改定の実務処理はどうしてますか?

著者ヨットさん

2008年02月14日 10:45

> 上がり下がりの法則はわかっていたハズなのに、上がり上がり・下がり下がりを誤認していたなんて。。。
> 気付かせて頂きありがとうございましたm_ _m

一般的な社会保険の事務百科の本に
書いてありますので、確認してみてください

Re: 随時改定の実務処理はどうしてますか?

たまりんさん、こんにちは。

>  さて、標題の件、正直、今までずーっと誤認識していたのですが、ある方のお言葉を借りると、随時改定とは『固定的賃金が変更されたたとき(=きっかけ)、非固定的賃金を含め2等級以上の変動がある(=判断)人が“随時改定”の対象となる』ということが判明しました。
>  私は今まで、例外事例を除き「固定給が2等級以上変動した場合のみに随時改定」と誤認識していたのです。

 私も、たまりんさんと同様の認識をしていました。こちらを確認させていただき、『社会保険の事務手続』を再確認したところ、確かにご記入の内容で間違いないように思います。以前ある方のご指導で疑問も持たずにそのまま信じておりました。

 同様の間違いをしていたので、質問への回答も役に立たないかもしれませんが、念のために

> Q1.ぶっちゃけた話、金額の大小にかかわらず固定給に変更がある人がいる場合(例えば資格手当が1,000円プラスされた)、随時改定に該当するか否かの確認を随時されていますか?

 固定部分単独で2等級以上の変動がないものは確認しておりませんでした。

> Q2.Q1に関連し、それは定型業務として毎月行っていますか?

 もちろん、やっておりませんでした。(この確認は、今後も変動月から3ヶ月の報酬を確認する時点に行えばよいのかと考えています。

> Q3.実務において、(社員数や給与ソフトにもよるでしょうが)ソフト上で従前より非固定給を含めて2等級以上変動がある人を先にピックアップし、そこから判断(=固定給に変更があったか否か)を加える方法を採用していますか?。逆に、固定給の変動から判断を加える方法を採用していますか?

 私の場合は、従業員入社時の試用期間満了時(諸手当の変動)、給与改定時のその後3ヶ月を目安に給与ソフトの『社会保険算定随時改定入力・算出』を利用してチェックできます。(今までは、要改定と判定されても、固定部分の変動が2等級に満たないものをわざわざ排除していました。)

 確認したところ、幸いにほとんど訂正は無いようです。今後、注意して対応したいと思います。

Re: 随時改定の実務処理はどうしてますか?

著者ヨットさん

2008年02月16日 07:55

>  私の場合は、従業員入社時の試用期間満了時(諸手当の変動)、給与改定時のその後3ヶ月を目安に給与ソフトの『社会保険算定随時改定入力・算出』を利用してチェックできます。(今までは、要改定と判定されても、固定部分の変動が2等級に満たないものをわざわざ排除していました。)
>
ソフトの結果を修正する場合は今後も含めなるべく
ソフト会社に確認されたほうが良いですよ

Re: 随時改定の実務処理はどうしてますか?

ヨットさん、こんにちは。

 ご忠告、有難う御座います。今後、注意いたします。

> ソフトの結果を修正する場合は今後も含めなるべく
> ソフト会社に確認されたほうが良いですよ

皆さん、ありがとうございます。

著者たまりんさん

2008年02月18日 14:51

こんにちは、ファインファインさん、向日葵さん、sinnmai-soumuさん。

 いろんな事例や情報を収集したかったので、敢えてレスをしていませんですがお許しください。
 また、参考になるレスが思ったほど上がらなかったのですが、不覚ながらも、同じ苦悩を味わっている方々とお会いできて、嬉しいような悲しいような気持ちです。

 さて、皆さんからアドバイスを頂戴しましたが、弊社の場合従業員数が約300名と、EXCELで対応するには厳しい人数であり、固定給の変動(=トリガー)で考えても、毎月毎月それほど対象者もおりませんので、根本的な解決策にはなりませんが、しばらくは『“眼”で、毎月定型的にチェックせざるを得ないのかな』と考えている状況です。

 というのも、弊社が利用している給与ソフトは、sinnmai-soumuさんの会社のソフト同様、固定給の変動にかかわらず、従前と従後の差が2等級以上あれば、“要改定”と警告が出るので、それを利用するのも一つの手かなとも考えていました。
 ただし、各人ごとに算定(=キーをたたく)する必要があるので、定型業務として行うには、少し時間が勿体無いような気もしており、悩んでいるところなんです。
 
 それにしても、なんとも言えない気分ですよねぇ。
 自分の勉強不足を痛感したというか、まだまだ学ぶべきものが多いというか…。
 ひょっとしたら、この相談室を見ていなかったら、永遠に勘違いをしていたかも知れませんよね。

 他に、特にQ3に関し、機械的な対応でよいアドバイスがありましたら、継続してレスを挙げていただけると嬉しいです。
 
以上

Re: 随時改定の実務処理はどうしてますか?

こんにちは、たまりんさん。

参考になるかどうか?ですが、こんな事例もあるということで、書き込みします。
 当社も3年位前、社会保険事務所の指摘があり、そこから毎月対象者を確認するような対応を初めました。
 時間も無かったので、とりあえず、エクセルで処理するようにしました。それを未だに使ってます。
 支給額の総額とは別に、固定的賃金の合計を月毎に集計して、この項目が前月と違う者は確認の対象者としています。(手当項目毎に金額をエクセルに取込んでます)それから、総額の3カ月平均で2等級以上変動した者をピックアップしています。
マクロとか使えないので、エクセルのフィルター機能を使ってます。
社員数が1000人を超えているので、重くて不便ですが、なんとかこなしてます。(いつか、改良しようとは思っているのですが・・・)
 こんな感じです。

Re: 皆さん、ありがとうございます。

著者総務勉強中さん

2008年02月20日 09:03

たまりんさん、皆様お疲れ様です。

 しばらく森へ来ていなかったのですが、久しぶりに届いた「総務の森マガジン」に見覚えのあるお名前があり入ってきました。もう終了してしまっている感じですが一応参考までに弊社の状況です。

従業員:85名
定期昇給:年1回
通勤費改定:4月・10月

Q1.ぶっちゃけた話、金額の大小にかかわらず固定給に変更がある人がいる
場合(例えば資格手当が1,000円プラスされた)、随時改定に該当するか否かの
確認を随時されていますか?

A1.YES変更があればしています。ただし…、

 固定給が変わるのが基本的に年2回(4月・10月)のみなので、その3ヵ月後に確認してます。


Q2.Q1に関連し、それは定型業務として毎月行っていますか?

A2.No定型としては行っていません。なぜなら…

 変更があった時はこちらへ情報が入る(総務・庶務・雑務担当な)のでその時だけです。

Q3.実務において、(社員数や給与ソフトにもよるでしょうが)ソフト上で
従前より非固定給を含めて2等級以上変動がある人を先にピックアップし、そこ
から判断(=固定給に変更があったか否か)を加える方法を採用していますか?
。逆に、固定給の変動から判断を加える方法を採用していますか?


A3.後者のほうです。
 
 ソフト上で毎月等級差は確認できますが、計算結果が怪しいので、やはり「エクセル」に全員の3ヶ月給与を手入力してさらに確認しています(7月・1月のみ)。さらに等級を実際に変更するには、こちらが等級変更の作業をソフト上で行わないと、勝手には変わりません。
 因みに、実際に等級変更の該当者は10名弱です。

以上、参考になりましたら幸いです。

 そろそろ年度末の業務に忙しくなるかと思いますがこれからも頑張って下さい。
                  <総務勉強中>より

Re: 皆さん、ありがとうございます。

著者たまりんさん

2008年02月20日 15:47

こんにちは、総務勉強中さん。
ご多忙の中レスありがとうございます。

 さて、

>  固定給が変わるのが基本的に年2回(4月・10月)のみなので、その3ヵ月後に確認してます。

とのこと。固定給が変更するのは定期的なんですか。
弊社は、昇給昇進は勿論、家族が増えた・資格を取得したなど、毎月誰かの固定給変動があるので悩ましいんですよね。
 
 また、

>  ソフト上で毎月等級差は確認できますが、計算結果が怪しいので、やはり「エクセル」に全員の3ヶ月給与を手入力してさらに確認しています(7月・1月のみ)。さらに等級を実際に変更するには、こちらが等級変更の作業をソフト上で行わないと、勝手には変わりません。
>  因みに、実際に等級変更の該当者は10名弱です。

とのこと。
 どうやら、多くの会社さんはEXCELを利用しているようですね。
 どうも性格上、「『手入力』でチェック」という、人為的な方法に頼りたくはない私なので、「何とか機械的に」と考えていましたが、それは難しそうですね。


 まだまだ他社さんの実務処理方法を知りたいのですが、ある程度、方向性が見えてきました。
 弊社の場合、毎月のように固定給が変わる人がいるものの昇給・昇進時以外は員数も少なく、また、毎月処理上の変更事項はノート(備忘録)に記録しています。
 よって、EXCELに頼らない方式であれば、毎月給与支払後に3ヶ月前に固定給変動があった人を“定型業務”としてチェックするのが簡単そうに思えます。

以上

返信 たまりんさんへ

著者総務勉強中さん

2008年02月20日 17:15

たまりんさんお疲れ様です。

前置きとして、ご希望の回答は書かれていませんので、直前の補足程度でお手隙の時にお読み下さい。

> >  固定給が変わるのが基本的に年2回(4月・10月)のみなので、その3ヵ月後に確認してます。

Re: 少々言い回しが乱雑でしたが、【基本的に】です、
扶養者の増減は、社内は高年齢化しつつあるので、扶養者の増加はほとんどありません。

・資格給というのも存在しますが、実際に何かの資格を取得したからと言って、すぐに昇給とはならず、次回定期昇給の査定対象になる?本当になっているのやら(?_?)です。

配置転換などもしかりで、半期に1度基本的にはやはり4月・10月の為、楽です。


>  どうも性格上、「『手入力』でチェック」という、人為的な方法に頼りたくはない私なので、「何とか機械的に」と考えていましたが、それは難しそうですね。
>  弊社の場合、毎月のように固定給が変わる人がいるものの昇給・昇進時以外は員数も少なく、また、毎月処理上の変更事項はノート(備忘録)に記録しています。
>  よって、EXCELに頼らない方式であれば、毎月給与支払後に3ヶ月前に固定給変動があった人を“定型業務”としてチェックするのが簡単そうに思えます。

Re: 給与のシステム(ソフト)がしっかりしていれば、ピックアップは機械的に可能と思いますが、やはり最終的に確認作業など、どこかで人の手(目)が必要に思います。
 
 方法としては、システム(ソフト)次第ですが、やはり固定給変更者をピックアップして、3ヵ月後(間)の給与で確認しかないように思えます。

お役に立てる回答ができずに申し訳ありません。失礼しました。

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