総務の厳守厳禁事項

１２３４５さん　こんにちは

総務経験者です。

　総務部門の仕事についてご説明しましょう。

１．日常業務としては
　来社された方の受付、接客、電話応対、郵便物の受付仕分、新聞の片付けや雑誌類の回覧、総通知（総務部が主体となって全社に通達する案件）の発行、社員やその家族の慶弔（祝電、弔電、供花の手配）処理、取引先の慶弔事務など種々雑多なものがあります。

　福利厚生施設の予約管理、役員のスケジュール管理（切符や宿泊の手配）、携帯電話の管理、社員の名刺作成、社員名簿の更新なども行っています。

　また、社員の入退社に伴って、社会保険（健康保険、厚生年金）、雇用保険などの加入・脱退の手続きをします。これは社会保険事務所やハローワークにある所定用紙に必要事項を記入し届出を行う作業です。入社や退社は決まった日がありませんので、当該事由が発生した都度やらなければならない仕事なので結構大変です。

２．定期的な業務としては
　社員の給与支払業務があります。実際に計算するのはコンピューターですし、出勤日数や有給休暇日数、残業時間などを専用システムに入力するのは、事業所の事務を司る社員です。総務部では、社員一人ひとりが個別に加入している財形貯蓄、生命保険や損害保険の控除、住民税や持株会への出資金などどちらかというと控除するもののチェックをします。

３．非定期的な業務としては
　交通事故や労災事故への対応、株主からの問い合わせの応対、登記事項の変更登記作業、広報活動（広告代理店とのCMなどの打合せ）、社員の制服や作業服などの決定発注、全社的行事（社員コンペや事業部対抗ソフトボール大会）、公官庁への入札参加申請書の作成など突発的な案件に対応しています。
　また、年に１度といった業務が多くありその対応に追われます。参考までに、
　１月・・・高見澤安全衛生協力会の総会の準備と開催
　　　　　　法定調書の作成提出、給与支払報告書の作成、社内報の発刊
　２月・・・新入社員の制服準備、確定申告の取りまとめ
　３月・・・新入社員の入社手続き、労働基準監督署へ３６協定の提出
　４月・・・健康診断実施、社内報「飛躍」の発刊
　５月・・・労働保険料の申告及び身障者雇用調整金の申請
　６月・・・決算業務応援、労働基準監督署へ変形労働時間制協定書提出
　７月・・・進発式の準備実施、年間無事故表彰の実施、社内報の発刊
　８月・・・お盆前の事故防止、株主総会の招集通知作成
　９月・・・定時株主総会開催
１０月・・・株主優待品発送準備、役員挨拶状の発送、事業部対抗ソフトボール大会準備
　　　　　　社内報の発刊
１１月・・・年末調整作業
１２月・・・年末調整作業
などといったところです。
　それぞれに準備や打合せが必要で効率よく、正確な処理が求められています。

ここ最近、個人情報の第三者への提供での裁判なども頻発していますが、 会社としては、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示又は提供することはしていません。

お客様から同意をいただいた場合
１．お客様個人を特定・識別することができない状態で開示する場合
２．予め当社との間で機密保持契約を締結している企業（例えば外部委託先）等に、利用目的の達成のために必要な範囲で開示する場合
３．法令等に基づき要求された場合

今一番の問題は、退職社員が知り得た個人情報を再就職先とか金銭を求めて売渡すとか等が頻発しています。
総務担当者に対してはその責任を求めることは必要不可欠でしょう。