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スタートアップの人事労務 16 入社時提出の書類の意味

こんにちは。社会保険労務士の田中です。

2020年は月曜日が仕事始めだったこともあり、
年明けから通常の仕事感覚となった方も多いようです。

早速に「働き方改革」対応はじめ多くのご相談を頂きました。
昨年からスタートした「働き方改革」に引き続き対応していきましょう。

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さて、このコラムでは、成長ステージにあるスタートアップ企業に
人事労務面のアドバイスをご提供しております。

☆☆ 第16回 入社時に提出してもらう書類とその意味は何か? ☆☆

スタートアップ企業では、就業規則を作成する際に厚生労働省による
モデル就業規則を使うケースも多く見られます。
しかし、そのまま使った場合は不都合が生じることもあります。

最新のモデル就業規則(平成31年3月版)では、
副業の原則禁止から容認への転換が話題になりましたが、
入社時に提出してもらう書類については、次のように定めています。

①住民票記載事項証明書
②自動車運転免許証の写し(ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。)
③資格証明書の写し(ただし、何らかの資格証明書を有する場合に限る。)
④その他会社が指定するもの

 しかし、実務上は①から③だけでは足りません。
 「④ その他会社が指定するもの」とあるので、ここをいかに定めるかです。

例えば、次のような書類も必要です。

1 基礎年金番号通知書 または 年金手帳
2 雇用保険被保険者証
3 給与所得者の扶養控除等申告書
4 個人番号が分かる書類
5 住民票記載事項証明書
6 給与所得源泉徴収票

当所が作成する就業規則では、これ以外の書類も定める事が多いですが、
必要最小限の書類であれば、上記で良いでしょう。

続いて、それぞれの書類が必要な理由や、無い場合の対応方法を説明します。


~~ 1 基礎年金番号通知書 または 年金手帳 ~~
 厚生年金被保険者資格取得をする際に必要です。
具体的には、入社後に年金事務所に厚生年金健康保険の資格取得届を
提出する際に基礎年金番号を記載する必要があります。

 そのために、基礎年金番号が記載されている書類として、
表題の2つを掲げることが一般的です。

 しかし、これらが無くても「基礎年金番号」が分かれば良いので、
日本年金機構から本人あてに交付された以下の書類でも問題はありません。

国民年金保険料の口座振替額通知書
国民年金保険料の納付書・領収書
年金証書
・各種通知書等(年金額改定通知書、年金振込通知書等)
・ねんきん定期便

 また、個人番号(マイナンバー)が一人ひとりに付されてからは、
個人番号をもって基礎年金番号に替えることもできるようになりました。


~~ 2 雇用保険被保険者証 ~~
 雇用保険被保険者資格取得をする際に必要です。
具体的には、入社後にハローワーク雇用保険の資格取得届を
提出する際に雇用保険被保険者番号を記載する必要があります。

しかし、年金手帳と比べて、雇用保険被保険者証は、
細長い紙片なので紛失しているケースが多く見られます。
そのため、ハローワークから本人あてに交付された
次のような書類で確認することもできます。

離職証明書(離職票
雇用保険受給資格者


~~ 3 給与所得者の扶養控除等申告書 ~~
 給与計算において所得税を「甲欄」で計算するために必要です。
この書類を提出しないと「乙欄」で計算することになり、
所得税が高くなってしまいます。

 なお、この書類は本人が持っているものではなく、会社で準備します。
書式国税庁のサイトからダウンロードできますので、当年分を印刷して
入社した従業員に渡して、記載した上で会社に提出してもらいます。


~~ 4 個人番号が分かる書類 ~~
個人番号はマイナンバーの正式名称です。
給与の年末調整時に源泉徴収票や市区町村への支払報告書に
記載するために必要です。

個人番号カードまたは通知カードに記載されています。

どちらも紛失した場合は、市区町村に個人番号を表示した住民票を
発行してもらえば分かります。


~~ 5 住民票記載事項証明書 ~~
この書類も本人が持っている書類ではなく、入社に際して
市区町村に申請して入手する書類です。

ごく稀ですが、履歴書に偽った氏名、住所、生年月日を書く人もいます。
確実な本人確認の意味でも提出してもらう事をお勧めします。


~~ 6 給与所得源泉徴収票 ~~
正しい年末調整を行い、的確に所得税を支払うために必要です。
年末調整は、毎年1月1日から12月31日の間に支給をうけた
給与を合算して行います。そのため、転職した場合、
2社以上から支払われた給与・控除された所得税社会保険料を合算して
年末調整を行うことが必要です。

新たに入社した従業員が、入社した年の1月1日から12月31日までの間に、
前職で給与をもらっていた場合に提出してもらいます。
従って、その年に前職がない場合は、そもそも源泉徴収票を持っていません。

従業員は前職を退職する際に、その会社から交付を受けています。
もらっていない場合は、改めて前職の担当者に交付してもらいます。
小さな会社や個人事業などの場合は、交付していない事もあります。

また、紛失してしまったが前職には頼みにくい、あるいは
頼んでも交付してもらえない場合は、その年の給与明細を全て出してもらい、
それを合算する方法で替えることもできます。


今回も最後までお読み頂き、ありがとうございました。(2020.01.14)


☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
当所ではスタートアップに向けた無料相談などの
支援プログラムをご用意しております。↓

http://www.tanakajimusho.biz/startup

スタートアップのQ&Aはこちら↓
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☆☆☆☆  スタートアップの人事労務 ☆☆☆☆ 
他にも、次のようなコラムがあります。よろしければ、お読みください。

1 スタートアップの人事労務 1 なぜ、労災保険は必要か?
  http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173536/

2 スタートアップの人事労務 2 雇用保険はどのように役立つか
   http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173554/

3 スタートアップの人事労務 3 人を採用する前後のアクション
  http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173565/

4 スタートアップの人事労務 4 法人社会保険の加入が法的に必須
  http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173577/

5 スタートアップの人事労務 5 就業規則を作った方が良い?
  http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173605/

6 スタートアップの人事労務 6 就業規則 作成時のポイント
  http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173676/

7 スタートアップの人事労務 7 フリーな勤務と裁量労働制
  http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173692/

8 スタートアップの人事労務 8 求人、採用時の注意点
  http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173711/

9 スタートアップの人事労務 9 黎明期の労務管理
  http://www.soumunomori.com/column/article/atc-173723/

10 スタートアップの人事労務 10 助成金との適正な距離
  https://www.soumunomori.com/column/article/atc-173790/

11 スタートアップの人事労務 11 地味だけど大切な労使協定
  https://www.soumunomori.com/column/article/atc-173831/

12 スタートアップの人事労務 12 地味だけど大切な労使協定2
  https://www.soumunomori.com/column/article/atc-173924/

13 スタートアップの人事労務 13 退職者を引き留めるべきか?
  https://www.soumunomori.com/column/article/atc-174130/

14 スタートアップの人事労務 14 法定福利費はどれ位なのか? 
  https://www.soumunomori.com/column/article/atc-174199/

15 スタートアップの人事労務 15 通勤手当を支払う義務はあるか? 
  https://www.soumunomori.com/column/article/atc-174209/





 


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