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コラムの泉

総務の仕事(4) この状況でも総務は仕事あり 2020年3月

総務の仕事(4) この状況でも総務は仕事あり 2020年3月総務労務の仕事

コロナウイルスの感染拡大が収まらず、世界中が不安につつまれています。
このようなときでも総務労務の仕事には年間業務があり、
感染症対応の業務まで加わっています。
この大変な時期に毎日の仕事にはげむ皆さまが健康で過ごせるよう、
心からお祈りしております。

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当事務所のHPで「印章管理規程」ひな型サンプルをアップしました。
https://www.office-ek.com/topics/

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さて今回のコラムではコロナウイルス対応としての行政での期日特例、
そして年間業務を分けて、3月の総務労務の仕事を御紹介します。

◆◆◆◆◆2020年3月 総務労務の仕事◆◆◆◆◆

======新型肺炎に関連する行政の対応======

1. 厚生労働省の新型肺炎に対応する助成金は、このコラムの泉で
社会保険労務士の先生のコラムにくわしく紹介されています。
予備として知っておくのは、
⇒ 厚労省の実施する「雇用調整助成金」の目的は労働者を守ることです。
つまり今回であれば“新型肺炎の影響で売上が激減しても
社員の雇用を続ける、有休を付与する”等の、
社員を守っている企業への助成金だ、ということを
あらかじめ知っておくと、
助成金の内容もわかりやすくなります。

2. 届出、申請などの期日の特例
労務管理
■1年以内の健康診断の実施
⇒ 今年3月に定期健康診断を実施する予定であっても、
「雇入時の健康診断」と「定期健康診断」は、コロナウイルス予防のため
しばらくの間は延期することが可能です。

(参考)厚労省HP 
新型コロナウイルスに関する質問回答集
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kenkou_iryou/dengue_fever_qa_00007.html#Q5-1

総務・法務>
1. 定時株主総会の時期
定款で、事業年度の終了後3か月以内に定時株主総会を開くとしてある会社がほとんどです。
仮に12月末が事業年度終了とすると、翌年3月に定時株主総会ということになります。
しかし本年は
“天災その他の事由によりその時期に定時株主総会を開催することができない状況” です。
締め切った部屋にたくさんの株主役員が集まって・・・
というのは感染のリスク高ですね。
つまり本年は、定款で決めた開催時期よりも遅くなっても違法ではないという事になります。
ただし可能になれば遅滞なく開催します。
また、基準日については公告しなおす必要があるケースもあります。

(参考)法務省「定時株主総会の開催について」
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00021.html

2. 有価証券報告書等の提出期限
中国に子会社がある会社も多くなりました。
その子会社の監査ができない等のケースでは、特例的に
提出期限を遅くすることが可能です。
所管の財務局にあらかじめ相談しましょう。

3. 外国人社員の在留申請
外国人社員がいる会社では、その在留期間の管理があります。
特例として2020年3月中に在留期間の満了日がくる外国人は、
満了日から1か月後まで申請が受付けされます。
感染拡大防止のためで、窓口での申請待ちの人数制限も行っているようです。


======年度末の恒例 総務労務 3月の仕事======

1. 恒例の仕事
① 防災防火 体制チェック(避難訓練は今はできないでしょう)
② リース機器、駐車場、社宅、その他 総務で管理する契約等のチェック
③ 保管文書の保存レベル確認と入れ替え
④ 社員の入社準備  etc.
特に新入社員の入社準備は入社日との関係があります。
労務管理だけでなくIDカード、デスク、PC、ロッカーなどの準備をお忘れなく。

2. 民法改正 2020年4月1日施行
改正後民法の「債権法」といわれる部分が本年4月から施行されます。
<改正ポイント>
消滅時効
・法定利率
・個人保証
・定型約款
売買契約
・賃貸借
など
該当する文書、取引、契約書などの見直しは早めに済ませておきましょう。

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※当事務所は、企業経験をもとにした企業法務
<社内規程・契約・リーガルリスクの洗い出し・株主総会
定款作成・外国人の採用ルールetc.>サービスを承っています。
アドバイスを言って去っていくコンサルティングとは異なり、
現実的に、帳票等も一式で、やり過ぎないサービスを提供しています。
https://www.office-ek.com/service01/

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KAJIYA Legal Service Office
行政書士かじや法務事務所
http://www.office-ek.com

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