通勤交通費について

ジュンジュンジュン さん お疲れさんです。

通勤手当支給方法は、企業間でも多々あると思います。
概ね、定期代購入時には、３ヶ月または半年分を支給し、給与子宮に合わせて会計処理は「前払い金」または「前渡し金」で処理し当月分を経費に振り替える方法を採るところが多いと思います。
数名あるいは通勤費支給件数等少数であると、お話の分割支給をすることもあります。
通勤費支給方法ははある程度統一した方法をとってはいますが、経理担当者の修正など避けたいがための方法かもしれません。
ここでは、人事、経理担当者との話し合いが必要でしょう。

通勤手当として給与に含めて支給する場合、御社の就業規則、給与規定等の変更が必要です。
就業規則の変更等には、労働組合又は労働者の過半数を代表する者の意見をきいて、変更届を労働基準監督署に遅滞なく届け出なければいけません。。

まずはそちらの変更が必要となる可能性がありますので、事務員だけの処理ではなく、社長や上司等、および顧問労務士がいらっしゃられば、労務士も含めてご相談することをお薦めします。

早速のご回答、ありがとうございました。

3か月の定期代を3分割するということと、前払いを後払いにすると
いうことは、社員の不利益になると思うのですが、
この点は、やはり話し合うしかないのでしょうか？

不当ではないということですね？
経理業務を簡略化するためだけの措置であれば、
改善していただきたいと思っています。
月末締　翌月10日支給なので、
翌月10日に支給するのなら、まだいいのですが、
実際には、例えば12月で期限切れのひとは、
今まで12月中に3か月分を受け取っていたため
1月分の給与に該当⇒2/10支給というのと、
1か月分の定期代ではなく、3か月を分割した金額の支給
というのが、不満です。

経理の一方的なやり方では、社員が不満に思ってしまい、
よくないと思います。
せめて、前払いという方法が譲歩策だと思いますが、
そうすると、経理は、当月の給与扱いではなくなるため
面倒らしく、大反対を受けています。
他には、やはり3か月分の支給を3か月ごとに給与に組み入れ、
その時に雇用保険を加算する方法しか、ないと思うのですが。
何か、名案があれば、お授けください。

今までより、1円だって少なく支給されたら、
そうでなくても昇給や賞与もなかったので、
不満で、それを抑えていくことは難しくなります。
経営側が、経理担当者の話だけをきいて
進めた結果です。
何とか、相談し改善していきたいと思います。
今後とも　よろしくお願い申し上げます。

ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞさん

ご回答ありがとうございます。
たとえば、就業規則については、具体的にどのようにすれば、ベストですか？
賃金規定の中に組み込まれていますが、今までは特に詳しくは記載されていません。
ただ、最短最速の縁覚支給を基本としてというだけです。

よろしくお願いいたします。

いきなり、３か月分の定期を購入しても毎月分割でしかもらえないのは、先払いしている従業員にとっては損な気分でしょう。
ただし、３か月分を分割支給するだけであって、減額支給するわけではないので不利益扱いにはならないでしょう。。。

当社ではもともと６か月定期代の支給しか認めていないのですが、中途採用者や中途退職者、引っ越しなどで通勤経路の変更などで、バラバラ購入してもらい、ばらばらはらっていました。。。これでは６か月定期しか購入しない人にとって不公平であるということになり、すべて６か月定期のみの購入をみとめ、それ以外の期間の購入の場合は、６か月定期を購入したとみなして月割りした分を支給するという規定に変更しました。
これによって、１か月定期を購入しても、６か月定期の1/6しか支給されなくなりました。特別な事情は考慮しません。（当社は転勤も、有期契約もないので。。。）
でも、もともとあった規定だとしてもここで一斉適用するには、無理があり、猶予期間を設けました。
1月から6か月定期を購入できる人は、そのまま適用。
2月以降、定期を購入する場合は、7月に6か月定期を購入できるようその期間で調整する。それでもできない場合（月ずれしてしまう）は、来年の1月までに6か月定期を購入できるよう調整。。。してもらうようにしました。
その結果、今では、1月と7月の2回にわけて通勤手当の支給をするだけですみ、煩わしい調整や、支給忘れもなくなり、若干ですが、通勤手当の減額につながっています。

当社は6か月ごとの支給ですが、分割すると端数処理がめんどくさい（領収書とチェックできない）という事務員の意見で分割支給はやめました。
参考になればよいですが、、、

ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞ さん

ご回答ありがとうございます。
当社も実際には、個人がばらばらに購入しているので、いきなり支給月を決めて支払うのは、
財政的にも会社側に負担がかかり、個人も大変面倒になるので、とりあえず
雇用保険料を正しく徴収するためと、経費を均していきたいとのことで、検討がされた結果です。

御社の場合支給は、後払いですか？それとも前払いで６か月支払っていましたか？
猶予期間中は、具体的には、１月からの定期を６か月購入した場合、
給与支給が１月分を2/10だとして、この日に支払しているのでしょうか？

６か月定期を分割するのは構わないとして、１月.７月に支払月を固定するためには
ばらばらに購入した社員が、１か月定期を購入することになる可能性もあり、
この場合は、割引率が違うため、実際にかかった定期代と、支給される定期代とに差額
が発生します。
この調整期間中の対応はどうされたのでしょうか？

現在、３か月定期を購入する場合は、期限前に支払されていたので、
個人の負担感はなかったのですが、今後、３か月の定期代を分割でというと、
２か月分は立替になるため、経済的に余裕のない社員は申し出て、
経理から仮払い等の手続きを経て、給与相殺する形とするようにいたしました。

個人的な見解では、こんなことするくらいなら、全員にそのようにすればいいと思うのですが、
経理事務員は理解できないようです。
将来的には、当社も均一で支払っても社員の負担感がなくなるとは思いますが、
なんだかすっきりしないので、社員間では名と得されていません。
就業規則を変更するのは、仕方がないとしても、猶予期間中のもっともよい処理を
検討すべきと思います。

よろしくお願いいたします。

雇用保険を適正に徴収する？の意味がよくわかりませんが、
給与支給していれば、当然に雇用保険料率をかけるだけですので、何の問題もありません、一括支給しようと分割支給しようと、保険料率をかけるだけなのです。

> 御社の場合支給は、後払いですか？それとも前払いで６か月支払っていましたか？
後払いです。先に領収証（定期券）のコピーの提示が必要です。提出されない人は支給はありませんし、提出が遅れれば遅れます。。遅れた分をどうするか、買い忘れた分をどうするか、が問題だったので、限定月に支給することで提出わすれの人のチェックができ、確認することができるので支給忘れも提出忘れも防げることになりました。

> 猶予期間中は、具体的には、１月からの定期を６か月購入した場合、
> 給与支給が１月分を2/10だとして、この日に支払しているのでしょうか？
末締め、翌１０日払いとして、末日までに購入してもらいます。その領収書の提出で翌月１０日に全員一斉支給となります。先払い（立替）はしません。割引率が変わったり、おつりを返さない人も出てくるため、また、購入したと思っていたら買っていなかったなどなどの不正を防ぐためです。先に購入してもらい、給与で全額支給という形をとっています。

> ６か月定期を分割するのは構わないとして、１月.７月に支払月を固定するためには
> ばらばらに購入した社員が、１か月定期を購入することになる可能性もあり、
> この場合は、割引率が違うため、実際にかかった定期代と、支給される定期代とに差額 が発生します。
> この調整期間中の対応はどうされたのでしょうか？

会社が損をする形をとりました。端数月にかんしても全額支給しました。先に６か月定期を購入するようにして、最後のほうで帳尻合わせをしました。会社都合の変更ですので、この期間だけは全額支給しました。

> 現在、３か月定期を購入する場合は、期限前に支払されていたので、
> 個人の負担感はなかったのですが、今後、３か月の定期代を分割でというと、
> ２か月分は立替になるため、経済的に余裕のない社員は申し出て、
> 経理から仮払い等の手続きを経て、給与相殺する形とするようにいたしました。
> 個人的な見解では、こんなことするくらいなら、全員にそのようにすればいいと思うのですが、 経理事務員は理解できないようです。

ジュンジュンジュンさんの意見に賛同します。面倒な手続きを取りますね。
経済的に余裕がある人は仮払い手続きができないということにもなりますよね。どこで線引きするのでしょう。
仮払い処理を忘れたらどうするのでしょう。。。


> 将来的には、当社も均一で支払っても社員の負担感がなくなるとは思いますが、
> なんだかすっきりしないので、社員間では名と得されていません。
> 就業規則を変更するのは、仕方がないとしても、猶予期間中のもっともよい処理を
> 検討すべきと思います。

通勤手当だけでなく、他の手当についても、事務処理の簡素化も重要かもしれませんが、それ以上に、従業員にいかに不公平なく支給するかが一番の問題点だと思っています。

ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞ さん

いろいろ、細かご回答いただき、ありがとうございました。
大変参考になり、また、従業員側としても力づけられました。

従業員間の不平等感も、支給方法も、検討していただくように
していきたいと思います。
今後とも　よろしくお願い申し上げます。