年次有給休暇申請書に関して

> はじめまして。
> このような素晴らしいサイトがあったことに深く感激しております。
> 無資格・未経験のまま総務に就き早一年。
> まだまだ勉強の日々でございます。
>
> ぜひともいい方法がございましたら教えていただきたいのですが、私ども会社ではスタッフが県内各地で就業しておりまして、(いわば派遣会社みたいなものなのですが)有給休暇申請書の回収に毎回時間がかかります。
> というもの、「家が遠い」「時間がない」等の理由によりなかなか申請書を書きに来てくれないのです。
> 社員が派遣先に出向いて現場で申請書を記入してもらったり、休暇日からだいぶ経って会社に書きにきたりとあまり効率のいいやりかたではありませんでした。
> そこで今月より休暇を取りたい日までに会社に来て申請書を出すように周知したのですが、やはりそれはどうかというスタッフの声があがってきました。
> スタッフの声としては共有のネットワーク上に申請書をあらかじめアップしておいて、記入後申請書を郵送するのはどうか？という意見があがりました。それはいいと思うのですが、「その各現場に切手を用意しておいて郵送」と風に言うのですがその切手代は会社が持つべきなのでしょうか？

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内部監査業務担当より進言させていただきます。

年次有給休暇申請書の保管ですが、受理日から１年保管が義務ずけられています。

あるリース会社　監査業務で同様なことが頻発していました。
その際ですが、一点では、メールでの休暇申請を行い、申請書の送付は、後日求めております。（メール受取時仮記入、申請書受入確認後、有給休暇管理簿に捺印、保管）
給与計算時までには回収を義務ずけていました。



＜受理日１年保管＞
社員出勤簿、休暇届、欠勤願および休暇使用記録票

久保ＦＰ事務所様

受理日1年保管の根拠条文を教えてください。

> 久保ＦＰ事務所様
>
> 受理日1年保管の根拠条文を教えてください。

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根拠条文はありません。

先に述べましたが、リース業界の労働基準監督署調査時ですが、アルバイトパート従業員の労務確認で、有給休暇管理体制について手厳しくチェックを受けました。
その折ですが、年度休暇届け管理票の確認と次年度への休暇交付確認を求める必要から、保管の必要性を受けております。

＜有給休暇の比例付与＞
　パートタイマーやアルバイトの方について、１週間の労働日数が少ない方にも、支給要件を満たせば、有給休暇は発生する。

久保ＦＰ事務所様

根拠条文はあります。3年です。
1年のはずは有りません。

労基法
第109条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を３年間保存しなければならない。


常識で考えても、有給の有効期限は2年だから、少なくとも2年以上でしょう。賃金の時効は何年ですか？
さかのぼる必要がある期間は、必ず保存義務はあります。

専門家登録しているのに、出たら目な回答は止めてください。

えぇ～っと・・・ご回答ありがとうございます。
なぜか保管期間の話になってしまっていて・・・私の文章力のなさが災いしてしまったようで大変申し訳ございません。

現場直行で毎日勤務する社員は会社に来ること事態滅多になく、また距離の問題もあってかなかなか申請書を出すことが出来ていない状態です。
その場合郵送してもらうということになったら通信費は会社が持つべきなのかという疑問点を解決したいのですが・・・。
どなたかご回答いただけたらと思います。
申し訳ございません。

>経験から話をさせていただきます。
東京営業所（就労２人）・九州営業所（就労１人）の勤怠関連書類は週１回本社に郵送してもらっていました。当然郵便料金は会社持ちです。
会社が提出を義務ずけている書類････と考えたらやはり会社負担でしょうね。

経費削減というなら、決まったフォームで各自の携帯電話から会社総務のアドレスに送信する。送信日時が記録されるので、これで管理する。････ちょっと手抜きですかしら？

いちばん最初の文章の中に、「・・・会社に書きにくる」とありますが、このときの交通費はどうしていましたか？　今回の切手代とこの交通費が同じ目的のものだと思いますので、それに合わせたらいかがでしょうか。
８０円Ｘ２０回＝１，６００円
一年分ひとり当たりの最大額はこのくらい。
休む前の連絡は電話だけにして、給料の締め日に合わせて１ヶ月分まとめて郵送だと、最大１２回。
郵便書簡を使えば１回あたり６０円。
会社で負担するとすれば、同じところに勤務している人の一か月分をまとめて送る、という方法も。

[会社が提出を義務ずけている書類]
と考えたら会社負担にするのはものすごく理解できました☆
>
そしてやはり「経費削減」という思いが強いので・・・
【携帯電話から会社総務のアドレスに送信する】
というのが有力でした。
しかし本社総務が許さなさそうですが。

教えていただきありがとうございます。
参考にさせていただきます。

> いちばん最初の文章の中に、「・・・会社に書きにくる」とありますが、このときの交通費はどうしていましたか？
●その際の交通費はまったく負担していませんでした。　

ものすごく理解しやすかったです。
ありがとうございます。
16箇所以上現場がございますが、よくよく考えてみれば個人の交通費を思うと切手代はたいした金額ではないのでそのようにさせていただこうと考えております。
上司に相談ではございますが・・・。
ありがとうございました。