給与支払いまでの社内手続き

えるぼ様

こんにちは。自分も、なんの引き継ぎらしきものもなくいきなり給与計算をまかされて、大変だったので、これから、さぞご苦労なさるか、と思います。


まず・・・
> 給与の計算自体はソフトを購入しているので大丈夫だと思うのですが、「社内的に、他の文書と同じように、社長承認を経てから印をもらい給与を支払う形にすること、ファイルをしておくこと」と言われています。

給与ソフトは、御社の就業規則や給与規定は、情報として入っていませんから、そこから入力してやらないといけませんよ？住民税も天引きなら、その市区町村の登録も、また、給与を銀行からの引き落としなら、その銀行の登録・社員の入金口座の登録も。
残業時間の端数処理も、全部登録。社会保険関係も登録。労働保険関係も登録。雇用保険料率も労災保険料率も、各社の業種によって違うから、御社に該当する料率を登録。

あれこれ、設定した上での個人明細入力になります。
社長は役員ですから、雇用保険は入りませんから、社長の個人情報は、役員としてチェックしておけば、ソフトは自動的に雇用保険は徴収しないです。
まず、それが、1点。


> 他の会社では、給与支払い前に、どのような形式で承認をもらったりファイルしたりしているのでしょうか？給与明細そのものを綴じるのはやめた方がいいのでは？と前任者に言われました。
> どこかにそういう書式がないか探しましたが、あまりに初歩的なことなのか、見つけられませんでした。独自に作成するにしてもサンプルのようなものがあればわかりやすいと思ったのですが…。

自分もよその会社のことがわからないので、弊社のやり方です。
給与明細は、2部印刷して、1部ファイルしています。給与明細一覧表と一緒にして。弊社はタイムカードの人、勤務表の人がいるので、それは一まとめにして給与の根拠なので、一括してファイル。うちはこれは承認印とかもらってなくて、残業時間等計算したものに承認印もらってから、給与ソフトに入力してます。
その上で、給与明細一覧表にも承認印を押印してもらって、これで給与確定です。
その後、入力したものを今度は銀行振り込みデータにして、後の実際の支払い時、ネットバンキングは上司が直接しています。


> アドバイスいただければありがたいです。よろしくお願い致します。

社会保険事務に詳しくないと、給与計算は厳しいです。
給与ソフトのサポートで初心者向けのセミナーが有料でありますし、無料で、その時期になると社会保険事務所や健康保険組合が開催しますから、是非行くことをおすすめします。

おどかすつもりはありませんが、自分も同じ状況で、さらにもう少し社員の人数がいたので、本当に泣きたくなりました。このサイトに随分助けられました。今は、自費で、セミナーに行ったり、社会保険労務士の勉強に行ったりしています。

大変でしょうけど、身につけば自分の財産ですから、是非頑張ってください。

こんなアドバイスで、最後は激励ですが、お互い様、頑張って仕事しましょう！

> 小さな会社の１番目の社員として働き始めました。
> 今までは社長と派遣社員だけの職場だったので、給与関係が発生していませんでした。
> 仕事関係の引き継ぎは受けましたが、給与関係は自分も前任者も未経験で、これから全部しないといけないので戸惑っています。
> 給与の計算自体はソフトを購入しているので大丈夫だと思うのですが、「社内的に、他の文書と同じように、社長承認を経てから印をもらい給与を支払う形にすること、ファイルをしておくこと」と言われています。
> 他の会社では、給与支払い前に、どのような形式で承認をもらったりファイルしたりしているのでしょうか？給与明細そのものを綴じるのはやめた方がいいのでは？と前任者に言われました。
> どこかにそういう書式がないか探しましたが、あまりに初歩的なことなのか、見つけられませんでした。独自に作成するにしてもサンプルのようなものがあればわかりやすいと思ったのですが…。
> アドバイスいただければありがたいです。よろしくお願い致します。

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えるぼさん　こんにちは

給与の支払いは、大企業においては銀行等金融機関口座への振込が主流となっています。中小企業やパート・アルバイトへの支払いについては、手渡しで行われている場合も拝見しております。

ここで注意が必要なんですが、労働基準法24条には「賃金の通貨・直接払」の原則が定められています。つまり現金での支払いを求めることが原則なんです。

金融機関口座への振込は労働者の同意が無い限りは違法であり（労働基準法施行規則第7条の2第1項）、労働者が現金支給を求めるならば、これを拒否することができないと定められています。ただし、賃金支払に関する労働協約がその事業場全体に適用される場合は、この限りではありません。

給与の支払日に現金でもらうと、帰宅途中に落としたり、盗難に遭ったりなど、さまざまな危険が考えられますね。それと最近では、お店の方も商品を購入しますと、カードでの支払いを求めているケースも多いでしょう。ポイント加算なんて言いますから。

金融関係者の方も　給与支払いには俄然「当行の預金口座の開設を」なんて、日常頻発に訪ねてきます。

ところで、給与明細票は、給与等の支払事業者の単なるお知らせの機能を持った帳票でしかありません。なぜなら、偽造し易いものとされていますので証明書等には使われません。

一番必要なのは、源泉徴収票だけです。
その他では市町村役場で証明する所得証明書や納税証明書などが必要になります。
それでも社員から問い合わせなどもありますから、3年程度の保管はされておかれてもよいでしょう。
＜役員・社員の異動・給与・労務・福利厚生に関する一時的な権利義務の行使の関係書類；（労働基準法第１０９条）＞

お話の状況では、まだ少数の社員数ですから保管管理の手作業も充分に行えるとお思いますが、年数を経てきますと帳票類の原本保管も大変になりますから、ＣＰ保管も考えておくことが必要でしょう

質問者のえるぼです。
お返事ありがとうございました。

給与ソフトは既に設定を済ませて、給与振込も完了しました。この点については、会社で外部専門家に依頼していますので、あまり心配していません。今のところ、自分の分だけなので、これからじっくり覚えていこうと思っています。

社内的にどうすればよいのかわからなかったので、非常に参考になりました。こういうことは会社ごとに違うでしょうし、専門家の先生に逐一聞くほどのことでもないのかなと思ったりして…。（それでも聞かないことにはわからないままなわけですが…）
ママディラさんの会社のやり方を参考にさせていただこうと思います。ありがとうございました。