マイナンバー　回収

> いつもこのサイトさんにはお世話になっております。
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> １０月から従業員各々に「マイナンバー」が送られていきますが回収の仕方がいまいちわかりません。
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> 1.全員会社（担当者）に直接手渡しで担当者が番号をひかえたら通知書は本人に返却する。
> 2.郵送にて（コピー等）を会社（担当者）に送り担当者が番号を控える。
> 3.郵送にて通知書を会社に送ってもらい、会社はまたその通知書を本人に郵送にて返却する。
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> うちの従業員は会社ではなく現場（場所は各々違う）に直行直帰させています。
> ですのでできれば郵送で済ませられるのであればそれに越したことはないのですがいかがでしょうか？
> ※会社は東京都内にありますが他の県に住んでるものもいるもので…。
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> どなたかご意見、宜しくお願いいたします。


こんばんは。私見ですが・・
回収というのがわからないのですが番号は本人に記載してもらうものだと思います。
まず会社が必要があって使用する前に本人に利用目的を提示しなければなりません。
その前に番号を会社が知ることは出来ません。
利用目的を本人に通知しその後に番号を必要な用紙に記載してもらう事になると思います。
会社が通知書を集めるのではなく必要な用紙を配布し回収するものと理解しています。
その際の郵送は書留・簡易書留等紛失防止も必要ではと考えます。
とりあえず。

マイナンバー制度導入に関しては、住む人事関係部門では必要不可欠な要点ですから、その管理体制については、部民責任者をはじめ担当者およびその各業務委託先等に関してのチェックも必要でしょう。
企業内に関しては下記の5点に関して適切な管理体制を求める必要があります。
お話から拝見しますと、２，３，４の点ですが、これに関しては、個人情報保護法等とのからっみもありますから、企業と社員および街日委託に対しての守秘義務および保管、罰則等に関しての個々の契約および承諾など求めておくことが必要と思います。
やはり、部門責任者および担当者など含めてのヒヤリングなど適切に行うことも必要と思います。

マイナンバー制度度yにゅに関する要点
「1.入社時や身上関係変更に伴ってのマイナンバー取得」
「2.マイナンバー取得の際の本人確認」
「3.組織異動や休職・復職、給与支払い等事務処理における個人番号転記」
「4.目的外利用の排除」
「5.退社に伴うマイナンバーの廃棄・削除」

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> こんばんは。私見ですが・・
> 回収というのがわからないのですが番号は本人に記載してもらうものだと思います。
> まず会社が必要があって使用する前に本人に利用目的を提示しなければなりません。
> その前に番号を会社が知ることは出来ません。
> 利用目的を本人に通知しその後に番号を必要な用紙に記載してもらう事になると思います。
> 会社が通知書を集めるのではなく必要な用紙を配布し回収するものと理解しています。
> その際の郵送は書留・簡易書留等紛失防止も必要ではと考えます。
> とりあえず。


早速のご返信ありがとうございます。
本人に直接記載してもらう、とのことですがすみません。調べてみたのですがどこにもそういった情報がなく、困ってしまいました。
もし可能であればどちらからの情報なのか教えていただければ助かります。


利用目的などを周知しなければいけないとのことですが、こちらは書面で行った方がいいのでしょうか？それともメールや直接本人に会った際に説明のみ、だけでもこちらはよいのでしょうか？
無知で申し訳ございません。　ご回答いただけると助かります。

> マイナンバー制度導入に関しては、住む人事関係部門では必要不可欠な要点ですから、その管理体制については、部民責任者をはじめ担当者およびその各業務委託先等に関してのチェックも必要でしょう。
> 企業内に関しては下記の5点に関して適切な管理体制を求める必要があります。
> お話から拝見しますと、２，３，４の点ですが、これに関しては、個人情報保護法等とのからっみもありますから、企業と社員および街日委託に対しての守秘義務および保管、罰則等に関しての個々の契約および承諾など求めておくことが必要と思います。
> やはり、部門責任者および担当者など含めてのヒヤリングなど適切に行うことも必要と思います。
>
> マイナンバー制度度yにゅに関する要点
> 「1.入社時や身上関係変更に伴ってのマイナンバー取得」
> 「2.マイナンバー取得の際の本人確認」
> 「3.組織異動や休職・復職、給与支払い等事務処理における個人番号転記」
> 「4.目的外利用の排除」
> 「5.退社に伴うマイナンバーの廃棄・削除」


朝早くにご返信ありがとうございます。
上記の５つの点に関して社内で（といいましても内勤は４名なのですが）話し合ってみようと思います。
「本人確認」なのですが、こちらは入社時に「住民票」や「免許証」などで確認をとっていますがあきらかにうちの従業員と認めるものに関しては行わなくても大丈夫なのですよね。
ここで質問なのですが従業員の扶養者たちに関しては「”本人”確認」はどのように行えばよいのでしょうか？

> 「本人確認」なのですが、こちらは入社時に「住民票」や「免許証」などで確認をとっていますがあきらかにうちの従業員と認めるものに関しては行わなくても大丈夫なのですよね。
> ここで質問なのですが従業員の扶養者たちに関しては「”本人”確認」はどのように行えばよいのでしょうか？

横から失礼します。

従業員の被扶養者の方々に関しては、企業は本人確認を行う必要はありません。

従業員自身の個人番号を企業が収集する際には、企業が「個人番号関係事務実施者」として従業員の本人確認を行いますが、被扶養者の場合は、従業員本人が「個人番号関係事務実施者」として自身の被扶養者の個人番号を本人確認（身元確認は実質省略）の上収集し、企業へ提出するという形式になります。
当面は従業員に「平成２８年給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に被扶養者の個人番号を記載の上提出してもらうという形式をとる企業が多いのではないでしょうか。

ton様のお答えに関しては、個人番号の記入が必要な書類を作成する度に本人に記載してもらうという方法では、多大な手間もかかりますし、直接書類に個人番号を記入してもらうだけでは、誤記載や成りすましの危険性も拭えないため、やはり企業が事前に用途と管理責任者を明示した上で本人確認を行い、従業員全員分の個人番号を収集し、法令やガイドラインの安全管理措置にのっとった管理方法で保管する必要があると思われます。

利用目的の明示方法は、就業規則や取扱規程等に記載したり書面で明示する形式や、メール等で個別に明示する形式であれば良いと思われます。基本的にその場でだけでなく、後になっても従業員自身が確認できる形式で行ったほうが後々問題が起きづらいかと思われます。

こんばんは。


> ton様のお答えに関しては、個人番号の記入が必要な書類を作成する度に本人に記載してもらうという方法では、多大な手間もかかりますし、直接書類に個人番号を記入してもらうだけでは、誤記載や成りすましの危険性も拭えないため、やはり企業が事前に用途と管理責任者を明示した上で本人確認を行い、従業員全員分の個人番号を収集し、法令やガイドラインの安全管理措置にのっとった管理方法で保管する必要があると思われます。
>

ご指摘ありがとうございます。
確かに会社管理も必要なことだと思いますが問者さまは本人確認についてはなにもなく
通知書ありきから進めようとしているように思われましたのであえて書かせていただきました。
必要な書類は書かれている通り当面は扶養控除申告書だと思いますがまずは使用通知が必要ですよね
また通知書を会社で集めるとも書かれていましたので紛失等が発生した場合の対処が難しくなるようにも思われます。（本人責任であれば再発行できますけど会社責任は？？）
番号を収集すると同時に本人確認の必要もありますよね（在職者はよくても今後の事もありますので）
ただ通知書で番号だけ収集することは問題があると思いました。
また危惧されている成り済まし防止のための本人確認と思いますがどうなんでしょうね・・・
会社で必要な書類・・・なりすましが発生するのでしょうか・・・その点は不案内ですね。
また問者様は「本人に記載してもらう」情報がどこにもないと言われていますがコピーも限定されているものですから普通に判断して最初は本人に記載してもらうものと思っておりましたが・・自分の判断がちがうのでしょうかね・・・・？？
不快な点がありましたら申し訳ありません。
とりあえず。

AkAs さんが、的確な回答をよせてらっしゃるので、一口のせてください。

まず、マイナンバーを書かせる書類は、誰が作成するのか、ということ。

扶養控除申告書：給与所得者（労働者）本人
社保の資格取得届：事業主

です。まちがっても労働者に資格取得届をかかせてはいけません。なんたって５人連記なのですから他人（労働者本人）にふれさせてはいけません。

で、マイナンバーを記載するのは、その書類の作成者であることはいいとして、

その労働者作成した書類を受け取る、あるいは会社作成する、その都度「個人番号関係事務実施者」である事業主（その手下である総務員）は、番号確認と身元確認をせねばなりません。（ここでは通知カードを想定）

【番号確認】
扶養控除申告書：通知カード提示いただき、ただしく転記できてるか確認
資格取得届：通知カード提示いただき、事業主が書き写しかつただしく転記できてるか確認

ただし、扶養控除申告書に書く扶養家族に関しては、労働者自身が家族の番号確認、身元確認することになっています。


そして、【身元確認】

労働者本人その人であるか免許証の写真を本人の面と見合わせる作業を、会社がするわけです。毎年毎回です。


しかし、以上の一連作業を年中行事化するのはごめんなので、労働者本人のカードのコピーを収集し、安全措置を施したところに保管する（保管するのは、ハードコピーのまま保管でも電子データ化しても同じ）ことにして、翌年の番号確認、身元確認に資したいわけです。一応次回記載された番号を、前回蓄積し身元確認済みデータベースと照合し番号合致してることで、番号確認・身元確認をクリアさせてよいことになっています。（こまかいところの相違は遠慮なくご指摘ください。）

リスクをおそれるあまり収集保管をしたくなければ、扶養控除申告書を出していただくたびに、通知カードで番号照合、免許証で本人照合（個人番号カードならそれ１枚で照合）という年中行事としていただくことになります。

で、提出のあった扶養控除申告書は建前上税務署長提出ですが、企業保管なので、特定個人情報よろしく安全措置施したところに７年会社で保管することになるのです。

なお、郵送における身元確認・番号確認のやりかたについても言及ありますので、内閣官房ＨＰで確認してください。

（再編集：本人確認＞番号確認・実存（身元）確認の両方の意味を包含しているので、本人確認→身元確認に置き換えしました。）

ton様

私の曖昧な文章で不快な思いをさせてしまっていたら申し訳ありません。

通知書とは通知カードのことと認識しておりましたがよろしかったでしょうか。
いつかいり様が既に分かりやすく答えていただいておりますが、誤解なさってる部分があるように思われますので、申し上げます。

>また通知書を会社で集めるとも書かれていましたので紛失等が発生した場合の対処が難しくなるようにも思われます。（本人責任であれば再発行できますけど会社責任は？？）

通知書（通知カード）の原本を会社へ提供してはいけません。提供するのは複写物です。
もしくは原本をその場で提示し、企業の担当者が個人番号を控えるという形式なら原本でも問題ないと思われます。
また責任の所在に関わらず個人番号が悪用される可能性が出た場合は、個人番号の持ち主の申請により個人番号そのものの再交付、また悪用される可能性がない単純な破損や焼失の場合は通知カード等の再発行を役所が行います。（ただし有料）


>必要な書類は書かれている通り当面は扶養控除申告書だと思いますがまずは使用通知が必要ですよね
>番号を収集すると同時に本人確認の必要もありますよね（在職者はよくても今後の事もありますので）

使用通知（用途・目的通知）は収集前に必ず必要です。ton様の書き込みの後になりますが、質問者様もこのことに関して言及しておられます。
また個人番号関係でいう本人確認とは、「身元確認（相手によっては省略可）」と「番号確認」の二つを行うことを指します。
扶養控除申告書は企業からすれば、あくまで従業員の扶養家族の個人番号を知るための書類として都合が良いというだけであり、従業員本人の個人番号を知るための「番号確認」書類としては不十分です。なぜなら記載されている従業員自身の個人番号は従業員本人の自己申告にすぎず、公的な証明書ではないからです。
なので従業員本人の個人番号を収集する際には、通知カードや個人番号カード、個人番号が記載された住民票（記載事項証明書）等が原則として必要です。一応自筆署名捺印付きの「自身の個人番号であることに相違ない」という任意様式の証明書でも可とされていますが、これは通知カード等の公的な書類を何らかの事情により提示できないような特殊な状況を想定されたもののようです。

>また問者様は「本人に記載してもらう」情報がどこにもないと言われていますがコピーも限定>されているものですから普通に判断して最初は本人に記載してもらうものと思っておりました>が・・自分の判断がちがうのでしょうかね・・・・？？

コピー（収集・提供・利用・保管）が限定（制限）されるのは、あくまで法令で認められていない目的のために行う場合です。
番号法第14条により、個人番号関係事務（保険や税務の書類作成等）を処理するために必要がある場合は、個人番号の提供を求めることが認められています。
また継続的に個人番号関係事務が発生すると予測される人物（雇用関係にある従業員等）の個人番号は、番号法第20条（19条）により、保管することが認められています。
従業員の正しい個人番号を企業が保管し、保管された個人番号をもとに企業側が個人番号関係事務（書類作成等）を処理することで、本人確認の手間を省き、また従業員本人のなりすまし（企業内ではほぼないと思われますが）や誤記載を防ぐという意味合いがあります。

こんばんは。
誤解ではなく問者様が書かれている内容なのですが・・・・・

> 通知書とは通知カードのことと認識しておりましたがよろしかったでしょうか。
> いつかいり様が分かりやすく答えていただいておりますが、いくつか誤解なさってる部分があるように思われますので、申し上げます。
>
> >また通知書を会社で集めるとも書かれていましたので紛失等が発生した場合の対処が難しくなるようにも思われます。（本人責任であれば再発行できますけど会社責任は？？）
>
> 通知書（通知カード）の原本を会社へ提供してはいけません。提供するのは複写物です。
> もしくは原本をその場で提示し、企業の担当者が個人番号を控えるという形式なら原本でも問題ないと思われます。
>

1.全員会社（担当者）に直接手渡しで担当者が番号をひかえたら通知書は本人に返却する。
2.郵送にて（コピー等）を会社（担当者）に送り担当者が番号を控える。
3.郵送にて通知書を会社に送ってもらい、会社はまたその通知書を本人に郵送にて返却する。

問者様が通知書を集めると書かれています。小生はカードではなくカードになる前の通知書簡易書留で送付されてくるおそらく葉書のようなものと解釈しましたが問者様が通知書＝番号カードとの認識なのかは不明ですね。番号カードではなく通知書とありましたので・・・・
また通知書であっても安易に会社で収集するのは如何なものかと思いまして番号カードと同様の扱いが必要ではと思っております。なので通知書であっても会社に渡す・・・会社が集めることは避けるべきと思いましたので「本人に書かせる」と書かせていただきました。
また本人が記載したものを提出してもらうことで同時に本人確認か可能になりますのでその点を考えても最初は本人に記載してもらうのがベストだと考えました。


> >必要な書類は書かれている通り当面は扶養控除申告書だと思いますがまずは使用通知が必要ですよね
> >番号を収集すると同時に本人確認の必要もありますよね（在職者はよくても今後の事もありますので）
>
> 使用通知（用途・目的通知）は収集前に必ず必要です。ton様の書き込みの後になりますが、質問者様もこのことに関して言及しておられます。

そうですね。最初にそのことがありませんでしたので問者様がどのスタンスから考えているのか判断できませんでしたので書かせていただきました。

単に収集することだけを考えているように思われましたので収集する前の諸事が必要でそれからでなければ番号を扱うことは出来ないと言いたかっただけなのですけどね。

>また問者様は「本人に記載してもらう」情報がどこにもないと言われていますがコピーも限定>されているものですから普通に判断して最初は本人に記載してもらうものと思っておりました>が・・自分の判断がちがうのでしょうかね・・・・？？

コピー（収集・提供・利用・保管）が限定（制限）されるのは、あくまで法令で認められていない目的のために行う場合です。
番号法第14条により、個人番号関係事務（保険や税務の書類作成等）を処理するために必要がある場合は、個人番号の提供を求めることが認められています。
また継続的に個人番号関係事務が発生すると予測される人物（雇用関係にある従業員等）の個人番号は、番号法第20条（19条）により、保管することが認められています。
従業員の正しい個人番号を企業が保管し、保管された個人番号をもとに企業側が個人番号関係事務（書類作成等）を処理することで、本人確認の手間を省き、また従業員本人のなりすまし（企業内ではほぼないと思われますが）や誤記載を防ぐという意味合いがあります。

仰ることは理解できますがまず最初は本人に記載してもらいそれを確認するのではないかと思うのですが。。。。
問者様の疑問には本人との関わりについては何ら言及されておりませんので通知書と担当者だけで？？と思いましたので・・・担当者が通知書を集める・番号を控える・・・会社に通知書を送る・会社が控える・・そうではないですよね。本人からの提示が最初だと思うのですが。
ただ先にも書きましたが問者様のスタンスがどこからなのかが判断しかねたことは確かかですね。
それでは。

皆様、質問に丁寧にお答えいただき、ありがとうございます。
私の知識不足がよくわかったような気がします。

今回、私は10月に届いた通知書を会社で控えようと思っておりました。
が、各個人がカードにしてから回収を行った方がよいのでしょうか？
中には忙しい、と理由をつけて役所に行かないものもいそうです。


例として、本人が「扶養控除申告書」に扶養者含め、番号を記載してもらいそれを会社に提出。
その際に、カード番号と記載されている番号が一致しているか確認を行う。
その番号をデータや紙で安全な場所？に会社は保管する。
「扶養控除申告書」を預かるまでは番号の回収を行わなくてもよい。
※記載の前に従業員に使用通知済み。


上記の行いは正しいか正しくないか判断をお願いします。

> 今回、私は10月に届いた通知書を会社で控えようと思っておりました。
> が、各個人がカードにしてから回収を行った方がよいのでしょうか？
> 中には忙しい、と理由をつけて役所に行かないものもいそうです。

10月以降簡易書留で届けられるのは、「通知カード」と「個人番号カード交付申請書」です。
なので最初から様式はカードです。一応10月以降住民票（記載事項証明書）にも発行時希望すれば個人番号を記載してもらえるようですが、自治体により発行可能時期等が異なるようですし、手数料もかかりますので、番号確認書類としては「通知カード（の写し）」を用いる人が大半ではないかと思います。

また役所へ行かなければならないのは、「個人番号カード交付申請書」に顔写真を添付して返送（もしくはスマホやパソコンで申請）し、役所から「交付通知書」が届けられた後のことです。
この「交付通知書」が届けられるのはすくなくとも平成28年1月以降になります。
またこの交付申請は任意であり、「個人番号カード」を必要としない方は申請する必要はありません。ただし「個人番号カード」には顔写真や電子証明機能やICチップが搭載されているため、本人確認を1枚で行えますし、自治体ごとに様々なサービスが実施される予定だそうです。
（交付申請書を役所へ持参するという方法も検討されているようですがメインは上記の方法と思われます）


> 例として、本人が「扶養控除申告書」に扶養者含め、番号を記載してもらいそれを会社に提出。
> その際に、カード番号と記載されている番号が一致しているか確認を行う。
> その番号をデータや紙で安全な場所？に会社は保管する。
> ※記載の前に従業員に使用通知済み。

問題ないと思われますが、「扶養控除申告書」への個人番号の記入が可能になるのは原則として税務の番号利用が開始される平成28年1月以降になるので、今年中に従業員の個人番号を収集する場合は「通知カード（の写し）」等のみ提出してもらう形式になると思われます。
本人の個人番号と扶養家族の方々の個人番号をまとめて収集する場合は、仰るように「扶養控除申告書」と「通知カード（の写し）」等を一緒に提出してもらうのが楽かと思われます。またこの際に「通知カード（の写し）」等が必要となるのは従業員本人の分だけであり、扶養家族の方々のカードは必要ありません。


また個人番号を取り扱う事務担当者（管理責任者）が誰かを明確にしておく必要があるとされています。（○○課○○係　などの表記で良いそうです）

身元確認書類に関しては、既存の社員の方々に対しては、入社時に免許証等で身元確認を行っているとのことなので省略しても問題ないと思われます。
通知カードといった番号確認書類にも氏名や住所等が記載されているはずなので、念のためその氏名等と御社で保管している氏名等の情報を一致させればことたりると思われます。
ただし、新入社員等の個人番号を収集する際には、顔写真付の書類（運転免許証・パスポート等）か、氏名、住所又は生年月日が記載された書類2種類以上を、「通知カード（の写し）」等の番号確認書類と一緒に提出してもらう必要があります。


> 「扶養控除申告書」を預かるまでは番号の回収を行わなくてもよい。

申し訳ありませんが意図がわかりません。
「扶養控除等申告書」や「通知カード（の写し）」等を提出してもらった時点で番号の収集を行ったことになります。

また、安全管理措置に関してですが、個人番号の確認ができる書類（紙、電子媒体含む）は全て特定個人情報であり、個人情報保護法及び番号法等によって保護されます。
なので「通知カード」であっても「個人番号カード」であっても（複写物含む）、またその他個人番号が記載されている書類（「扶養控除等申告書」や各保険申請書類の控え等）も、求められる保護基準は一緒です。
詳細は特定個人情報保護委員会がネットで公開している「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」をご確認ください。

蛇足ですが個人情報保護法の改正により、一定の個人情報数以下しか扱っていない事業所に対する適用除外が廃止され、全事業所が適用対象となったようです

長々と申し訳ありません。

ー追記ー
いつかいり様の書き込みのことに関して失念していました。私もそのような内容の文章を読んだ覚えがあるのですが、先ほど調べてみたら国税庁のHP（https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/04kokuzeikankei.htm）に

Q2‐11　平成28年分の扶養控除等申告書に個人番号を記載できるのはいつからですか。

（答）

給与所得者が、平成28年分の扶養控除等申告書を平成27年中に源泉徴収義務者に提出する場合、その申告書に給与所得者本人等の個人番号を記載する必要はありません。

ただし、Q2-9のとおり、源泉徴収義務者は、平成28年分の給与所得の源泉徴収票に給与所得者本人等の個人番号を記載するために、平成28年１月より前であっても、給与所得者に対し、その申告書に給与所得者本人等の個人番号を記載するよう求めても差し支えありません。

という記述がありましたので、絶対だめというわけではないようですが、元の文章では紛らわしいので番号収集に関する部分の文章を一部変更させて頂きます。申し訳ありません。

いちおうかのサイトの受け売りです。

番号カード、通知カードのコピーは、使用目的公示して、先行すること十月からあつめはじめてかまいません。安全措置等、万全の体制を整えてのことです。

一方、Ｈ２８扶養控除申告書に番号書いてもらうには、年明け法施行後をまつしかありません。どうしてもお願いする前年（この１２月まで）のうち提出分は、無記入空欄でお願いすることになります。

> 一方、Ｈ２８扶養控除申告書に番号書いてもらうには、
> 年明け法施行後をまつしかありません。
> どうしてもお願いする前年（この１２月まで）のうち提出分は、
> 無記入空欄でお願いすることになります。

そんなことはありません。
記入の義務がないというだけの話であって、書いてもらうことが
制限されるわけではないです。

国税庁のFAQに言及があります。
https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/04kokuzeikankei.htm



## 以下、引用##

Q2‐11　平成28年分の扶養控除等申告書に個人番号を記載できるのは
いつからですか。

（答）
給与所得者が、平成28年分の扶養控除等申告書を平成27年中に
源泉徴収義務者に提出する場合、その申告書に給与所得者本人等の
個人番号を記載する必要はありません。

ただし、Q2-9のとおり、源泉徴収義務者は、平成28年分の給与所得の
源泉徴収票に給与所得者本人等の個人番号を記載するために、
平成28年１月より前であっても、給与所得者に対し、その申告書に
給与所得者本人等の個人番号を記載するよう求めても差し支えありません。

皆様、分かりやすく教えていただきありがとうございます。
本当にとても助かりました！

色々勉強中ですが国税庁のHPなどを読んでも言い回しがわかりづらいのも多々あり…
皆様のわかりやすいお言葉で理解が一気にできました。


ありがとうございました。
また何かありましたら、ご教授いただけると幸いです。