勤怠管理についてアイディアをお聞かせください

毎月の給与計算はどうされているのでしょうか？
当社も貴社同様タイムカード、押印、ＷＥＢ方式３種類有りますが、毎月チェックを入れ、届けがない場合は、「休日出勤」「代休」等認めないとし（実はポーズなのです）厳しく迫っております。
以前は、６ヶ月経過すれば年次有休が発生しますので、完全月給制で給与は支給しております（それまでに休んだ場合は欠勤とし、引いてます）ので、各人に自覚が無かったのです。
約一年経過しておりますが、特定個人に問題有り状態までにはなりました。
毎月の〆をきちんとしていく方向で対応されては。

こんにちは。

たにさんさんがおっしゃるとおり、給与計算時はどのような様式で計算されるのでしょうか？
当社は紙ベースの出勤簿です。
同用紙に時間外や、その他の手当が記入されるので、毎月チェックする形ですね。
毎月提出が困難であれば、例えば『年末に、総務部門が全国の部署の出勤簿をいったん回収し、12か月分全社員分（80名ほど）を手で数え…』という部分も、11か月分を先に提出させて、チェックしておいて、届出前には1か月分のチェックだけにする。
80名分の入社時期や、有給付与月をデータ管理する。

手間や進め方はアナログですが、そういった方法を踏まえて新たな方法を模索するのも良いのではないでしょうか？
参考になれば幸いです。

書かれている状況だけからみれば、勤怠管理がずさんのように見受けられます。
ご質問のケースの問題点は、
各部署での日々の勤怠がしっかり管理されていないことと、
総務部門がその確認等の作業を年末にまとめてやろうとしていることの2点ではないかと思います。
ちゃんと勤怠管理されていれば、
紙ベースでの届出であっても、十分対応できますよ。

役職者による出勤簿の確認作業などはされていないのでしょうか？
部下の勤怠状況を把握＆確認するのも上司の仕事の1つです。
直属の上司でしたら、前日に部下が遅刻や早退、欠勤した場合は分かるはずですよね？
上司の了解をもらっているはずですから。
たとえば、毎日、前日の出勤簿を直属の上司が確認し、空欄があれば、遅刻や早退、有給の届出をチェック、
未提出ならその場で出させる。
そして、空欄には×などを記入して追加記載できないようにし、申請書がそろった時点で上司が確認欄に印を押して〆。
このような形にしておけば、毎日確実に出勤簿を確定させられることになります。
（管理者による確認作業を週単位や月単位にすることも可能ですが、
　まとめて作業することになればそれだけ大変ですし、その間の記憶も薄れてしまうことになりますから、
　できれば日々管理するほうがいいかと思います）

勤怠の確認者をどのレベルの役職者にするのかは、
貴社の体系によりますので一概には言えませんが、
その役職者の方の負担にならない程度の範囲にすればよろしいかと思います。
たとえば、部長だと管理する対象者が数十人になってしまうというような場合は、
確認者をその下の課長クラスにして課ごとの管理にするとか。
管理者のほうから「めんどくさい」といったような苦情が出る可能性もあるかとは思いますが、
会社には従業員の勤怠を管理する義務があり、役職者である以上はそれも役職者の仕事の1つであるということをきちんを理解してもらうべきです。

それを元に総務部門が毎月その状況をエクセル等で入力するようにして、
総務部門による確認もその月に〆るようにします。
（各部署での勤怠管理がしっかりしていれば、総務部門からの確認が発生することはないはずですけどね）
このようにしておけば、年末には12月の分の同様の処理と、その集計だけをすればよいことになり、
ご質問のような状況にはならないはずです。

給与は月ごとに全額を支払うのが原則ですから、
本来、勤怠は各月にフィックスされているべきもので、
年末に総務部門からの確認作業を必要とするというようなこと自体がおかしいんです。
でないと、本来なら支払われるべき有給が支払われていなかったり、遅刻や早退の分が控除されていなかったりといったことが起こりえますよね？
ですので、毎月しっかりフィックスさせるべきだと考えます。

また、厚生労働省では、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」および「過重労働による健康障害を防止するため事業者が講ずべき措置」において、
事業者によるきちんとした勤怠管理と、必要に応じて処置を講じることを求めています。
貴社の出勤簿では出社時間や退社時間まで記載されていますか？
もし単に出社や退社、遅刻・欠勤等の有無のみが記載されているものでしたら、
そちらの面でも問題ありです。
会社が労働時間の適正な把握と必要な措置を怠っているということになるからです。

【参考】
http://www.mhlw.go.jp/houdou/0104/h0406-6.html
http://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/anzeneisei12/pdf/05b.pdf

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> 　「実はポーズなのです」とはどういった意味でしょうか？
返事が遅くなりました。
月給者は、毎月一定ですので、勤怠表が無くとも自動的に処理しております。
そのことを言わずに、勤怠表提示をしつこく言っているわけです。
勤怠表提出は会社ルールですので、それを守れない人には、それなりの制裁が本当は必要です。
上司がそれを黙認して処理している以上、私としては、これ以上の手は打てないのが実態です。
会社として「勤怠状況を把握するのは」当然の事であり、義務でもあります。
毎月〆が大変と言う考えは如何なものでしょうか？たとえば退職時の雇用保険関係手続き書類の作成に重大な問題が発生し、作成にも必要以上の時間が掛かりますが？
何れにしましても、貴社の勤怠管理はずさんといわざるをえないと思います。

少し厳しい意見になりますがご了承ください。

> 11か月分ですとか、他の方のアイディアである1ヶ月ごとに
> 締めるというのも私にとっては目からうろこでした。
> 上司に提案してみたところ全国の拠点にいる事務をされている女性に負担がかかるからということで却下になりましたが・・・。

各月ごとに〆る作業が増える分、各事業所の担当者の負担が増えるという点を懸念されていることについては理解はできます。
しかしながら、前回貼ったリンク先（通達）にもありますとおり、
使用者には適正な労務管理を行う“義務”が課されています。
その通達では、ICカードやタイムカードなどの客観的手法により管理するか、
使用者がその労働時間を現認することを原則とされています。
自己申告制が認められるのは、事業所外で勤務している等で、
上記の方法では管理することができない場合のみで、
自己申告制を行わざるを得ない場合でも、
自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施することが求められています。
まず、この点で、貴社の労務管理は適正でない、
もっとはっきり言ってしまえば、法的に問題がある、
ということを理解するべきです。

また、労働安全衛生法により、使用者には安全衛生管理義務もあります。
申請は出していたものの実際には休めていなかったというようなケースが散見されるとのことですが、
もしそれにより、みかけ上は過重労働にはなっていなくても、
実態が過重労働になっていたとしましょう。
過重労働となっている際には、使用者は該当者に産業医の面談を受けさせるなどの処置を行うことが求められていますが、
見かけ上の勤怠と実態が異なるために、この処置が行われないケースが出てしまいますし、
貴社のように1年ごとにしか〆ない体制だと、長期間その状態が放置されることになります。
そして、万が一、その方が過労死や、過重労働による自殺、過労による健康障害が発生した場合などは、
適正な管理とそれを改善する措置を怠っているわけですから、
使用者は安全配慮義務違反に問われることになります。
労働安全衛生法では、安全配慮義務違反には罰則が課されています。
すなわち、適正な安全配慮を怠ることは、“違法”なのだということを認識してください。
うまい方法があればやろう、というようなレベルではなく、
改善しなければ“ならない”レベルなんですよ。

さらに、もしその件で遺族等から民事訴訟を起こされたとすると、
莫大な慰謝料を支払うハメになりかねません。
過去の判例では、
「会社は労働時間を正確に把握せず、長時間勤務の改善措置も講じずに放置した」
と過労と脳内出血の因果関係を認め、安全配慮義務違反として、約1億9800万円の損害賠償が命じられた事例もあります。

> 何れにしましても、貴社の勤怠管理はずさんといわざるをえないと思います。

と、たにさんさんもおっしゃっていますが、私もまったく同意見です。
上司から却下されたとのことですが、
各月で〆る案だけでなく、前述の通達があることや、安全配慮義務違反についても説明されましたか？
単に案を提示するだけでなく、その根拠や現状の問題点も指摘して、
もっと理解していただくべきだと思いますよ。

＞たにさん

　ありがとうございました。そうですよね、私も義務であり当たり前のことであると思っています。

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> Maria様のおっしゃるように出退勤時間の管理を行うと時間外手当のつかない職種（別途定額の手当が出ている）に対して問題となりますでしょうか？

あまりに曖昧すぎて、ご質問の意味がわかりかねます・・・。
どういったことを心配されているのでしょうか？
また、「時間外手当のつかない職種（別途定額の手当が出ている）」方というのは、
具体的にどういった扱いになっている方なのでしょうか？
（裁量労働制、年俸制、管理監督者、管理監督者以外の役職者、単に固定残業代が支払われている方、等）

> maria様

　いつもありがとうございます。説明不足で申し訳ございません。