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採用と個人情報

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┏┏┏┏ ┏┏┏┏ ┏┏ C O N T E N T S┏┏┏┏ ┏┏┏┏ ┏┏
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┏┏    ◇ 社員の情報も個人情報
┏┏    ◇ 雇用管理面で問題が生じるケース 
┏┏    ・出向転籍 ・派遣労働 ・会社合併
┏┏   ◇ 個人情報に当たらないもの      
┏┏    ◇従業員個人情報を漏らしたとき
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                社員の情報も個人情報
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 個人情報は外部のものばかりではなく、社員情報も該当します。したがって、社員5000人以
上の企業は、社員情報のみでも個人情報取扱事業者になります。個人であっても、これを超え
る件数の情報を持っていれば該当します。
 社員情報の中には、健康診断結果など機微な個人情報も含まれることがあるため、企業では
「当社社員の個人情報の取扱同意書」等により社員の同意を改めて取得することが必要で
す。
 
採用時の提出書類
 会社は、所得税の徴収や、社会保険の加入のために、社員の氏名・住所などの基本的な情報
が必要となります。
 この場合も、プライバシー保護の観点から、会社側は提出書類を目的外の利用に供してはな
らない、といえます。ましてや、入社時に「戸籍謄本」などの提出を求めるのは問題です。
住民票記載事項証明書の提出を求めるのが適当と考えられます。

雇用管理に関する個人情報」に該当する事例
 ・労働者の氏名
 ・生年月日、連絡先(住所、居所、電話番号、メールアドレス等)、会社における職位また
  は所属に関する情報について、それらと労働者等の氏名を組み合わせた情報
 ・ビデオ等に記録された映像・音声情報のうち特定の労働者等が識別できるもの
 ・特定の労働者が識別できるメールアドレス情報(氏名および所属する組織があわせて識別
  できるメールアドレス等)
 ・特定の労働者等を識別できる情報が記述されていなくても、周知の情報を補って認識する
  ことにより特定の労働者等を識別できる情報
 ・人事考課情報等の雇用管理に関する情報のうち、特定の労働者等を識別できる情報
 ・職員録等で公にされている情報(労働者等の氏名等)
 ・労働者等の家族関係に関する情報およびその家族についての個人情報

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              雇用管理面で問題が生じるケース
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出向転籍
 事前に出向先等に従業員のデータを提示し、受け入れの可否についてすりあわせをするのが
一般的ですが、本人の承諾がなければ、この話し合いに入れなくなります。
希望退職者の再就職あっせんの際にも、同じ問題が生じます。
経済団体等は、この条項について「業務実態を無視している」と問題提起しています。

◆派遣労働
 派遣労働者を受け入れ、会社の業務を行わせる際に、企業が保有する個人情報に接触する可
能性があります(ダイレクトメール作成にあたっての顧客情報など)。
 この際、経済産業省のガイドラインは、個人情報保護のため雇用締結時及び委託契約時に
「非開示契約の締結」を結ぶことを提言していますが、直接派遣労働者とこのような契約を結
んで派遣契約終了後も派遣労働者を縛ることが偽装請負と疑われないか、という問題を内在し
ています。
 <採用記録>
 不採用者の履歴書などについても、その時点で、返却・破棄または削除などの適切かつ確実
に処理することが求められています。

◆会社合併
 会社の合併や分社化、営業譲渡などによる事業継承のために個人テータが移転される場合
は、第三者への提供には該当しないとされています。
ただし、事業継承のための契約締結前の交渉段階で、自社の個人テータを相手会社に提供する
場合は、第三者提供となり、注意を要します。

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                個人情報に当たらないもの
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 個人を特定できない情報は個人情報には当たりません。
例えば「東京都在住、会社員、30歳」なら「どこの誰」とはわからないので、この法律にいう
個人情報には該当しません。 また、会社名と住所などは、個人情報ではありません。
 逆に、「○○株式会社 取締役社長(平成○年○月○日現在)」といったように、特定の会
社名、特定の役職、特定の日時の3点がそろえば、名前がなくとも個人を特定することができ
るので、個人情報となります。

個人情報数5000件にカウントされないもの
 電話帳のように、情報が他人の制作によるもので、新たな加工を加えていないものは、個人
情報ではありますが、保有する数には含みません。
一時的に顧客から預かっている情報も含まれないものと考えられます(手を加えていない場合
に限る)。
 また、個人情報の件数を過去6か月間精査し、一日も5000件を超えないなら、個人情報取扱
事業者とはなりません。
 
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              従業員個人情報を漏らしたとき
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◆会社も応分の損害賠償負担を負う
 業務遂行の過程で労働者が故意または重過失によって個人情報を漏らすことがあった場合
は、その者の責任が認められます。しかし、軽過失程度だと、損害賠償を求める程の責任追及
はできないと考えられています。
 また、発生した損害全部を労働者に負担させることはできません。
これは、使用者が経済的利益を得ているという損害責任の法理から、使用者も業務上生じた損
害について応分の負担をすべきとの考え方に基づきます。
業務過程でのリスクとしての損害の発生は、使用者が予測できるので、利益を上げている使用
者も応分の負担をすべきだということになります。

個人情報の処理を委託会社に任せる場合
 会社としては個人情報保護法で求められる安全管理措置の一つとして、機密情報保持に関す
る誓約書や漏洩した場合の損害賠償責任に関する契約書(念書)を受託会社や派遣会社からは
もちろん、受託先従業員や派遣労働者から直接取得することも、必要となってきます。

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名無し

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