新卒入社２ヶ月で退職した出身校へ出す手紙について

元　監督署職員です。


そもそもなぜ報告していたのでしょうか。
本人の勤怠状況であり個人情報になります。

本人同意のもと提供することであれば問題ありませんが、
同意なしでは、雇用管理に係る個人情報の取り扱いが
不適切ということになります。

参考：http://www.mhlw.go.jp/topics/2004/07/tp0701-1.html


※経歴等は作成しているブログで確認ください
　http://acchandd.blog.bbiq.jp

トモトモ　さん

こんにちは

弊社でも高校新卒者をも採用してます。

弊社の場合、高卒者のみ数ヶ月後に出身高校の就職指導担当の先生宛に、紹介のお礼、その社員の様子、来年度採用の検討の旨伝える文を郵送しております。
　それは、日本古来からある良き習慣と認識しております。
他ご回答者指摘の個人情報管理にあたらないとも考えています。
　これまでにも「トモトモ」さん会社同様、５月連休を前後して退職していく社員もおりましたが、紹介頂いたお礼、退職したこと、本人のその理由、会社がひきとめたこと（欠勤には触れません）、来春採用予定であること等文にして郵送しております。
　高校新卒者はまだ１８，９歳であり、情緒不安定、世間も知らない、まさにこれからの方々であります。
一方で高校就職担当の先生は、親身になっての紹介であり、生徒のその後を心配しない先生はいらっしゃらないと考えてのことです。
　周りのものがみんなで育てていくような（昔はそうだったと思っております）世の中を取り戻すのは当然と考えております。
　これが個人情報うんぬんと言うのには、日本古来の良さを否定されているようでなりません。
　こうした事を誰が非難するのでしょうか
ケース　バイ　ケースで行きたいものと思っておりますし、今後も弊社では続けていくつもりです。

　但し、気になった点があります。それは「解雇通知」です。発令日や解雇日、本人確認等、法に抵触したのではないかと言う点です。
　これは昨日まで、当サイトで議論しておりますので、参照してみてください。
心あたりの点がございましたら、検討の上、善処願います。

杓子定規に法に照らすと元監督署職員さんの指摘のようになるかと思いますが、とここばさんのアドバイスのような運用が望ましいと思われます。

出社拒否した元社員に問題はあったのだとは思いますが、会社の対応については他に対応の仕方があったかもしれませんね。

再び　元監督署職員です。

学校が心配している場合、
本来は本人に対して聞くべきことであり、
会社がその情報を伝えることとは筋違いだと思います。

辞めた方は辞めた方なりの考えということがある訳ですから、
学校に報告することを嫌う人もあるでしょう。

会社が学校に対して知らせることというのは
会社が十分に対応したということを
学校に対しに伝えたいという趣旨にしかなりません。
自分がもしやめた者の立場だった場合、
学校が会社側の主張で一方的な詰問をされた場合、
怒りの矛先が会社に向いてしまうと思います。
精神的な苦痛を受けたと主張して慰謝料の請求があった場合、
個人情報保護法の第三者への同意なき提供を元に
認められてしまう可能性もあるでしょう。

古き良き伝統と言われても、
「良き」と判断するのはそれぞれに異なることでしょう。
会社がその後の労働者の面倒みる訳でないことですから、
「育てる」ことは他に任せればよいことだと思います。

今後会社がその学校から採用するしないは
会社の判断となりますので、
退職の連絡をして学校に頭を下げさせることは
辞めた者にとっては迷惑にしかならないでしょう。

> 杓子定規に法に照らすと元監督署職員さんの指摘のようになるかと思いますが、とここばさんのアドバイスのような運用が望ましいと思われます。
>
> 出社拒否した元社員に問題はあったのだとは思いますが、会社の対応については他に対応の仕方があったかもしれませんね。

回答ではなく、私も回答募集です。
当社でも、同じ理由で、研修中とか1年以内の退職の場合、その方の母校へ連絡しておりました。

やはり「希望の職種に就けない」という理由が多いです。
面談時から、専門職と総合職についてはしつこいくらい説明しているのですが、若いとはいえ、基本的に理解しようとしない姿勢が強い人にその傾向があります。

卒業したとはいえ、恩師・母校と慕い、再就職相談にものっている状況下で、ある程度の退職に至る理由も説明しています。

acchanpapa様のおっしゃるとおり個人情報ですから、今後は本人に説明し、了解を得たものだけにするなど注意をしたいと思います。

ただ、本人が黙っていても同窓会や他の卒業者から情報が漏れ、学校側から問い合わせがあるような気がしますね。同時に、後手に回った場合、人材紹介などのネットワークにも影響しそうです。
地元社会とのかかわりと、個人情報保護という両方の社会責任のバランスが難しいなと思います。
もちろん採用ネットワークの維持という企業都合もからみます。

私も他社の事例など伺って、今後の対応に活かしたいと思います。

皆様、たくさんのご回答ありがとうございました。


学校へ退職の報告をしていたのは、あまりにも退職が円満でない場合です。特に試用期間中の3ヶ月以内です。
入社して1週間での退職、高卒入社１ヶ月未満の妊娠など。
今回のケースも、本人が会社に来なくなったので、出勤最終日が退職日となったわけです。


今回、なぜ学校へ手紙を送ることになったかというと、退職したＡさんが、退職の相談をしても、上司から退職の了解を得らなかったので、会社付近のお店の人や家族に、会社や上司の悪口を言っていたからです。
もしかすると、母校の先生へも、会社の悪口を言っていたら学校に誤解されたくありませんし、今後とも求人ではおつきあいをしていく学校ですのでお手紙で、学校推薦のお礼を含め、やんわりと残念ながら退職しましたという手紙を送ることになったわけです。

今まで、学校の先生に頭を下げさせたくて電話していたわけではありませんでしたが、個人情報になるのであれば、本人の了解を得てから学校へ連絡したいと思います。まだまだ勉強不足です！


それから毎年5～6月頃、学校の進路指導部の先生が企業訪問で会社に来るんですがその際、退職理由を聞かれる場合もありますが理由を話せば個人情報になるんでしょうか？
「一身上の都合により退職しました」だけの答え方でしょうか？？
もし、そう答えたとしても、先生から「さしつかえなければ理由を・・・」って聞いてくるような会話になってしまいそうです。


赴任してきたばかりの先生ですと、生徒の名前もわからないので、在職しているか退職しているかだけ確認ですので問題ないかと思いますが。


個人情報って難しいです。私ももっと総務、人事について勉強していきたいと思います。

学校の進路指導部の先生が企業訪問で会社に来られたときに、退職理由を聞かれた場合でも、悪口ではなく、客観的事実をお伝えすればいいと思います。今後の学生の進路指導の参考情報とする目的であり、退職した方のことを調査する目的ではありません。それを目くじら立てて個人情報だ、と言っていたら、特定の社員のこと、学生のことなどの話は全くできなくなってしまいます。
個人情報保護法が施行されてから、行き過ぎが目立ってきたことが一時問題になり、最近は若干改善されてきてはいるようです。個人情報をきちんと管理する必要があることはもちろんではありますが。

◆弊社の対応を改めてお話申し上げます。

◆退職したしないに関わらず、勤務状況を就職相談担当の先生宛に郵送してます。

◆退職（解雇含め）の場合、紹介の礼、退職の経緯（解雇または解雇相当の場合は、「解雇」の文言は入れませんで、事実のみ記述致します。（欠勤にも触れません。妊娠にも触れません。しかし、事故や刑事罰に相当の場合は要約した文章で差し障りのない程度の表現とし、郵送前に上長に見て頂くようになってます。）

◆次年度の担当先生との対応も同様にしてますが、過去には触れません。過去卒業生の現況の質問はあがりますが、その時は在籍中の社員について包括した話に終始するよう努めております。特定の退職者の質問が出てきました場合、郵送内容の発言に努めております。

◆根本的にはこれから成長する若者だからです。

◆そして、先生の心配はそれが影響して自校生徒を採用してくれないのではないかと言う不安を払拭するところでもあります。

手紙の内容というのが最初の質問だったので…こんな感じでいかがでしょう？

拝啓　猛暑の候、ますます御健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、本日は貴校より就職の斡旋をいただきました卒業生の○○さんについてご報告かたがたお願いのためにお手紙さしあげました。
○○さんが弊社に入社し３カ月、新人研修も順調に進んでおりましたが、本人の希望する部署への配属が難しい現状がございました。会社組織では適材適所の配属を行いますが、人事による判断が本人の希望に合致しないこともございます。○○さんとは研修時の直属上長が度々面談を行い、将来的に希望の部署に配属になるよう、今の部署でしっかりと仕事をしていく旨諭しておりました。
しかしながら、○月○日、○○さん本人の希望により誠に残念ながら退職となってしまいました。つきましては、退職の手続きを行いたいのですが、突然の退職で○○さんに連絡が付かず、非常に困っております。
もし、貴校就職指導担当の○○先生や旧担任の先生に連絡があった場合、弊社に連絡するようにお伝えくださいますようお願い申しあげます。
この度は、折角弊社を紹介していただいたのに、残念な結果になってしまいましたが、昨年就職の○○さん、○○さんのように現在も活躍しているOB、OGもおります。
今後とも弊社への就職の斡旋とご理解をお願いいたします。
来年度の募集要項が決まりましたら、弊社人事担当が貴校にご説明に伺わせていただきたいと思います。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻をよろしくお願い申し上げます。
敬具

こんにちは。
私見を述べさせていただきたいと思います。

高卒の方の就職率はご存じのとおりです。そして高卒で就職される方の現状を見ますと金銭的な面や家庭環境が良くない場合からの就職が多いですがその内容は様々です。単に、親の収入がない場合や親がいない場合、また経済的虐待のような場合があります。

学校側も、高卒で無職という状況では避けさせたいので、学生以上に就職先の確保に努めています。実際、学校側は高卒で採用してくれる企業や過去に採用実績がある所と連絡を取り、就職先を確保し学生に斡旋しているケースが多く見られます。

会社と学校が情報を交換する事は、高卒者本人や在学生に対してもメリットが大きいです。
①自ら辞めた事を、せっかく紹介してくれた学校に言えない人もいます。辞めた事を学校が知る事が出来れば、学校側から新たな就職先を斡旋もしくは相談に乗る事も可能です。
②学校は、会社の報告だけでなく本人にも確認し、その原因を調べ対処する事により、その本人や以降の学生に対し良きアドバイスをすることが出来ます。
③そういった事を繰り返した結果、現在の学校と会社の信頼関係が構築され、学生の就職先の確保が出来るとともに、会社側にも賃金等のメリットが得られます。
④退職後、家庭環境が良くない場合では、良識のある大人と係わりが希薄になり、悪い道に入ってしまうケースが少なくありません。それを、阻止できる可能性も残されます。
⑤誰にも相談できずに、欝になり自殺してしまう可能性もあります。等々

もし、学校と会社のやり取りがなくなれば、会社としては単に学生に対して信頼がなくなり、高卒者を倦厭するようになり、ついては高卒の就業率が著しく低下する事になると考えられます。

私は個人情報保護を理由に、放置する事が正しいとは思えません。就職し社会人になったとはいっても、まだ右も左も分からない未成年であり、良識ある大人のサポートが必要と考えられます。犯罪者になったり、知らない間に風俗関係の仕事に就く事にならないようにする為にも、周りの大人が良識あるサポートする事は許されることと思います。

質問の回答になっていませんが、ご了承ください。

本来の質問への回答から、少しはずれますが、個人情報の範囲という点で、意見を述べさせていただきます。

私は、acchanpapa さんの指摘を当然と思います。
学校に問題を伝えるにせよ、所定の手続きを踏まず出社しなくなった点を伝えれば十分と思います。
少なくとも「倦怠」を報告する義務は無いし、それをするならば当人の同意は必要と思います。
（例として、入社後＊か月は、学校との合意で倦怠を報告します等の、事前規定が必要）

必要最低限なら、学校に対しては、＊＊さんは退職した旨と、会社はその勤務状況には不満足と伝えれば十分です。
ですから、手紙を出すなら、そのような内容にとどめるべきと思います。
どのような勤務状態だったは、学校と当人が話せば良いですし、当人が話したくなければ、それまでです。
学校は、卒業した生徒に対して、指導も出来ないし責任も持てませんので、出来ないことを会社が期待しても仕方が無いでしょう。

日本古来の良さ、良き伝統と仰る方は、少なくとも私には判らない世界ですから、その範囲を明確にし、学校、企業、卒業生の間で、どのような責任を負い、何が期待できるかを明確にしない限り、考え方は人それぞれですから、議論は成り立たないでしょう。また、それが良いものなのかの判断も出来ません。そうしたものの価値を否定しているのではなく、労務管理として、それを前提に出来ないと思っています。

私が判らない理由は、それぞれの相互の期待値があるにせよ、それが何らかの合意か、慣習として定着していないければ、それぞれの勝手な期待になるのではと危惧します。
なぜ、それが有効に機能できると思う理由を知りたいと思います。
労務管理は、期待や善意があれば上手く行くでしょうが、それを前提にしたら危険だと思います。

> 本来の質問への回答から、少しはずれますが、個人情報の範囲という点で、意見を述べさせていただきます。
>
> 私は、acchanpapa さんの指摘を当然と思います。
> 学校に問題を伝えるにせよ、所定の手続きを踏まず出社しなくなった点を伝えれば十分と思います。
> 少なくとも「倦怠」を報告する義務は無いし、それをするならば当人の同意は必要と思います。
> （例として、入社後＊か月は、学校との合意で倦怠を報告します等の、事前規定が必要）
必要最低限なら、学校に対しては、＊＊さんは退職した旨と、会社はその勤務状況には不満足と伝えれば十分です。
> ですから、手紙を出すなら、そのような内容にとどめるべきと思います。
> どのような勤務状態だったは、学校と当人が話せば良いですし、当人が話したくなければ、それまでです。
> 学校は、卒業した生徒に対して、指導も出来ないし責任も持てませんので、出来ないことを会社が期待しても仕方が無いでしょう。
>
> 日本古来の良さ、良き伝統と仰る方は、少なくとも私には判らない世界ですから、その範囲を明確にし、学校、企業、卒業生の間で、どのような責任を負い、何が期待できるかを明確にしない限り、考え方は人それぞれですから、議論は成り立たないでしょう。また、それが良いものなのかの判断も出来ません。そうしたものの価値を否定しているのではなく、労務管理として、それを前提に出来ないと思っています。
>
> 私が判らない理由は、それぞれの相互の期待値があるにせよ、それが何らかの合意か、慣習として定着していないければ、それぞれの勝手な期待になるのではと危惧します。
> なぜ、それが有効に機能できると思う理由を知りたいと思います。
> 労務管理は、期待や善意があれば上手く行くでしょうが、それを前提にしたら危険だと思います。

ご縁があって入社していただいたわけですから、
退職に至るまでは、なるべくコミュニケーションを密にして、誤解を減らした上で、それでも相違が埋まらず、退職するのかどうかという努力は致します。
それが人事の仕事であり、再募集も手間や経費がかかる。

どうしても相違が埋まらず退職に至る場合は、個人応募ではなく、ネットワークで紹介いただいた場合に限り、報告をしていました。

問題はどこまでが個人情報で、一方で報告なしが「紹介」に対する「欠礼」になるかということだと思います。

学校側の気持ちを慮っているのは、「古きよき」というより「相手のニーズに答えるかどうか」ということだと思います。

学校も個人情報の流出には最近注意しています（生徒名簿や卒業者名簿の住所無記載とか、番号管理とか）が、やはり家族的な感覚は多く、情報の収集に関してはまだまだです。

企業も生徒（本当は卒業生）の為とか、今後の指導に活かすなんて言われると、どこまで断れるかという問題だと思います。

ルート紹介の退職者は、出ない出さないが一番良いのですが、出てしまった場合は、「欠礼」「今後の指導に活かす」と「個人情報保護」の狭間で採用担当は悩みます。

当社も法務担当と相談中ですが、「ルート紹介者には、事実の範囲で伝えることを了承する」という一文を入れていただき、了承しない方は、「退職のみを伝える」という方向になりそうです。

事実というのは、例えば「〇〇部に配属が決まったとこる、本人より希望部署ではないので退職のお話があった」「当社において総合職を目指してほしい人材だったので、様々な部署を経験なしていただきたく、説明の上配属を決めたが御理解いただけなかった」「よってご本人の希望もあり退職を受け入れた」この程度です。

不承諾の場合は「退職されました。理由や経緯は学校（恩師）といえども個人情報として管理して欲しいとの希望があったので申し上げられません」

という対応になるかと思われます。

>皆さん、たくさんコメントいただきまして、本当にありがとうございます。一人ずつへのお礼ではなく、まとめてで申し訳ございません。


当初の質問の「学校への手紙の書き方」についてから、「個人情報の範囲」、また「学校と会社」について等、質問以外についての回答も、とても勉強になります。


何かありましたら、また投稿させていただきますので、厳しくご指導よろしくお願いします。


本当にありがとうございました。

時間が経ってしまいましたが、違う意見も書き込みたいと思います。

高卒者の採用についてですが、成人の就職と少し異なる側面があります。

①職業安定法　http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S22/S22HO141.html
高校を含む学校では、同法（第二十六条）同法（第三十三条二項）のいずれかにより代理もしくは許可をもって職業紹介事業を行っている。

②高卒は通常未成年の為、成人の就職とは異なっていて、ハローワークを通し企業対個人のやり取りは原則禁止され、必ず企業対学校でやり取りされる。
http://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%B0%B1%E8%81%B7%E6%B4%BB%E5%8B%95

③同法（第五十一条の二）にあるように、学校の先生には守秘義務がある。

④同法（第二十七条二項五号）に、就職後の指導を行うこと。とあるので、学校は就職後の指導も努力義務として有している。

⑤厚生労働省でも、トライアル期間を設けるなど、就職後においても職安と学校と企業の連携によるサポート体制を推進している。

⑥企業は、学校に報告する義務はない。（見つけられませんでした。）

⑦個人情報等の民法は、訴えられて裁判によって有罪にならなければ罪にはならない。

①～⑤から推察すると高卒者の場合、学校の先生に事実を報告する事は個人情報の漏えいに当たるとは考えづらく、実際の判例等も私が探した限り見当たりませんでした。個人を誹謗中傷したりすれば別ですが、今回の内容は問題ないと考えられます。

地方によって様々な取り組みも行われています。色々な意見が集約されていたので参考までに・・・
http://miepfcci.pro.tok2.com/soukiri.pdf#search=