人事・総務の業務

こんにちは。

新人の人事・総務マンさんですか？
人事だけでもものすごい量になりますから、総務も含めると相当な話になってしまいますね。
人事と総務が厳密に区別されている会社もありますが、区別されていない会社もあります。
また、企業規模によって、内容も高度なものから簡易なものまであります（つまり、目に触れない）。

例えば、「・出向・受入管理」などでは、大きな企業グループでは役員クラスもありますので、総務でも、一般社員には取り扱わせないことも考えられます。
出向協定書が付属手続きにあったり、親会社、子会社間で特別な書面を取り交わしていたりします。

「・人事考課」　表も書面様式だけで、内容については管理職以上でないと見れないと思われます。　

記載された順番に業務シーンを羅列していこうかと思いましたが…（止めました）
総務系統の入門書を読まれるか、もう少し範囲を絞った質問（質問を分けて投稿するのもよい）のほうがよいと思いますよ。



> 人事・総務の業務シーンについて教えて下さい。
>
> 例えば、
> お子さんを保育園に通わせている社員の方は
> 毎年在職証明書と源泉徴収票の提出義務があり、
> 会社から在職証明と源泉徴収票を発行する必要があります。
>
> 上記例のように、人事・総務部から発行しなければならない様々な書類について、
> どのような時に必要になるのか、業務シーンを教えてほしいのです。
>
> 管理項目としては以下のようなことが発生すると思いますが、
> その時、具体的に必要になっている（会社で発行している）ものがあれば、
> なんでもかまいません。
>
> ・入社
> ・労働契約・労働契約更新・再雇用　 　　　　
> ・身上異動　　　　
> ・健康診断管理　　
> ・メンタルヘルス・産業医面談・特定健診　　　
> ・教育・研修管理　
> ・組織改編　　　　
> ・人事異動案策定　　　 　　
> ・出向・受入管理　
> ・休職者管理　　　
> ・人事考課　　　　　　
> ・証明書発行　　 　　　
> ・労働者名簿　　　　 　
> ・社会保険加入　　　　
> ・免許・資格管理　
> ・退職管理 　　　
> ・高年齢者雇用状況報告 　　　　
> ・採用計画　　　　　　
> ・人材育成　
>
> アバウトな質問になってしまい、申し訳ありません。
> どなたか教えて頂けると助かります。
>
> よろしくお願い致します。

早速のご返信ありがとうございます！！
やはり質問範囲が広かったですよね・・・
申し訳ありません。

実は人事・総務担当者ではありません。

仕事上、人事部や総務部が行っている業務について知る必要があり、質問させて頂きました。
（主に人事管理に関してですが、仰っていただいたように会社によっては総務部が行っているケースもある為、まとめてしまいました…）

アドバイス頂いたように、範囲を絞るとすると、
「社員から求められる在職証明書など、会社で作成して発行しなければならないもの」でお願いしたいです。

在職証明書や、退職証明書、就労証明書、源泉徴収票など、
出力しなければならない証明書関係の書類は分かったとしても、
どのような時にその書類が必要になるのか、については
実務担当の経験がなく、分かりません。

ネットなどで調べたものでいうと、
「児童手当を受け取る為に健康保険証のコピーまたは年金加入証明書が必要」などがありました。


先ほど挙げさせていただいた以下の管理項目の中のどれか一つでも良いです。
それ以外でも良いので、ご意見いただけると助かります。
> ・入社
> ・労働契約・労働契約更新・再雇用　 　　　　
> ・身上異動　　　　
> ・健康診断管理　　
> ・メンタルヘルス・産業医面談・特定健診　　　
> ・教育・研修管理　
> ・組織改編　　　　
> ・人事異動案策定　　　 　　
> ・出向・受入管理　
> ・休職者管理　　　
> ・人事考課　　　　　　
> ・証明書発行　　 　　　
> ・労働者名簿　　　　 　
> ・社会保険加入　　　　
> ・免許・資格管理　
> ・退職管理 　　　
> ・高年齢者雇用状況報告 　　　　
> ・採用計画　　　　　　
> ・人材育成　

何卒宜しくお願い致します。

> 在職証明書や、退職証明書、就労証明書、源泉徴収票など、

在職証明書は身分証明書でも構いませんよね。
金融機関や役所で、代表者名義の変更手続きや代表者の代理手続き等「確かに社員であることを確認したい」だけですから。委任状がないとダメな場合もあります。
退職証明書は、次の保険（国保加入）などで使うときもあります。
退職証明書は次の就職先で提出を要求されるときもあります（記入内容は割愛）。
源泉徴収表は、ローンを組むとき、何らかの助成金を受ける場合にも必要です。
会社で作成するほかに、提出先から指定用紙が送られて記入・会社押印で済む場合もあります。


> 「児童手当を受け取る為に健康保険証のコピーまたは年金加入証明書が必要」などがありました。

児童手当は年金関係ですよね。健康保険と年金加入は一体ですから、健康保険に加入していれば、年金も加入しているであろうと推定できます。


> > ・入社> > ・身上異動> > ・免許・資格管理　> > ・証明書発行　

就業規則には入社時の提出書類が記載されていると思います。
住所届、被扶養者届、身元保証人届、誓約書、国家免許など（資格手当があれば支払根拠になる）
身上異動は、結婚（離婚）、子供が生まれた等。
弔慰金、給料の手当、社会保険の加入手続き、年末調整にも使います。
証明書は、頭に「○○証明書」とすればよいわけで、証明する内容に沿って作れます。


> > ・労働契約・労働契約更新・再雇用　 　　　　

契約書の締結が法律等で義務付けられていますが、ハローワークや労基などに必要に応じて提出します。退職願等は雇用保険の離職票と一緒にコピーを提出したと思います。　　

> > ・健康診断管理　　
これも法律で義務付けされていますから、診断結果表は５年間保存かな…
特殊なものはもっと長期であったと思います。
私傷病か業務によるものか？の判断にも使用できます。

> > ・メンタルヘルス・産業医面談・特定健診　　　
企業規模や常時雇用する労働者によっても扱いが違いますから、細かいことは省略。

> > ・教育・研修管理　

> > ・組織改編　　　　
> > ・人事異動案策定　　　 　　
> > ・出向・受入管理　
> > ・休職者管理　　　
> > ・人事考課　　　　　　
　　 　　　
> > ・労働者名簿　

これも、法律で義務付けられています。
たまに、税務調査で架空の労働者がいるのではないか？と使うときもあります。

> > ・社会保険加入　　　　

これは省略。

> > ・退職管理

特筆することもないですが、退職者から退職証明を求められたり、過去の年金加入記録などに使うこともあります。基本的には保管です。OB会がある企業では、資料にもなりますね。
　　　

> > ・高年齢者雇用状況報告 　　　　
ハローワークから提出用紙が送られてきます。

> > ・採用計画　　　　　　
> > ・人材育成　

企業によってまちまちでしょう。
採用は事業計画にも連動します。
社員数○○人で売り上げ××
人材育成も当然連動します。

こんな感じでよいのかわかりませんが、とりあえず（苦笑）

ありがとうございます！！
早急にご回答頂けて大変助かりました！

御回答頂いた内容をもとに、理解を深めてみます。

ありがとうございました。

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