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入社書類について

著者 you03 さん

最終更新日:2022年06月01日 11:09

グループ会社のアルバイトの方にヘルプで来てもらうことになったのですが、書類の取り扱いについて教えてください。
ヘルプに来てもらう頻度などはまだ決まっていない状態です。

あくまで別会社のため、入社書類一式を記入してもらった方がいいと思うのですが、
一部(履歴書、振込口座情報)は書類の流用をしても問題ないのでしょうか。
もし、問題ない場合、本人に一筆もしくは口頭での確認で問題ないのでしょうか。
また、一筆が必要な場合は、どのような書面を作成すればいいのでしょうか。
ご教示いただけますよう宜しくお願いします。

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Re: 入社書類について

著者ぴぃちんさん

2022年06月01日 12:51

> グループ会社のアルバイトの方にヘルプで来てもらうことになったのですが、書類の取り扱いについて教えてください。
> ヘルプに来てもらう頻度などはまだ決まっていない状態です。
>
> あくまで別会社のため、入社書類一式を記入してもらった方がいいと思うのですが、
> 一部(履歴書、振込口座情報)は書類の流用をしても問題ないのでしょうか。
> もし、問題ない場合、本人に一筆もしくは口頭での確認で問題ないのでしょうか。
> また、一筆が必要な場合は、どのような書面を作成すればいいのでしょうか。
> ご教示いただけますよう宜しくお願いこんにちは。

> 一部(履歴書、振込口座情報)は書類の流用をしても問題ないのでしょうか。

本人の承諾があればおこなうことはできますが、了承なしに行うことはできません。
ただ相手のグループ会社の機密保持の制度として、従業員から預かっているものを複写して渡すことが禁止されている場合には本人の合意があっても複写はいただけないことはあるでしょう。


> グループ会社のアルバイトの方にヘルプで来てもらうことになったのですが

これは貴社が雇用するということですか。
それともグループ会社に在籍したまま出向いてくるのでしょうか。
給与はどちらの会社が支払うのでしょうか。

極端な例ですが、労働契約において書面がなくても締結は可能です。
貴社が書面での契約書があることが望ましいとするのであれば、貴社の書式契約書を作成、貴社で労務するにあたって必要な書類の提出を受けることでよいでしょう。
状況によっては履歴書は必要ないとする会社もありますし。
賃金については貴社が労働賃金を支払い、かつ給与振込にするということであれば、それに必要な書類は新たに現時点のものをいただくことがよさそうには思います。

> また、一筆が必要な場合は、どのような書面を作成すればいいのでしょうか。

情報は個人情報に該当するでしょうから、貴社で労務するにあたり必要な書類が何であるのか、グループ会社に提出した書類を必要とすること、提出した書類を複写して利用することとその目的を記載して、合意されることがよいでしょうね。



> グループ会社のアルバイトの方にヘルプで来てもらうことになったのですが、書類の取り扱いについて教えてください。
> ヘルプに来てもらう頻度などはまだ決まっていない状態です。
>
> あくまで別会社のため、入社書類一式を記入してもらった方がいいと思うのですが、
> 一部(履歴書、振込口座情報)は書類の流用をしても問題ないのでしょうか。
> もし、問題ない場合、本人に一筆もしくは口頭での確認で問題ないのでしょうか。
> また、一筆が必要な場合は、どのような書面を作成すればいいのでしょうか。
> ご教示いただけますよう宜しくお願いします。します。

Re: 入社書類について

こんにちは。

アルバイトといえども、本人の確認、給与の支払い、社会保険関係が絡む場合があります。
概ね、正社員と同等に考えて作業が必要でしょう・


一般的に提出することが多い書類
1>雇用契約書雇用条件通知書
御社独自の契約書でも構いませんが、現状は、雇用条件通知書で管理する方が多いです。
2>誓約書
業務の内容によっては守秘義務を課せるっ倍もあります。
3>給与振替口座の登録申請書
現金私も可能ですが、支払い証明も兼ねます。
4>免許・資格を証明する書類
外部行動はないと思いますが、時として金融機関回り、郵送物のお願いなどで社有車の使用もありますから。
5>身元保証書
不適切な行動行為はないと思いますが、本にとの不測の行動の時の保証。
6>交通費通勤経路などの申請書
交通費使用金額か月売価になります。
7>住民票記載事項証書
居住地確認と本人の証明とを兼ねてます。

≪アルバイト採用時に必ず準備しなければならない書類とは≫
アルバイトを採用した際に必ず手続きする書類があります。法的に提出が必要な書類ですので必ず提出してもらいましょう。

1>マイナンバー
全員提出必要(平成28年1月1日からマイナンバー制度が導入されたため全員要提出)
2>年金手帳
社会保険加入者(年金事務所で「基礎年金番号」が必要になるため)
3>雇用保険被保険者証
社会保険加入者(雇用保険加入の手続きの際に必要のため)
4>源泉徴収票
同じ年に他の勤務先から給与をもらっている対象者(年末調整手続きで必要のため)
5>扶養控除等申告書
年末調整対象者年末調整手続きで必要のため)
6>健康保険被扶養者異動届
社員に被扶養者がいる対象者(健康保険加入手続きで必要のため)
書類が多く大変ですが、入社時に記入や提出をしてもらい漏れがないよう確認しましょう。
労働基準法で義務付けられている、労働条件通知書についても作成が必要です。正社員採用のものをベースに、アルバイト採用の内容に変更したもので大丈夫です。

Re: 入社書類について

著者you03さん

2022年06月21日 20:20

せっかく回答をいただいのにご返信が大変遅くなってしまい申し訳ございません。
ありがとうございます。

> 本人の承諾があればおこなうことはできますが、了承なしに行うことはできません。
> ただ相手のグループ会社の機密保持の制度として、従業員から預かっているものを複写して渡すことが禁止されている場合には本人の合意があっても複写はいただけないことはあるでしょう。
→グループといっても規模は小さいので、本人の承諾を得て複写することは可能です。

> これは貴社が雇用するということですか。
> それともグループ会社に在籍したまま出向いてくるのでしょうか。
> 給与はどちらの会社が支払うのでしょうか。
> 極端な例ですが、労働契約において書面がなくても締結は可能です。
> 貴社が書面での契約書があることが望ましいとするのであれば、貴社の書式契約書を作成、貴社で労務するにあたって必要な書類の提出を受けることでよいでしょう。
> 状況によっては履歴書は必要ないとする会社もありますし。
> 賃金については貴社が労働賃金を支払い、かつ給与振込にするということであれば、それに必要な書類は新たに現時点のものをいただくことがよさそうには思います。
→あくまでグループ所属で人が居ない時だけヘルプで来てもらい、給与は弊社で支払います。

> 情報は個人情報に該当するでしょうから、貴社で労務するにあたり必要な書類が何であるのか、グループ会社に提出した書類を必要とすること、提出した書類を複写して利用することとその目的を記載して、合意されることがよいでしょうね。
→今までグループ間でもきちんと整理できていなかったようで、今回を機に書類を作成したいと思います。

ありがとうございました。

Re: 入社書類について

著者you03さん

2022年06月21日 20:28

せっかく回答をいただいのにご返信が大変遅くなってしまい申し訳ございません。

詳しくご説明いただきありがとうございました。
初心者のため、勉強になりました。
今まで社内での決まりもなく、書類が足りないものもあると感じましたので、整理して必要な書類は補完していきたいと思います。
ありがとうございました。

Re: 入社書類について

少々追記します。

アルバイトと正社員の違いは、雇用形態や給料、生活の保障などにありますが、大きな違いは会社に雇われる期間を示す雇用期間でしょう。 正社員は雇用期間の定めがない無期雇用で、基本的には自ら退職を願い出ない限りは雇用され続けます。 いっぽうアルバイトは雇用期間が定められている有期雇用の場合が多いと思います。
ただし、昨今上場企業内でもアルバイトの方が、その仕事の体制、お店などの改善方法、販売方法などでの実績を問われて、社員、いえいえ、役員、トップになる人もいます。
改めて、社員アルバイトの人材管理は十分に行ってください。




> せっかく回答をいただいのにご返信が大変遅くなってしまい申し訳ございません。
>
> 詳しくご説明いただきありがとうございました。
> 初心者のため、勉強になりました。
> 今まで社内での決まりもなく、書類が足りないものもあると感じましたので、整理して必要な書類は補完していきたいと思います。
> ありがとうございました。
>

Re: 入社書類について

著者you03さん

2022年06月27日 20:08

ありがとうございます。
前任者が一人でやっていたためか、書類不足や不明瞭なことも多いため、今後はきちんと人材管理を行っていきたいと思います。
本当にありがとうございました。

> 少々追記します。
>
> アルバイトと正社員の違いは、雇用形態や給料、生活の保障などにありますが、大きな違いは会社に雇われる期間を示す雇用期間でしょう。 正社員は雇用期間の定めがない無期雇用で、基本的には自ら退職を願い出ない限りは雇用され続けます。 いっぽうアルバイトは雇用期間が定められている有期雇用の場合が多いと思います。
> ただし、昨今上場企業内でもアルバイトの方が、その仕事の体制、お店などの改善方法、販売方法などでの実績を問われて、社員、いえいえ、役員、トップになる人もいます。
> 改めて、社員アルバイトの人材管理は十分に行ってください。
>
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> > せっかく回答をいただいのにご返信が大変遅くなってしまい申し訳ございません。
> >
> > 詳しくご説明いただきありがとうございました。
> > 初心者のため、勉強になりました。
> > 今まで社内での決まりもなく、書類が足りないものもあると感じましたので、整理して必要な書類は補完していきたいと思います。
> > ありがとうございました。
> >

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