各種帳票類の保存期間及び退職後の在籍確認について

きーやんさん、こんにちは。
帳票類ですが、うちでは結構昔のやつまで保存してます。整理下手なので。
退職者への問い合わせには当たり障りのないことだけ回答します。解雇等については回答いたしません。
過去に、素行不良の従業員に関して、”前職場を刑事事件を引き起こし実刑を受けたため懲戒解雇された”という情報を得たため弊社側から当該従業員の前職場であった他社(東証一部上場大手)へ照会したところ、回答できない旨の返事がきました。この照会は、弊社の顧問弁護士が職名で、所属弁護士会を通じて正式に照会したもので、こういう照会の場合にさえ個人のプライバシーに配慮して沈黙を守るとは、と用心深さに感心した覚えがあります。あまり参考にならない回答かもしれませんが、私の経験でした。

> 大変初歩的な内容ですが、私が認識している保存期間は
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> 労基法関連（労働者名簿・出勤簿・三六協定）３年
> 雇保法関連（離職票等）　　　　　　　　　　最長７年
> 社会保険関連（すべて）　　　　　　　　　　２年
> 税法関連（年末調整・源泉徴収票）　　　　　７年
>
> と思っていますが、実際皆様方はどれぐらいの保存をされているのでしょうか？
>
> また、関連した内容で、過去に退職した者について問い合わせがあった場合（再就職先の人事部門等）どのように対処されていますか？

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内部監査上、税務署、労働基準監督署による、監査実施が認められます。法令上の保管帳票類の確認もしております。
法令上の保管年限については下記事項です。

財産形成非課税貯蓄申込書・移動申請書 ＜五年　所得税法＞
雇用保険被保険者に関する書類 ＜四年　雇用保険法＞
労働者名簿、雇入、解雇、退職に関する書類 ＜三年　労働基準法＞
健康保険の被保険者資格取得確認通知書 ＜二年　健康保険法＞
このほか医療関係では、診療録（カルテやレントゲンフィルム）などは<医師法、歯科医師法などで5年間の保存>が義務付けられています。

法律で規定されていないその他の書類は、自主的に保存期間を定めれば良いわけですが、基本的には業務に差し障りのないようにするのが最低限必要な期間と考えます。また、職務権限規程により、部門ごとに決める方法もありますが、やはり、全社一元保管体制が適すると思います。
社内Net保管システムなどの体制を考えても良いでしょう。
顧客との取引などはＰＬ法を念頭におくほか、信頼関係を維持するために、ある程度の期間は保存が必要でしょう。基準を決めないでいると、いつまでも廃棄できないなどに陥ります。

再就職先からの問診は、如何様なケースであれ問いかけに応じることは適しません。

本人からの要請があることについては可能といえる場合もありますが、その際にも本人との確認を充分に求めることが必要です

> 再就職先からの問診は、如何様なケースであれ問いかけに応じることは適しません。

久保FP事務所様。
例えば退職予定者が退職日前に再就職活動をして、履歴書に１０月２０日退職予定と書いていた場合等に労働契約が問題なく終了するのかどうかとの問い合わせがある場合があります。こういう場合弊社では、終了の有無を回答いたしておりますがこれも問題ありなのでしょうか。もし労働契約が残ったままで二重契約がなされようとした場合従業員以外の相手方に告知して二重契約を防止する方法はとれないのでしょうか？

> > 再就職先からの問診は、如何様なケースであれ問いかけに応じることは適しません。
>
> 久保FP事務所様。
> 例えば退職予定者が退職日前に再就職活動をして、履歴書に１０月２０日退職予定と書いていた場合等に労働契約が問題なく終了するのかどうかとの問い合わせがある場合があります。こういう場合弊社では、終了の有無を回答いたしておりますがこれも問題ありなのでしょうか。もし労働契約が残ったままで二重契約がなされようとした場合従業員以外の相手方に告知して二重契約を防止する方法はとれないのでしょうか？

雇用契約に関しては、やはり」本人からの回答を得させることが必要と考えます。

差しさわりの無い範囲内で答えるべきだと思います。

答えないという事は、その者に対して再就職先は悪い方に考えると思います。就職の妨害になります。
労基法では、退職時に労働者から請求があれば、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由を証明する文書を交付する義務があります。
電話であっても答えるべきです。


例えば、退職の理由を聞かれれば、
当社にとっても重要な存在で、引き止めもしましたが、本人の意思が強く仕方なく退職を承諾しました。

程度の回答で良いです。

退職の日の照会は、社会保険の手続にも必要ですし答えるべきでしょう。

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城之内さん、こんにちは。
私も本人に不利でなく、差しさわりがないことであれば答えていいのではと思うのですが。

きーやんです。みなさんいろいろなご意見ありがとうございます。

ポイントがずれるかも知れませんがもう少し、込み入った質問をさせてください。

弊社では、過去に期間社員をかなり採用していました。
先日電話があり、１３年前ほどに退職している期間社員から「弊社で勤務していた間の年金の記録が漏れている」という内容でした。
書類の保存期間だけの話でいけば、「もう資料が残っていない」という冷たい話ですが、過去キチンと保険料を納めていました（私が処理しました）ので私自身も納得がいきませんし何よりも本人さんが気の毒でしょうがありません。
社会保険事務所側は、当時のデータ等があればその期間を繋ぐような回答だったと思います。

そこで例えば、当時の社会保険事務所へ提出した「資格取得届」「資格喪失届」の各書類を、本来の保存期間を超えている書類として知っていて残していて、その書類を提示したことによって、「個人情報の漏洩」とか「何でそんな書類をいつまでも持っているんだ」ということで罰せられるようなことはないのでしょうか？