雇用契約書の写しを作る。

雇用契約書の写しを作る。

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2016-03-08

2010年7月29日号 (no. 663) バックナンバーはこちら （http://www.soumunomori.com/profile/uid-20903/） ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ ---３分労働ぷちコラム--- □■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 本日のテーマ【雇用契約書の写しを作る】 ┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓ ■契約書を作ったら、今度は写しを渡す。 人を採用するときには、何らかの条件を設定しますよね。賃金、勤務時間、休日、仕事の場所や内容、休憩時間など。採用者と応募者で条件をすり合わせます。すり合わせた条件でお互いに納得すれば採用が決まり、実際に仕事を始めることができる。 これが一般的な採用の作業かと思います。 おそらく、採用段階で決めた条件は何らかの形で残すはずです。中には、何も形には残さずに雇用契約を成立させてしまう事業所もあるかもしれませんが、キチンとしている事業所の場合は何らかの手段でもって契約内容を形にしているはず。雇入れ通知書、雇用契約書、採用条件を書いた用紙のようなものなど。 雇用条件を形にするかどうかという点で、企業の対応は3つに分かれる。 １，何も形には残していない。 ２，形には残しているけど、その写しは本人に渡していない。 ３，契約書を作って、その写しも渡している。 ３の対応が最も良いのは確かなのですが、企業によっては１や２のタイプで対応しているところもあるのではないでしょうか。 履歴書を書いて、それを持って行って、面接を受けて、「じゃあ、いつから来れる？」と聞かれる。最も簡易な採用作業はこのパターンです。書面といえば履歴書だけ。採用条件は募集広告や求人情報で見た内容だけで、契約書を作るという作業もない。こんなお店や事業所は今もありますよね。 事務作業を減らして、サッと採用を終えて、早く仕事を始められるという利点がありますので、書面を介さない採用を決して悪い手段だとは思わないのですが、働く側としてはモヤっとした感覚が残りやすい。 上記の段階からちょっと進歩して、雇用契約書や雇入れ通知書を作るようになった事業所もあるでしょう。以前は契約書等は作らずに人を採用していたけど、キチンと手順を整えて採用していこうと考え、書面を作って採用するようになった。中には、パートタイムでの採用だと契約書を作らず、フルタイムの採用は契約書を作るというように分けているところもあるかもしれませんね。パートタイムは人の出入りが多いので、あえて契約書を作る作業を省略しているのかなと想像しますが、どういう動機があるのかは定かではない。 契約書を作るのは良いとしても、作った書面を事業所のみで保管して、その写しを相手に渡していない事業所があるのではないでしょうか。契約の書面を１枚作って、それをそのまま会社に保管する。そのため、採用された本人は契約書の写しをもらえないので、雇入れの条件を後から知ることが難しくなる。 「契約内容を知りたいならば、事業主や事務担当者に聞けばいいじゃないか」と思う方もいらっしゃるかもしれない。けど、考えてください。雇用された条件を気軽に事業主に聞けますか。事務担当者に採用されたときの条件をホイっと聞けますか。結構気まずいのではないかと思います。契約の条件を聞くと、相手から不審がられるのではないか。特に他意はないけれども、ヘンなことをするのではないかと思われてしまうのではないか。こんな感覚を抱くはず。 「何でそんなことを聞くの？」と言われたら、何か嫌な感じでしょう？ それゆえ、契約書や通知書の写しを作っておく必要があるわけです。 契約書の写しがあれば、契約条件を聞きに行く気まずさを感じることはないでしょうし、聞かれる方も書類を引き出してくる必要がない。さらに、採用する側と採用される側で採用条件のズレも起こりにくい。「契約時に決めた、いや決めていない」とお互いの情報が異なることも減るのではないでしょうか。 ただ、写しを作るといっても、どんな方法で作ったらいいのか。 大した問題ではないのでしょうが、自分では大したことはないと思っても、他人には大したことだと思われているかもしれない。 ■方法は1つではない。 写しを作るとなれば、すぐに「コピー」を思いつくのではないでしょうか。 雇用契約書を作って、事業所のコピー機で複写して、複写したものを本人に渡して、原本は事業所で保管する。コピー機がなければ、近所のコンビニでコピーして渡すこともできる。 最も簡単に契約書の写しを渡すにはコピーが良いですね。 蛇足ですが、署名と押印の部分は空欄にしておき、コピーが終わってから２通の書面に、事業主と採用される人の署名をして、さらに押印をするというのもアリです。もちろん、署名と押印の部分も含めてコピーしてしまう方法でも契約書は有効ですので、あえてこのような作り方をしなくていいかもしれない。 コピー以外の方法を考えると、カーボン紙を使って複写する方法もあります。２枚の契約書をホッチキスやクリップで固定し、その間にカーボン紙を挟んで記入する方法です。今どきカーボン紙を用意している事業所がどれほどあるのか分かりませんが、こんな方法でも契約書の控えを作ることは可能です。 なお、全く同じ内容の契約書を２通手書きで作るのも良いのですが、おそらく面倒に感じるはず。単調に同じ書類を２通作るのですから、嫌になって写しを作るのをやめてしまいかねない。それゆえ、手書きで同じ契約書を２通作るのはオススメしません。 規模の大きい企業では、その企業専用に作られた契約書の複写式フォーマット（どこかの会社に発注して作ってもらっているのかもしれない）を用意していて、記入すると自動的に控えが出来上がるようになっていることがある。もちろん、規模が大きいからといってフォーマットを用意しているとは限りませんが、社員数が多いと入退社も多いでしょうから、採用作業を簡単にするために専用の複写式フォーマットを用意しているのかもしれない。 コピー、カーボン紙、複写書式など契約書の写しを作る方法は１つではありませんので、どれか都合のよい方法でもって契約書の写しを作り、本人に渡すようにすると、より良い労務管理に近づくのではないかと思います。 ┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛ ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ メールマガジン【本では読めない労務管理の"ミソ"】のご紹介 内容の一例・・・ 『定額残業代で残業代は減らせるのか』 『１５分未満の勤務時間は切り捨て？』 『４週４日以外の変形休日制度もある』 『長時間残業を減らす方法は２つある』 『管理職は週休３日が理想』 『日曜日＝法定休日と思い込んではいけない』 『半日有給休暇と半日欠勤の組み合わせはダメ？』 『寸志は賃金or贈り物？』 『ケータイは仕事道具か遊び道具か』 など、その他盛りだくさんのテーマでお送りしています。 本に書いていそうなんだけど、書いていない。 そんな内容が満載。 【本では読めない労務管理の"ミソ"】 ▽　　　　▽　　　＜登録はこちら＞　　　　▽　　　　▽ http://www.growthwk.com/entry/2008/05/26/125405?utm_source=soumu&utm_medium=cm&utm_campaign=soumu_cm20160308HT ※配信サンプルもあります。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ カードを使わないタイムカード Clockperiod のご紹介です。 タイムカードを使うときに負担なのは、専用の打刻機を用意しなければいけないし、 新しい紙のカードを毎月作らないといけない。さらに、カードを見ながら、電卓や 表計算ソフトで勤務時間を集計しないといけない。 しかも、給与の締め日から支給日までの短期間で集計作業をしないといけないので、 作業する人にとっては勤務時間の集計は悩みのタネですよね。 そんな悩みをどうやって解決するか。 そこで、電子タイムカードの Clockperiod が登場です。 Clockperiod は、紙のカードと打刻機を使わない電子タイムカードですから、 打刻機を用意しなくても勤務時間を記録できますし、給与計算のためにカードを 集める必要はありません。さらに、毎月、新しい紙のカードに社員全員の名前を 書いてカードストッカーに入れることもなくなります。 始業や終業、時間外勤務や休日勤務の出勤時間を自動的に集計できれば勤怠集計 の作業は随分とラクになるはず。 Clockperiodは、出退勤の時刻をタイムカード無しで記録できます。タイムカード や出勤簿で勤務時間を管理している企業にオススメです。 さらに、タイムカードのコピーをメールで送信して社員ごとに保存することができ ますので、個人別に毎月の勤務記録を取り置くことができます。 また、勤務記録の改ざんや不正な打刻を把握できるログ機能もあります。 ▽　　　　▽　　　＜ Clockperiodの利用はこちら ＞　　　　▽　　　　▽ https://www.clockperiod.com/Features?utm_source=soumu&utm_medium=cm&utm_campaign=soumu_cm_clockperiod20160308HT ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 残業で悩んでいませんか？ 「長時間の残業が続いている」 「残業代の支払いが多い」 「残業が減らない」 こういう悩み、よくありますよね。 ニュースでも未払い残業代の話題がチラホラと出てくるぐらい、残業に対する関心は高くなっています。 法律では、１日に８時間まで、１週間では40時間までしか仕事ができません。その水準を超えてしまうと、残業となり、割増賃金が必要になります。 とはいえ、１日で８時間と固定されていると不便だと感じませんか？ １週間で40時間と固定されていると不便だと感じませんか？ 毎日８時間の時間制限があると、柔軟に勤務時間を配分できませんよね。 例えば、月曜日は６時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務というわけにはいかない。 仕事に合わせて、ある日は勤務時間を短く、ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。 でも、実は、「月曜日は６時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務なので、残業は無し」こんなことができる仕組みがあるんです。 「えっ!? そんな仕組みがあるの？」と思った方は、ぜひ『残業管理のアメと罠』を読んでみてください。 『残業管理のアメと罠』 http://www.growthwk.com/entry/2012/05/22/162343?utm_source=soumu&utm_medium=cm&utm_campaign=soumu_cm20160308HT ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ ┣━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃Copyright(c) 社会保険労務士　山口正博事務所 All rights reserved ┃ ┣━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ┃ ┃■山口社会保険労務士事務所　 ┃http://www.growthwk.com?utm_source=soumu&utm_medium=cm&utm_campaign=soumu_cm20160308HT ┃ ┃■ブログ ┃http://blog.ymsro.com/?utm_source=soumu&utm_medium=cm&utm_campaign=soumu_cm20160308HT ┃ ┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━