労務管理

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弊社関連会社出向社員に対する懲戒処分

先日、関連会社へ出向中の弊社社員の一人が、関連会社内での就業環境を乱しました。内容は、文書内およびメールにおける不適切な言動使用です。弊社としても当該出向社員に対して、毅然とした対応を取るため、懲戒処分を下す予定です。弊社での懲戒処分は、就業規則上、譴責、減給、降格・降グレード、出勤停止、諭旨解雇、懲戒解雇の6段階設定しており、今回の懲戒処分としては、軽微なものである譴責と減給を併科する予定でいます。関連会社においても懲戒処分が規定されているようですが、今回は弊社にて行います。また弊社では慣例として、懲戒処分を下した社員に対し、さらに賞与の減額と年度末に人事考課の最低評価を併せて実施します。人事考課が最低となりますと、翌年度の給与の定期昇給は一切おこなわず、また基本給を現状より1,800円減少させることが可能となり、降格も含め当該出向社員に対し猛省を促す効果が最大化できると考えております。そのため、現在当該出向社員の上長に対しても、人事考課の凍結（実績等記入できないよう）を要請しております。まあ懲戒処分を下されるような社員に品格を求めること自体おかしなことであり、人権や社員としての権利を主張することはもってのほかと考えます。また弊社からの命令に従わない場合には強制的に制裁解雇をすることも検討しております。今回のご相談事項は、以下です。 ①懲戒処分の実施にあたり、当該出向社員に対し、「弁明通知書」の発行は必要でしょうか？弊社社内規程（就業規則および懲罰委員会規程）においても、「弁明通知書」発行については記載されておりませんし、また当該出向社員が言い訳を考えてくる暇を与えないために、従来からの慣例により抽象的な表現のメール送付（例として「ご連絡」等のタイトルでのメール）に留めます。弁明の機会についても同様に、日時、場所を記したメールを送付します。十分な情報提供をしていると考えますが何か問題がありますでしょうか？ ②弊社では出向する社員に対し、社内規程として出向規程というものがあります。その中で懲戒処分については、懲戒解雇を除き関連会社にて処分を下すという規定としています。ただし、諭旨解雇、懲戒解雇は当該出向社員の本籍である弊社でしかできない処分であることから、就業規則同様に本規定は無効ではないかと弊社内で判断しております。この出向規程の内容と相違が生じますが、法的にも問題がないと考えております。問題がありますでしょうか？ ③今回の懲戒処分にあたり、当該問題行為について調査（証拠収集）を実施致しました。関連会社内での問題ということで、弊社内で通常実施している調査は一切行えないため、関連会社へ出向している社員（懲戒処分対象とは異なる別の社員）の一人が関連会社内で探索し、提供された文書等の情報（一応弊社コンプライアンス窓口担当弁護士経由としていますので、秘密保持契約不要、そして関連会社内での秘密保持の規定等には抵触していないと考えています）のみが全てで、それらを客観的事実として、その内容を基に懲戒処分を下します。弁護士以外の第三者は存在しません。弊社の慣例に基づく調査となりますが、何かしら問題はありますでしょうか？ ④弊社での懲戒処分にあたり、関連会社の人事部門に当該事案の当該出向社員に対し対する注意、指導を実施した旨の通知書、報告書の作成を依頼しております。弊社で確認したところ関連会社内で当該問題行為に対する注意、指導の一切を実施されていないため、今回の処分に併せて準備します。日付はバックデートOKとし、注意、指導をした証拠としてこの文書を活用し、今回の懲戒処分の正当性を担保したいと考えております。もちろん公開すべき文書、内容でもありませんので、法的にも問題ないと考えております。 ⑤当該出向社員に対する弁明の機会の付与について、時間を10分与えることとしました。十分な時間を与えたと考えられるため、時間内に弁明できないような事象が一つでもある場合などには、弁明のための時間をさらに延長しなければならないのでしょうか？弊社就業規則および懲罰委員会規程において、弁明の機会の付与、時間等に関する明確な記述は一切なく、また法的な義務でもなく、正直時間の無駄であると考えております。問題がありますでしょうか？ ⑥懲戒処分について、弊社では懲罰委員会にて審議をすることになっております。懲罰委員会に際しては、社内規程上、委員会は取締役社長の意思決定のための諮問機関とし、審議結果は、稟議により取締役社長決裁を得るものとすると定義しておりますが、社長決裁までの仰々しい手続き自体面倒といいますか、ある種の温情といいますか、そこまでの必要性を感じていないことも正直あります。問題ありますでしょうか？ ⑦弊社の懲罰委員会の構成員は、懲戒処分により異なりますが、今回は人事管掌執行役員、人事部門の本部長、人事部門長、法務部門長、そしてコンプライアンス窓口担当、すべて社員で構成しております。懲戒処分を下す際に提示する通知書を、委員会内で最も責任のある構成員である人事管掌執行役員名にて発行しますが、懲戒権者として問題はありますでしょうか？ ⑧弊社懲罰委員会規程においては、委員会の許諾を得た場合にのみ、本人もしくは本人が依頼した従業員によって弁明、弁護可能としておりますが、当該出向社員に対し、この内容を伝える気もありません。関係会社の社員などの参画を阻止するためです。問題がありますでしょうか？ ⑨今回の懲戒処分にあたり、過去の（他者の）懲戒処分通知書を確認しております。譴責処分に関して、始末書の提出が必要である旨の記述をしない（当たり前すぎるので）方向としております。一般的には、始末書の提出と提出期限などを記載するようですが、記載しないことに何か問題はありますでしょうか？ ⑩譴責処分の場合、一般的に始末書の提出が必要と考えております。懲戒処分の一環であることから、当該出向社員に対し、始末書の提出を強制することにしております。始末書の提出を強制することに何か問題がありますでしょうか？ ⑪弊社就業規則において、譴責処分の場合、社長宛に「反省書」を提出と規定されておりますが、この「反省書」と「始末書」が異なると言い訳してくることを想定し、言い訳がましい弁解、指摘などをしてきた場合、今回の処分とは別に懲戒処分を考えております。弊社就業規則では、「職制に対し、中傷、ひぼう等を行ったとき。」と明記しているため、露骨をいわれようと弊社人事部門に認められた正当な裁量、専権事項であり、処分は可能と考えております。これは二重懲戒に当たりますでしょうか？ ⑫その他、弊社の対応で問題になる行動はありますでしょうか？単なる社内での事項であるため、威力業務妨害罪等に法令に反することは一切ないと考えます。私どもの対応に一切の間違いはないものと確信、自負しておりますが、この点につきましてもご教示いただけますと幸いです。よろしくお願いします。